Handmatige facturen
In het menu handmatige facturen staan alle facturen die niet door de zorgverzekeraar zijn uitbetaald. De facturen die gemaakt zijn in Aandacht Nodig, kunt u hier ook terugvinden.
Filteren
U kunt op allerlei criteria zoeken. U kunt ervoor kiezen om bijvoorbeeld alleen de patiëntfacturen te tonen onder Soort.
U kunt zoeken op factuurnummer, naam van de patiënt of bedrijf, datum, BSN, geboortedatum, debiteurnummer of callnummer.
‘Toon verborgen facturen’
U kunt in het overzicht een factuur verbergen (via het Acties-menu) en niet meer in het overzicht tonen. Zo weet u dat een factuur is afgehandeld bijvoorbeeld. U kunt deze verborgen facturen terugvinden door Ja te selecteren bij het ‘Toon verborgen facturen’ filter.
Factuur wizard (alleen voor huisartspraktijken)
+ Nieuwe factuur
Als u een nieuwe factuur (passant, patiënt, contant, derden) wilt maken, dan klikt u rechtsboven op + nieuwe factuur. Er opent een scherm met verschillende te doorlopen stappen. Het resultaat is een door u gewenste factuur met daarop de juiste gegevens.
Soort factuur
Kies bovenaan eerst de soort factuur die u wilt maken. U kunt kiezen uit de soorten: passant, patiënt, contant nota en derden.
Zoek patiëntgegevens
Bij een patient- of passantenfactuur is het mogelijk om eerst een COV controle te doen aan de hand van het BSN en de geboortedatum van de patiënt. Is de patiënt verzekerd (COV geslaagd), dan kan de factuur in de laatste stap digitaal worden doorgestuurd naar VECOZO. Let op! Dit kan alleen bij een passantenfactuur. Wilt u geen COV controle doen, klik dan links op ‘Voer handmatig in’. Na het invullen van de gegevens van de patiënt of van derden, klikt u op ‘Doorgaan’. Het invullen van een BSN is verplicht, gebruik een fictief BSN als het BSN onbekend is (bijvoorbeeld 999999999).
Gegevens aan derden invullen
U kunt bij een factuur aan derden gebruik maken van de gegevens bij een ‘eerder geselecteerd bedrijf’. De gegevens worden dan automatisch ingevuld. De gegevens die u hier wijzigt, worden ook voor de volgende keer onthouden, als u weer hetzelfde bedrijf selecteert. De ter attentie van, referentie en kostenplaats zijn optionele velden die ook worden onthouden.
Verrichtingen toevoegen – patiënt, passant of contant nota
In stap 2 kunt u verrichtingen toevoegen. De behandeldatum, prestatiecode, tarief en AGB-code behandelaar (max. 8 tekens) zijn hier verplicht. Klik op Voeg toe, om een verrichting toe te voegen aan de factuur. U kunt hier meerdere verrichtingen toevoegen voor 1 patient. Klik op doorgaan als de verrichtingen juist zijn toegevoegd.
Verrichtingen toevoegen – derden
In stap 2 kunt u verrichtingen toevoegen. De datum is verplicht. U kunt een prestatiecode kiezen uit de lijst en een omschrijving toevoegen. Dit is een vrij veld, maar wordt aangeraden om aan te vullen met patiëntinformatie, zodat de ontvanger de factuur kan verwerken. Het tarief is inclusief BTW, ook kunt u het BTW-percentage kiezen. Klik op Voeg toe, om een verrichting toe te voegen aan de factuur. U kunt hier meerdere verrichtingen toevoegen voor 1 patiënt. Klik op Doorgaan als de verrichtingen juist zijn toegevoegd.
Samenvatting
De samenvatting laat zien welke gegevens er zijn ingevuld. Via het potloodje in de rechterbovenhoek kunnen er nog gegevens worden aangepast. Klik op Afronden om de factuur aan te maken. Bij een passantenfactuur met een geslaagde COV-check zijn er twee keuzes: Opslaan in overzicht en afsluiten of Stuur digitaal naar Vecozo. Opslaan in overzicht en afsluiten maakt een factuur die terecht komt in het handmatige facturen overzicht. Stuur digitaal naar Vecozo zorgt voor een elektronische factuur die direct naar Vecozo wordt verstuurd en is terug te vinden via het Bundeloverzicht onder Praktijkdeclaraties.
Template beheer
Het uiterlijk van de verschillende soorten facturen wordt bepaald in het Factuurbeheer onder Praktijkinstellingen.
Acties
Via de knop ‘Acties’ kunt u verschillende acties uitvoeren voor de factuur.
Download factuur
De originele factuur wordt gedownload als PDF.
Maak herinnering
Er wordt een betalingsherinnering gemaakt, volgens het sjabloon onder Praktijkinstellingen à Factuurbeheer. Zodra de herinnering is gemaakt, verschijnt er een H (van herinnering) in de kolom H/A. Als de cursor over de H wordt bewogen, geeft deze aan op welke datum er een herinnering is aangemaakt
Download herinnering
De betalingsherinnering wordt gedownload als PDF. Hierna kan de herinnering worden verstuurd per mail of post.
