Onder Tarieven ligt vast tegen welk bedrag elke prestatie wordt gedeclareerd. Klopt daar iets niet, dan wordt er te weinig gedeclareerd of wordt een prestatie niet goed gedeclareerd. Daarom loont het om dit vóór uw declaratieronde na te lopen.

Overzicht van uw contracten

Ga naar Tarieven en kies Contractafspraken. 

U ziet een overzicht met per contract:

• Contractnaam: bijvoorbeeld de naam van de verzekeraar.
• Startdatum en Einddatum: de looptijd. Staat er geen einddatum, dan loopt het contract door.
• Debiteuren: het aantal partijen waarvoor dit contract geldt.
• Tariefafspraken: het aantal prestaties met een tarief in dit contract.

Klik op een contractnaam of op de pijl rechts om de details te openen: daar staan de debiteuren en de tariefafspraken die erbij horen.

Links staan filters waarmee u het overzicht kunt bepalen. Hierbij kunt u filteren op contractnaam, periode, debiteuren en prestaties.

Details van de contractafspraken

Na aanklikken van een regel op het overzichtsscherm met contracten, ziet u de contractafspraken met de volgende gegevens:

• Contractgegevens: contractnaam, financieringsstroom, startdatum en einddatum.
• Debiteuren: de zorgverzekeraars, patiënten of instellingen waarvoor dit contract geldt.
• Tariefregels: per prestatie de prestatiecode, de omschrijving, het soort tarief, de afspraak (het bedrag) en de start- en einddatum.

Rechtsboven staan de knoppen Bewerken, Importeren en Exporteren. Met Exporteren downloadt u de tariefregels, bijvoorbeeld om ze te vergelijken met uw contract. U klikt op Bewerken om de contractafspraken te bewerken.

Wat u controleert

1. Staat elke prestatie die u declareert erbij? Een prestatie zonder tariefafspraak geeft een validatiemelding 'Tarief niet gevonden'.
2. Klopt het tarief? Vergelijk met uw contract met de zorgverzekeraar.
3. Loopt de periode door? Een contract met een einddatum in het verleden telt niet meer mee.
4. Staan de juiste debiteuren eraan gekoppeld? Een tarief dat aan de verkeerde verzekeraar hangt, wordt niet toegepast.

Wie past dit aan?

Heeft u vragen over uw tarieven of wilt u iets laten aanpassen? Neem contact op met LabOnline.

Let op bij wijzigingen met terugwerkende kracht

Wijzigt u een tarief of een contract met terugwerkende kracht? Dan zijn de declaraties over die periode al met het oude tarief verstuurd. Het nieuwe tarief geldt niet vanzelf met terugwerkende kracht. Die declaraties moeten eerst worden gecrediteerd en daarna opnieuw worden ingediend. Neem hiervoor contact met ons op. Doe dit niet door het bestand opnieuw aan te leveren, want dan komen de regels als duplicaat terug.

Bij de jaarwisseling

Nieuwe contractjaren en tariefwijzigingen gaan meestal per 1 januari in. Loop uw contractafspraken in december na, zodat de eerste declaratieronde van het komende jaar meteen tegen de juiste tarieven gaat. Een correctie achteraf betekent crediteren en herdeclareren.

De overige instellingen

Onder Configuratie staan vier onderdelen die met uw facturatie en boekhouding te maken hebben:

• Boekhouding: de koppeling met uw boekhoudpakket en de instellingen voor uw journaalposten.
• Debiteurnummers: de nummers waaronder zorgverzekeraars en instellingen in uw boekhouding staan.
• Debiteuren: de partijen naar wie een factuur kan gaan: zorgverzekeraars, instellingen en patiënten. Met de tabbladen Verzekeraars en Instellingen. Per instelling ziet u de naam, het debiteurnummer, de AGB-code, het adres en de start- en einddatum. Met het plusteken voegt u een instelling toe, met het potlood past u er een aan.
• Factuurbeheer: de instellingen voor uw facturen, zoals logo, adresgegevens en de factuurnummerreeks.

Voor uw eerste gebruik van VIPLive Declareren is deze configuratie al voor u ingesteld. Controleer wel of alles klopt. Bij vragen kunt u terecht bij LabOnline. De boekhoudkoppeling wordt verder uitgelegd in sectie Facturen en betalingen.

Checklist

• Elke prestatie die u declareert, heeft een tariefafspraak
• De tarieven komen overeen met uw contract met de zorgverzekeraar
• Geen enkel lopend contract heeft een einddatum in het verleden
• De juiste debiteuren hangen aan het contract
• De adresgegevens van uw instellingen kloppen (nodig voor de instellingsfacturen)
• Bij een nieuw jaar zijn de tarieven bijgewerkt vóór de eerste declaratie