Soms klopt een declaratie niet meer nadat hij is verstuurd: een verkeerde prestatiecode, een tarief dat met terugwerkende kracht is gewijzigd, of zorg die achteraf niet gedeclareerd had mogen worden. Dit artikel legt uit wat u wanneer doet.
Eerst: is de declaratie al verstuurd?
- Nog niet verstuurd: de regel staat nog op Openstaand. U past hem daar aan of haalt hem eruit. Geen creditnota nodig.
- Wel verstuurd: de regel ligt bij de zorgverzekeraar. Corrigeren betekent dan crediteren en opnieuw indienen.
Nog niet verstuurd
Staat de regel nog bij Validatiemeldingen, gebruik dan het potlood achter de regel om een gegeven aan te passen. Daarvoor hoeft u niets aan te vinken. Zie artikel Validatiemeldingen verwerken.
Moet de regel helemaal niet gedeclareerd worden, vink hem dan aan en kies Activiteit negeren. De regel verdwijnt uit uw werkvoorraad. Let op: u ziet hem daarna niet meer terug in dit overzicht.
Moet de regel naar een andere partij, kies dan Factureren aan patiënt of Factureren aan instelling. Zie de artikelen Te factureren aan patiënten en Te factureren aan instellingen.
Al verstuurd: crediteren en opnieuw indienen
Een verstuurde declaratie corrigeert u niet door hem aan te passen. De volgorde is:
- De oorspronkelijke declaratie wordt gecrediteerd: er gaat een creditnota naar de zorgverzekeraar die de eerdere declaratie terugdraait.
- De oorzaak wordt hersteld, bijvoorbeeld door het juiste tarief op te voeren of de juiste prestatiecode te zetten.
- De regels worden opnieuw ingediend.
Lever hiervoor niet zelf hetzelfde bestand opnieuw aan. Zonder creditnota ziet de verzekeraar een tweede declaratie met hetzelfde factuurnummer en wijst die af als duplicaat.
Instellingsfacturen crediteert u zelf vanuit de factuur met de knop Intern crediteren.
Wanneer u contact met ons opneemt
Neem contact op voor:
- een tariefwijziging met terugwerkende kracht over een al gedeclareerde periode;
- een module die met de verkeerde prestatiecode is gedeclareerd;
- een correctie die meer dan een handvol regels raakt;
- zorg die ten onrechte is gedeclareerd en teruggedraaid moet worden.
Vermeld daarbij uw AGB-code, het factuurnummer of aanlevernummer en eventueel het ordernummer, en om welke periode en prestatie het gaat. Hoe preciezer dat is, hoe sneller de correctie kan worden doorgevoerd.
Voorkomen scheelt het meest
Crediteren en opnieuw indienen kost altijd meer tijd dan vooraf controleren, en de betaling schuift een cyclus op.
- Loop bij een nieuw contractjaar uw tarieven na vóór de eerste declaratie. Zie het artikel Contracten en tarieven controleren.
- Kijk in het detailoverzicht naar het totaalbedrag voordat u verstuurt.
Wat u in het overzicht terugziet
Creditnota’s staan onder Facturen, herkenbaar aan een negatief bedrag. Een betaling van dezorg verzekeraar kan verrekend zijn met een creditnota: er komt dan minder binnen dan op de oorspronkelijke factuur stond.