Nieuwe factuur maken en huidige factuur afboeken
Via deze actie wordt er een nieuwe factuur gemaakt en de huidige/originele factuur wordt afgeboekt. U kunt tijdens deze actie nog prestaties en patiëntgegevens aanpassen. Ook kunt u nog een COV check doen en deze gegevens overnemen. De nieuwe factuur wordt dan met deze aangepaste gegevens aangemaakt. De factuur is terug te vinden in het huidige handmatige facturen overzicht.
Factuurregels (volledig) afwijzen
Factuurregels afwijzen zorgt ervoor dat alle factuurregels uit de huidige factuur worden afgeboekt en terug komen in Aandacht nodig. Dit kan handig zijn als de declaratie in een andere soort factuur gedeclareerd moet worden. De volgende stappen moeten doorlopen worden:
- Klik op de actie-knop en kies Factuurregels afwijzen;
- Stap 1 toont de factuurregels die worden afgewezen, klik op doorgaan;
- In stap 2 wordt gevraagd om een reden van afwijzen. Selecteer een reden (en vul een toelichting in als de reden ‘Anders, nl’ is).
- Klik op Afwijzen
- De factuur is terug te vinden onder de verborgen facturen (filter ‘Toon verborgen facturen’ op Ja). Let op: een afgewezen factuur houdt de originele factuurdatum. Een afgewezen factuur met een oudere factuurdatum wordt daarom niet bovenaan de lijst met verborgen facturen getoond, als er andere facturen verborgen zijn met een recentere factuurdatum. Er wordt automatisch een notitie aangemaakt. De notitie geeft weer wanneer de factuurregels zijn afgewezen. Als er al een notitie is gemaakt, wordt deze aangevuld met de datum van afwijzen.
- De afgewezen factuurregels zijn terug te vinden in Aandacht nodig. Afhankelijk van de afwijsreden onder de volgende foutcodes:
Reden van afwijzen |
Foutcode in Aandacht nodig |
Dubbel gedeclareerd |
352 |
Reeds gedeclareerd bij verzekeraar |
352 |
Reeds gedeclareerd bij WLZ-instelling |
352 |
Reeds gedeclareerd in andere factuur |
352 |
Wordt gedeclareerd bij verzekeraar |
997 |
Wordt gedeclareerd bij WLZ-instelling |
997 |
Wordt gedeclareerd in andere factuur |
997 |
Anders, nl |
997 |
Creditfactuur downloaden
Na het afwijzen van een factuur, kan er een creditfactuur gedownload worden. Deze heeft de datum van het moment van downloaden.
Indienen zorgverzekeraar en huidige factuur afboeken
De huidige factuur wordt afgeboekt en er wordt een nieuwe elektronische factuur naar VECOZO gestuurd. Tijdens deze actie kunt u de prestaties en patiëntgegevens nog aanpassen. Ook kunt u nog een COV check doen en deze gegevens overnemen. De elektronische factuur wordt met deze aangepaste gegevens verstuurd en is terug te vinden in het bundeloverzicht.
NAW-gegevens wijzigen in huidige factuur
Via deze actie kunt u NAW-gegevens wijzigen in de huidige factuur. Nadat u dit hebt gedaan, kunt u de factuur downloaden met de aangepaste NAW-gegevens. U kunt in dit scherm ook nog een COV ophalen en deze gegevens overnemen. Bij een factuur aan derden kunnen enkel de NAW-gegevens van de debiteur op de factuur worden aangepast.
Voeg notitie toe/Pas notitie aan
U kunt via deze actie een notitie toevoegen. Als u een notitie heeft toegevoegd verschijnt er een symbool onder kolomtitel N (notitie). Als u met de muis over de symbool gaat, verschijnt de notitie. U kunt vervolgens de notitie aanpassen.
Meer informatie
Er verschijnt meer informatie die niet in het overzicht staat: verrichting, behandeldatum
Verbergen
Een afgehandelde factuur kan worden verborgen, zodat deze niet meer wordt getoond in het overzicht. De verborgen facturen kunnen zichtbaar worden gemaakt door het filter ‘toon verborgen facturen’ op Ja te zetten.
Meerdere facturen downloaden
Door een factuur of meerdere facturen te selecteren, verschijnt er rechtsonder de knop: Download facturen. Door hier op te klikken kunt u kiezen tussen gebundeld of afzonderlijk downloaden.
- Gebundeld downloaden resulteert in 1 PDF met alle facturen onder elkaar. Zo kunt u de facturen in één keer printen.
- Afzonderlijk downloaden resulteert in een PDF per factuur.
Ze komen terecht in een .zip-map, die u kunt openen. Hierin staan de facturen als PDF.