Wat zijn retourmeldingen?

Retourmeldingen zijn reacties van de zorgverzekeraar op ingediende declaratieregels. Wanneer de declaraties ingediend zijn bij de zorgverzekeraars, via Te declareren aan zorgverzekeraars, ontvangt u via VECOZO per declaratieregel retourinformatie vanuit de zorgverzekeraar.

Een declaratieregel kan goedgekeurd zijn, maar kan ook (deels) goedgekeurd of zelfs afgekeurd worden. Voor declaratieregels die volledig goedgekeurd zijn, ontvangt u geen retourmelding, omdat deze zonder opmerkingen zijn verwerkt door de zorgverzekeraar. Volledig goedgekeurde declaratieregels zijn altijd terug te vinden in het Factuuroverzicht.

Is een declaratieregel deels goedgekeurd of zelfs geheel afgekeurd door de zorgverzekeraar, wordt u hiervan op de hoogte gesteld via een retourmelding. Dit geeft u de mogelijkheid te bepalen wat vervolgens met de betreffende declaratieregel moet gebeuren, zoals het corrigeren van fouten, het accepteren van de afkeur, het opnieuw indienen van declaratieregels, of het doorsturen van de regel naar een instelling of patiënt.

Waar vind ik de retourmeldingen?

Op de hoofdpagina vindt u de tegel Retourmeldingen.

Klik op de knop Details om allereerst inzicht te krijgen in de aantallen van de retourmeldingen.

Overzicht van retourmeldingen

Bij elke declaratieregel die deels goedgekeurd is of afgekeurd is, hoort een door de zorgverzekeraar bepaalde retourmelding. Op dit scherm wordt inzicht gegeven in welk type retourmeldingen uw organisatie heeft ontvangen. De declaratieregels worden op dit scherm gegroepeerd per type retourmelding.

Retourmeldingen worden per regel getoond en niet per activiteit. Hierdoor is het mogelijk de regels per retourcode te sorteren en hierop acties uit te voeren. Ook is het hierdoor mogelijk om meerdere regels onder één activiteit apart af te handelen.

Totaal aantal regels

Boven in beeld, in de grijze balk, ziet u het totaal van de retourmeldingen:

• Het “Aantal retourmeldingen” geeft aan hoeveel types retourmeldingen er zijn.

• Het “Verschil tussen gedeclareerd en toegekend” geeft aan wat het verschil tussen voor welk bedrag de declaratieregels bij elkaar gedeclareerd zijn en hoeveel daadwerkelijk toegekend is door de zorgverzekeraar.

• Het “Aantal regels” laat zien hoeveel declaratieregels met een retourmelding open staan.

Door te klikken op het pijltje geheel rechts, verschijnt het scherm met het totaaloverzicht van alle declaratieregels met retourmeldingen.

Aantal regels per retourmelding

Onder de grijze balk is per type retourmelding het aantal declaratieregels zichtbaar:

• De Retourmelding met hieronder de bijbehorende retourcode geven weer wat de bevinding van de zorgverzekeraar was m.b.t. de declaratieregel.

• Het Verschil tussen gedeclareerd en toegekend geeft aan wat het verschil tussen voor welk bedrag de declaratieregels met de betreffende retourcode bij elkaar gedeclareerd zijn en hoeveel daadwerkelijk toegekend is door de zorgverzekeraar.

• Het Aantal regels laat zien hoeveel declaratieregels met de betreffende retourmelding open staan.

Door te klikken op het blauwe pijltje achter een regel, verschijnt het scherm met het overzicht van declaratieregels met de betreffende retourmelding.

Overzicht van de declaratieregels met retourmeldingen

Na klikken op het pijltje op het voorgaande scherm (zie hierboven) wordt het scherm met het overzicht van alle regels behorende bij een gekozen retourmelding getoond.

• Is gekozen voor het totaaloverzicht van alle regels, dan worden alle regels van alle retourmeldingen getoond.

• Is gekozen voor het overzicht van een specifieke retourmelding, dan worden alle regels met die betreffende retourmelding getoond. Boven aan het scherm is zichtbaar welke retourcode en retourmelding het betreft.

Om nog meer informatie te kunnen inzien over de betreffende declaratieregel en prestatie, klikt u op het knopje geheel rechts op de regel. Zie iets verderop onder Details van een regel voor meer uitleg hierover.

Op het scherm bestaat de mogelijkheid het overzicht te filteren en sorteren om de gewenste selectie te krijgen waarmee de te volgen actie uitgevoerd kan worden.

Filter

Met het filter kunt u specifieke retourmeldingen zoeken. U kunt hierbij filteren op:

• Patiënt (op naam, BNS of patiëntnummer)
• Prestatie Prestatiedatum (van - t/m), Prestatiecode, zorgverzekeraar
• Status en factuurnummer
• Opmerkingen
• Retourregels: Openstaand, afgerond en voorgelegd.

