De eerste declaratieronde in VIPLive Declareren verloopt het soepelst als u een paar dingen vooraf nakijkt. Dit artikel loopt de volledige ronde met u door, van de controle vooraf tot de betaling en uw boekhouding. Per stap staat waar u verder leest.
Vooraf: vier controles
1. Staan uw toestemmingen goed?
Zonder de juiste toestemmingsverklaringen in VECOZO kunnen geen declaraties worden verstuurd en kunnen COV- en WLZ-controles niet worden uitgevoerd. Dit is de meest voorkomende reden dat een eerste aanlevering blijft hangen.
Controleer dat uw toestemmingsverklaring voor Topicus Healthcare is ingesteld als tussenpartij software is ingesteld, en niet als tussenpartij administratief. Uw toestemmingen stonden tot nu toe op Topicus Administratief en gaan over naar Topicus Software. Zie het artikel Toestemmingsverklaringen VECOZO systeemcertificaat.
2. Kloppen uw tarieven en contracten?
Ga naar Tarieven › Contractafspraken. Per contract ziet u de naam, de looptijd, de debiteuren en de tariefafspraken. Controleer of de prestaties en modules die u wilt declareren erbij staan, en tegen welk tarief.
- Basisdeclaratie: u beheert uw tarieven en debiteuren zelf.
- Declaratieservice: u kunt het zelf doen, of het aan ons vragen. Voor het opvoeren van een module hebben wij uw contract met de zorgverzekeraar nodig.
Zie het artikel Contracten en tarieven controleren.
3. Kloppen uw organisatiegegevens?
Controleer de AGB-code van uw organisatie en uw IBAN. Een verkeerde of ontbrekende AGB-code of IBAN is een veelvoorkomende reden dat een declaratie wel wordt goedgekeurd maar niet wordt uitbetaald. Zie de artikelen Organisatiegegevens, AGB-codes, aanvragers en onderaannemers en IBAN en betaalgegevens.
4. Is uw boekhoudkoppeling geautoriseerd?
Voordat u kunt declareren, moet de koppeling met uw boekhoudpakket eenmalig worden geautoriseerd, op 12 oktober. Zie het artikel Uw boekhoudpakket koppelen.
Stap 1 - Aanleveren
Levert u aan via DFT, dan gaan uw declaraties via de gebruikelijke route en hoeft u niets te doen.
Leverde u tot nu toe bestanden aan via een ticket of bestandsoverdracht? Dan uploadt u ze voortaan zelf. Ga naar Uploads (Declaratie-uploads), kies de onderaannemer namens wie u het bestand uploadt (of 'Niet van toepassing') en sleep het bestand in het venster of klik op 'Selecteer een bestand'.
Controleer of de download van uw bestand voltooid is. Een bestandsnaam die eindigt op .crdownload of .part is een half gedownload bestand en kan niet worden verwerkt.
Zie het artikel Declaratiebestand aanleveren.
Stap 2 - Controleren of uw aanlevering is aangekomen
Op de pagina Uploads staat elke aanlevering op een regel, met de nieuwste bovenaan. Kijk naar de kolommen Status.
Elke aanlevering krijgt een aanlevernummer in de vorm ANL-20260824-001. Met dat nummer kunt u op de pagina Openstaand filteren op precies deze aanlevering.
Belangrijk: lever hetzelfde bestand niet opnieuw aan zonder eerst te kijken of het er al in staat. Als u dezelfde declaratie twee keer instuurt, krijgt u afwijzingen wegens dubbele factuurnummers. Dat rechtzetten, kost meer tijd dan vooraf controleren. Zie het artikel Dezelfde declaratie twee keer verstuurd: wat nu.
Stap 3 - Openstaand doorwerken
Ga naar Openstaand. De vijf tegels bovenaan laten zien waar werk ligt. Werk eerst de validatiemeldingen en retourmeldingen af, dan wat klaarstaat om te versturen en tot slot de factureertegels. De meldingen worden door onze declaratieservice eerst beoordeeld. U ziet alleen wat aan u wordt voorgelegd.
Zie het artikel Openstaand: uw werkvoorraad in vijf tegels.
Stap 4 - Validatiemeldingen oplossen
Een validatiemelding betekent dat VIPLive een regel heeft tegengehouden vóórdat die naar de zorgverzekeraar ging. Dat is gunstig: u lost het op zonder dat er een afwijzing volgt.
Los eerst de meldingen op die op veel regels tegelijk voorkomen. Die hebben meestal één gezamenlijke oorzaak, zoals een ontbrekend tarief. Zie het artikel Validatiemeldingen verwerken.
Stap 5 - Versturen
Als de regels zijn gecontroleerd, verstuurt u de declaratie. Alleen de rol declareerder kan dit. Heeft u de rol financieel medewerker, dan vraagt u een collega met de rol declareerder de verzending te doen.
Stap 6 - Retourmeldingen verwerken
Na verzending komt er een terugkoppeling van de zorgverzekeraar. Regels die zijn afgewezen, verschijnen in de tegel Retourmeldingen. Per regel staat de afwijsreden.
Loop ze na, want een afgewezen regel is niet uitbetaald. Zie de artikelen Retourmeldingen verwerken en De afwijsredenen op een rij.
Stap 7 - Facturen aan patiënten
Regels voor patiënten staan klaar onder tegel Te factureren aan patiënten. U voegt ze samen tot één factuur (of houdt ze los), downloadt de PDF en verstuurt deze zelf. Zie het artikel Te factureren aan patiënten.
Stap 8 - Facturen aan instellingen
Regels voor instellingen worden voor u klaargezet in de tegel Te factureren aan instellingen. U voegt ze samen tot één factuur (of houdt ze los), downloadt de PDF en verstuurt deze zelf. Zie het artikel Te factureren aan instellingen.
Stap 9 - Facturen en betalingen
Onder Facturen ziet u wat er is verstuurd en wat de status is. Is een factuur betaald, dan zet u op de factuur de status op Betaald met de knop Status naar Betaald.
Zie de artikelen Facturen en Het bankbestand uploaden
Stap 10 - Boekhouding
Onder Configuratie › Boekhouding staat de koppeling met uw boekhoudpakket en de instellingen voor uw journaalposten. Controleer bij de eerste ronde of de journaalposten op de grootboekrekeningen terechtkomen die u gewend bent.
Zie de artikelen in de sectie Boekhouding en omzetinzicht.
Checklist
- VECOZO-toestemming staat op tussenpartij software (Topicus Healthcare)
- Boekhoudkoppeling is opnieuw geautoriseerd
- Contracten en tarieven zijn gecontroleerd
- AGB-codes en IBAN kloppen
- Aanlevering is binnengekomen en heeft een aanlevernummer
- Alle tegels op Openstaand zijn doorgewerkt
- Declaratie is verstuurd
- Retourmeldingen zijn nagelopen
- Patiëntfacturen zijn gedownload en verstuurd
- Instellingsfacturen zijn gedownload en verstuurd
- Betaalde facturen staan op Betaald
- Journaalposten staan op de juiste grootboekrekeningen
Komt u er niet uit?
Neem contact met ons op. Vermeld daarbij uw AGB-code en, als het om een specifieke aanlevering gaat, het aanlevernummer (ANL-…). Daarmee kunnen wij direct meekijken. Zie voor contactmogelijkheden het artikel Welkom bij VIPLive Declareren voor laboratoria.