Geldt voor: Basis declaratie en Declaratieservice

De eerste declaratieronde in VIPLive Declareren verloopt het soepelst als u een paar dingen vooraf nakijkt. Dit artikel loopt de volledige ronde met u door, van de controle vooraf tot het afletteren van de betaling. Per stap staat waar u verder leest.

Vooraf: drie controles

1. Staan uw toestemmingen goed?

Zonder de juiste toestemmingsverklaringen in VECOZO kunnen declaraties niet worden verstuurd en kunnen COV-, ION- en WLZ-controles niet worden uitgevoerd. Dit is de meest voorkomende reden dat een eerste aanlevering blijft hangen.

Controleer dat uw toestemmingsverklaring voor VIPLive als tussenpartij software is ingesteld, en niet alleen als tussenpartij administratief. Zie het artikel VECOZO-toestemming instellen: software of administratief.

2. Kloppen uw tarieven en contracten?

Ga naar Tarieven › Contractafspraken. Per contract ziet u de naam, de looptijd, de debiteuren en de tariefafspraken. Controleer of de prestaties en modules die u wilt declareren erbij staan, en tegen welk tarief.

• Basis declaratie: u beheert uw tarieven en debiteuren zelf.
• Declaratieservice: u kunt het zelf doen, of het aan ons vragen. Voor het opvoeren van een module hebben wij uw contract met de zorgverzekeraar nodig.

Zie het artikel Contracten en tarieven controleren.

3. Kloppen uw praktijkgegevens?

Controleer de AGB-code van de praktijk en van de behandelaren, en uw IBAN. Een verkeerde of ontbrekende AGB-code of IBAN is een veelvoorkomende reden dat een declaratie wel wordt goedgekeurd maar niet wordt uitbetaald. Zie de artikelen Praktijkgegevens, AGB-codes en behandelaren en IBAN en betaalgegevens.

Stap 1 — Aanleveren

Heeft uw HIS een koppeling met VIPLive, dan worden uw declaraties automatisch aangeleverd en hoeft u niets te doen.

Levert u handmatig aan, ga dan naar Uploads, kies via het pijltje naast de knop het soort bestand (Declaraties HA304, Patiëntenlijst, ION of ION Afmelden) en selecteer het bestand op uw computer.

Controleer of de download van uw HIS-bestand voltooid is. Een bestandsnaam die eindigt op .crdownload of .part is een half gedownload bestand en kan niet worden verwerkt.

Op Uploads kiest u via het pijltje naast de knop welk soort bestand u aanlevert.

Zie het artikel Declaratiebestand aanleveren vanuit uw HIS.

Stap 2 — Controleren of uw aanlevering is aangekomen

Op de pagina Uploads staat elke aanlevering op een regel, met de nieuwste bovenaan. Kijk naar de kolommen Status en Terugkoppeling.

Elke aanlevering krijgt een aanlevernummer in de vorm ANL-20260824-001. Met dat nummer kunt u op de pagina Openstaand filteren op precies deze aanlevering.

Belangrijk: lever hetzelfde bestand niet opnieuw aan zonder eerst te kijken of het er al in staat. Dezelfde declaratie twee keer insturen levert afwijzingen op wegens dubbele factuurnummers, en dat kost meer tijd om recht te zetten dan de controle vooraf. Zie het artikel Dezelfde declaratie twee keer verstuurd: wat nu.

Stap 3 — Openstaand doorwerken

Ga naar Openstaand. De vijf tegels bovenaan laten zien waar werk ligt. Werk ze van links naar rechts af: eerst de regels die gecontroleerd moeten worden, dan de validatiemeldingen, dan wat klaarstaat om te versturen.

De vijf tegels op Openstaand. Werk ze af van links naar rechts.

Zie het artikel Openstaand: uw werkvoorraad in vijf tegels.

Stap 4 — Validatiemeldingen oplossen

Een validatiemelding betekent dat VIPLive een regel heeft tegengehouden vóórdat die naar de zorgverzekeraar ging. Dat is gunstig: u lost het op zonder dat er een afwijzing volgt.

Los eerst de meldingen op die op veel regels tegelijk voorkomen — die hebben meestal één gezamenlijke oorzaak, zoals een ontbrekend tarief of een behandelaar die nog niet aan de praktijk is gekoppeld. Zie het artikel Validatiemeldingen oplossen.

Stap 5 — Versturen

Als de regels zijn gecontroleerd, verstuurt u de declaratie. Alleen de rol declareerder kan dit. Heeft u de rol financieel medewerker, dan vraagt u een collega de verzending te doen.

Stap 6 — Retourmeldingen verwerken

Na verzending komt er een terugkoppeling van de zorgverzekeraar. Regels die zijn afgewezen, verschijnen in de tegel met retourmeldingen. Per regel staat de afwijsreden.

Loop ze na, want een afgewezen regel is niet uitbetaald. Zie de artikelen Werken met retourmeldingen en De afwijsredenen op een rij.

Stap 7 — Facturen en betalingen

Onder Facturen ziet u wat er is verstuurd en wat de status is. Als de betaling binnen is, verwerkt u die onder Afletteren met een CAMT.053-bestand uit uw internetbankieren.

Zie de artikelen Facturen inzien en Het bankbestand uploaden en afletteren.

Stap 8 — Boekhouding

Onder Configuratie › Boekhouding staat de koppeling met uw boekhoudpakket en de instellingen voor uw journaalposten. Controleer bij de eerste ronde of de journaalposten op de grootboekrekeningen terechtkomen die u gewend bent.

Zie de artikelen in de sectie Boekhouding en omzetinzicht.

Checklist

• VECOZO-toestemming staat op tussenpartij software
• Contracten en tarieven zijn gecontroleerd
• AGB-codes en IBAN kloppen
• Aanlevering is binnengekomen en heeft een aanlevernummer
• Alle vijf tegels op Openstaand zijn doorgewerkt
• Declaratie is verstuurd
• Retourmeldingen zijn nagelopen
• Betaling is afgeletterd
• Journaalposten staan op de juiste grootboekrekeningen

Komt u er niet uit?

Neem contact met ons op. Vermeld daarbij uw AGB-code en, als het om een specifieke aanlevering gaat, het aanlevernummer (ANL-…). Daarmee kunnen wij direct meekijken.