Een factuur doorloopt deze stappen:

• Aangemaakt - de factuur is opgebouwd maar nog niet verstuurd.
• Aangeleverd - de factuur is via VECOZO naar de zorgverzekeraar gestuurd.
• Retourinformatie ontvangen - de zorgverzekeraar heeft gereageerd.
• Goedgekeurd, Deels goedgekeurd of Afgekeurd - de uitkomst van die reactie. Bij een een deels goedkeuring en een afkeuring komen de regels op Openstaand onder Retourmeldingen.
• Betaald - wat er is ontvangen.
• Afgerond - er staat niets meer open.

Facturatieoverzicht

Na klikken op het pictogram Facturen in de menubalk opent het Facturatieoverzicht. Hierin staan alle facturen die voor uw organisatie zijn aangemaakt. U ziet hier welke facturen zijn verstuurd, wat is goedgekeurd en wat is betaald.

Bij initieel openen staat de nieuwste factuur bovenaan. U kunt dit overzicht naar wens filteren en sorteren om gericht naar facturen te zoeken. Facturen van vóór 2023 worden niet getoond.

In het facturatieoverzicht ziet u per factuur onder andere het factuurnummer, het type debiteur (zorgverzekeraar, patiënt of instelling), de financiële gegevens (bedrag, toegekend bedrag en het verschil) en de status. 

Export maken van facturen

U kunt van de facturen een export maken. Er zijn drie mogelijkheden die bereikbaar zijn via het pijltje in de blauwe knop rechts boven de tabel:

1. Exportoverzicht in Excel: er wordt een Excel gedownload met hierin álle facturen. De gegevens die in de Excel komen te staan, zijn dezelfde als op het scherm Facturatieoverzicht te zien zijn.
2. Exportoverzicht in CSV: er wordt een CSV-bestand gedownload met hierin álle facturen. De gegevens die in de Excel komen te staan, zijn dezelfde als op het scherm Facturatieoverzicht te zien zijn. De gegevens zijn dus gelijk aan die in de Excel, maar het formaat van het bestand is anders.
3. Download facturen als PDF: hiervoor moet u eerst één of meerdere factuurregels geselecteerd hebben.
   Let op: alleen cliëntfacturen zijn als pdf beschikbaar. Facturen voor zorgverzekeraars en servicebureaus worden als EI-bestand aangeleverd en kunnen niet als pdf gedownload worden.

Klik op een regel van een factuur of op het blauwe pijltje aan het einde van de regel om de factuur te openen en de details van de factuur en de onderliggende declaratieregels te kunnen bekijken.

Details facturen

Details van de factuur

Geheel boven aan zie je het factuurnummer en de huidige status van de factuur. Hieronder, in de grijze balk, zie je de verdere details van de factuur:

• Onder Declaratieregels staat het aantal declaratieregels in de factuur.
• De vier bedragen vertellen de huidige situatie:
  • Totaal gedeclareerd: het bedrag dat je hebt gedeclareerd.
  • Totaal toegekend: het bedrag dat de zorgverzekeraar goedgekeurd heeft.
  • Verschil gedeclareerd en toegekend: het bedrag dat je niet zal ontvangen. De bijbehorende regels zijn te vinden onder "Retourmeldingen". Zie hiervoor het artikel Retourmeldingen verwerken.
  • Betaald: het bedrag dat daadwerkelijk ontvangen is. Staat er wel een bedrag bij "Totaal toegekend", maar nog niets bij "Betaald", dan is de declaratie al wel goedgekeurd, maar nog niet uitbetaald.
• Datum aangeleverd is de datum waarop de factuur is aangemaakt en is verzonden naar de zorgverzekeraar.
• Datum retour is de datum waarop de retourinformatie ontvangen is.
• Debiteurgegevens: de naam van de debiteur, de UZOVI-code en het debiteurennummer.

Details van de declaratieregels

In de tabel staan de details van de declaratieregels die op de betreffende factuur staan. Per regel is onder andere zichtbaar wat het ordernummer, patiëntnummer, de onderaannemer, het bedrag van de prestatie, het bedrag dat toegekend is en het verschil hiertussen. Achteraan is te zien wat de status is van de declaratieregel. Is deze 'Afgekeurd' of 'Deels goedgekeurd', dan is hiervoor een retourmelding beschikbaar. Deze is te vinden onder Retourmeldingen, zie hiervoor het artikel Retourmeldingen verwerken.

Bij een creditnota en/of een creditregel zie je een negatief bedrag staan. Dit kan onder andere het geval zijn wanneer een wijziging bij de registratie in het bronsysteem heeft plaatsgevonden.

Factuur voor de patiënt

Voor de patiënt moet de factuur gedownload worden. Hiervoor volg je deze stappen:

1. Ga naar de patiëntfactuur die je wilt downloaden. 
   1. In de tabel onder Facturen kun je een patiëntfactuur herkennen aan het type Patiënt.
2. Open het detailscherm van de betreffende factuur door op de regel of op het blauwe pijltje te klikken.
3. Klik op de blauwe knop Downloaden.
   1. De betreffende patiëntfactuur wordt gedownload en opgeslagen op je apparaat.
   2. Je kunt nu de patiëntfactuur aan de patiënt sturen / meegeven.

Je kunt ook vanuit het facturatieoverzicht de patiëntfactuur afdrukken. Selecteer hiervoor de gewenste factuur en klik op de knop Download facturen als PDF, zie hiervoor punt 3 onder Export maken van facturen.

Controleer de adresgegevens

Een factuur aan een instelling gaat niet via VECOZO, maar wordt door u zelf verstuurd. De adresgegevens moeten dus kloppen. Het logo, de adresgegevens en de slotzin op de factuur stelt u in onder Configuratie > Factuurbeheer.

Factuur voor de instelling

Voor de instelling moet de factuur gedownload worden. Hiervoor volg je deze stappen:

1. Ga naar de instellingsfactuur die je wilt downloaden. 
   1. In de tabel onder Facturen kun je een instellingsfactuur herkennen aan het type Instelling.
2. Open het detailscherm van de betreffende factuur door op de regel of op het blauwe pijltje te klikken.
3. Klik op de blauwe knop Downloaden.
   1. De betreffende instellingsfactuur wordt gedownload en opgeslagen op je apparaat.
   2. Je kunt nu de instellingsfactuur aan de instelling sturen.

Rechtsboven ziet u nog een aantal knoppen:

• Downloaden journaalposten
• Status naar betaald
• Intern crediteren

U kunt ook vanuit het facturatieoverzicht de instellingsfactuur afdrukken. Selecteer hiervoor de gewenste factuur en klik op de knop Download facturen als PDF, zie hiervoor punt 3 onder Export maken van facturen.

Controleer de adresgegevens

Een factuur aan een instelling gaat niet via VECOZO, maar wordt door u zelf verstuurd. De adresgegevens moeten dus kloppen. De gegevens van instellingen beheert u onder Configuratie > Debiteuren, tabblad Instellingen. Het logo, de adresgegevens en de slotzin op de factuur stelt u in onder Configuratie > Factuurbeheer.