Details van een regel

Wanneer u op het knopje aan het eind van een regel klikt, schuift een blok met detailinformatie open. Deze bestaat uit twee tabbladen: Details en Opmerkingen.  Onder Details wordt meer informatie getoond van de patiënt, retourgegevens, prestatiegegevens en factuurgegevens. Onder Opmerkingen kunt u eventuele opmerkingen en/of tips over de retourmelding terugvinden.

Via de linkjes onder Details navigeert u snel naar andere schermen:

• Door te klikken op de link Inzicht in patiënt, opent direct het scherm ‘Inzicht in patiënt’ waar u nog meer details van de patiënt kunt opzoeken.

• Door te klikken op de link Contractafspraken wordt het scherm met de contractafspraken geopend.

• Door te klikken op de link Factuur opent direct het scherm met de betreffende factuurgegevens.

Wat kan ik met de retourmeldingen?

Als een declaratie is afgekeurd, of maar deels is goedgekeurd, kunt u er iets mee doen. Correcties worden niet uitgevoerd in VIPLive, maar in het bronsysteem.Als de wijziging het probleem oplost, dan wordt dit herkend en wordt de declaratie automatisch aangepast en klaargezet om opnieuw te versturen. De aangepaste declaratieregel verplaatst dan van de tegel Retourmeldingen terug naar Te declareren aan zorgverzekeraars.

Tip: Begin bij het type retourmelding met het hoogste aantal. Omdat de afkeurredenen op bedrag te vergelijken zijn, kunt u met één reden vaak het grootste deel van het openstaande bedrag afhandelen. Werk daarom van boven naar beneden op bedrag, niet chronologisch door de regels.

Wat als een correctie in het bronsysteem niet helpt of niet kan?

In de meeste gevallen is een aanpassing in het bronsysteem de beste manier om een retourmelding op te lossen. Maar soms werkt dat niet, of is geen passende correctie mogelijk in het bronsysteem. Voor deze situaties kennen we nog meer mogelijkheden.

Voor iedere regel staat een selectieknopje. Met het bovenste selectieknopje kunnen alle onderliggende selectieknopjes in één keer geselecteerd of gedeselecteerd worden. Op deze manier kan gekozen worden om een actie voor slechts één regel uit te voeren of voor meerdere regels tegelijk.

Na selecteren van ten minste één regel, kan een actie gekozen worden. Deze zijn onder het knopje met de drie puntjes te vinden.

De volgende acties zijn mogelijk:

• Herdeclareren

• Ongewijzigd herdeclareren

• Factureren aan patiënt

• Handmatig goedkeuren

• Afkeur accepteren

Herdeclareren

Als de declaratie nog eens ingediend moet worden waarbij de nodige controles worden uitgevoerd, zoals het bepalen van de debiteur, het tarief, de COV, dan klikt u op de blauwe knop Herdeclareren. 

VIPLive voert de controles opnieuw uit, bepaalt opnieuw de debiteur en het tarief, en verstuurt de regel daarna nogmaals.De retourmelding verdwijnt uit het retouroverzicht en is terug te vinden in Te declareren aan zorgverzekeraars.

Ongewijzigd herdeclareren

Als de zorgverzekeraar aangeeft dat u de declaratie nog eens mag indienen, klikt u op deze optie. Soms is er in de tussentijd iets aangepast bij de zorgverzekeraar en lukt het declareren een tweede keer wel. De declaratie wordt zonder wijzigingen opnieuw aangeboden met dezelfde debiteur en hetzelfde tarief..

De retourmelding verdwijnt uit het retouroverzicht en is terug te vinden onder Te declareren aan zorgverzekeraars.

Factureren aan patiënt

Wanneer de zorgverzekeraar de declaratie niet gaat vergoeden, kunt u de factuur naar de patiënt sturen. Na klikken op deze optie verdwijnt de retourmelding uit het retourmeldingenoverzicht en kunt u de regel terugvinden onder Te factureren aan patiënten.

Handmatig goedkeuren

Heeft u contact gehad met de zorgverzekeraar en geeft deze aan de declaratie wel te vergoeden, maar buiten het VECOZO-berichtenverkeer om, klikt u op deze actie om de declaratie toch als goedgekeurd te verwerken.

De retourmelding verdwijnt uit het retourmeldingenoverzicht, het toegekende bedrag wordt gelijk gezet aan het gedeclareerde bedrag en de factuurregel krijgt de status Goedgekeurd. Eventuele journaal-/ en correctieregels worden aangemaakt (afhankelijk van het zorgsoort).

Afkeur accepteren

Met deze optie accepteert u dat de declaratie is afgewezen. U neemt geen verdere actie en legt u neer bij het besluit van de zorgverzekeraar.

De retourmelding verdwijnt uit het retourmeldingenoverzicht, het toegekende bedrag wordt €0,00 en de factuurregel krijgt de status Afgekeurd.