Geldt voor: Basis declaratie en Declaratieservice

Onder Tarieven staat vast tegen welk bedrag elke prestatie en module wordt gedeclareerd. Klopt daar iets niet, dan wordt er te weinig gedeclareerd of wordt een module helemaal niet meegestuurd — zonder dat u daar een foutmelding van krijgt. Daarom loont het om dit vóór uw declaratieronde na te lopen.

Uw contracten bekijken

Ga naar Tarieven en kies Contractafspraken. U ziet een overzicht met per contract:

• Contractnaam — bijvoorbeeld het jaartal of de naam van de verzekeraar.
• Startdatum en Einddatum — de looptijd. Staat er geen einddatum, dan loopt het contract door.
• Debiteuren — het aantal partijen waarvoor dit contract geldt.
• Tariefafspraken — het aantal prestaties en modules met een tarief in dit contract.

Klik op een contractnaam of op de pijl rechts om de details te openen: daar staan de debiteuren en de tariefafspraken die erbij horen.

Wat u controleert

1. Staat elke prestatie en module die u declareert erbij? Een module zonder tariefafspraak wordt niet gedeclareerd. Dat is het lastigste geval, want er verschijnt geen afwijzing: de regel gaat gewoon niet mee.
2. Klopt het tarief? Vergelijk met uw contract met de zorgverzekeraar.
3. Loopt de periode door? Een contract met een einddatum in het verleden telt niet meer mee.
4. Staan de juiste debiteuren eraan gekoppeld? Een tarief dat aan de verkeerde verzekeraar hangt, wordt niet toegepast.

Wie past dit aan

• Basis declaratie: u beheert uw tarieven en debiteuren zelf. Aan het begin van een nieuw jaar of bij een nieuw contract is dat nodig, anders wordt er tegen een verouderd tarief gedeclareerd.
• Declaratieservice: u kunt het zelf doen, of het aan ons vragen. Voor het opvoeren van een module hebben wij uw contract met de zorgverzekeraar nodig — stuur dat mee bij uw verzoek, dan kunnen wij het in één keer verwerken.

Let op bij terugwerkende kracht

Wijzigt u een tarief of een contract met terugwerkende kracht, dan zijn de declaraties over die periode al met het oude tarief verstuurd. Het nieuwe tarief geldt niet vanzelf met terugwerkende kracht.

Die declaraties moeten eerst worden gecrediteerd en daarna opnieuw worden ingediend. Neem hiervoor contact met ons op; doe dit niet door het bestand opnieuw aan te leveren, want dan komen de regels als duplicaat terug.

Bij de jaarwisseling

Nieuwe contractjaren en tariefwijzigingen gaan meestal per 1 januari in. Loop uw contractafspraken in december na, zodat de eerste declaratieronde van het jaar meteen tegen de juiste tarieven gaat. Een correctie achteraf betekent crediteren en herdeclareren.

De overige instellingen

Onder Configuratie staan vier onderdelen die met uw facturatie en boekhouding te maken hebben:

• Boekhouding — de koppeling met uw boekhoudpakket en de instellingen voor uw journaalposten.
• Debiteurnummers — de nummers waaronder zorgverzekeraars en instellingen in uw boekhouding staan.
• Debiteuren — de partijen naar wie een factuur kan gaan: zorgverzekeraars, instellingen en patiënten.
• Factuurbeheer — de instellingen voor uw facturen, waaronder de factuurnummerreeks.

Voor uw eerste gebruik van VIPLive Declareren is deze configuratie al voor u ingesteld. De boekhoudkoppeling wordt verder uitgelegd in de sectie Boekhouding en omzetinzicht.

Checklist

• Elke prestatie en module die u declareert heeft een tariefafspraak
• De tarieven komen overeen met uw contract met de zorgverzekeraar
• Geen enkel lopend contract heeft een einddatum in het verleden
• De juiste debiteuren hangen aan het contract
• Bij een nieuw jaar zijn de tarieven bijgewerkt vóór de eerste declaratie