1. Als u gaat naar Declareren --> Financieel, staat er nu een knop activeren. Zodra u dit geactiveerd heeft, komen hier de knoppen Afletteren, Openstaand en Historie tevoorschijn. 

Om met de module te beginnen, kunt u op activeren klikken. U krijgt dan onderstaand scherm te zien:

2. U moet aangeven of u gebruik maakt van een extern boekhoudpakket ‘Extern’ of dat u wilt afboeken binnen VIPLive ‘FIN’. Om de instellingen te bewaren kiest u daarna voor ‘Opslaan’.

3. Daarna wijzigt het FIN menu in uw menubalk:

4. U start door op Afletteren te klikken, u krijgt dan het onderstaande scherm. Daar ziet u de facturen die zijn toegezegd door de zorgverzekeraar:

5. Met behulp van de knop filter kunt u zoeken naar specifieke facturen en betalingen. Als u kiest voor meer filters , krijgt u het onderstaande scherm:

6. U kunt kiezen om te zoeken op Uzovi, factuurnummer of de periode. Ook kunt u naar papieren facturen zoeken. Dit geldt ook voor de betalingen in het rechterscherm.

7. U kunt op twee manieren betalingen koppelen aan facturen. De eerste is door middel van een MT940-bestand. Dit bestand kunt u downloaden vanaf uw internetbankieren. Vervolgens kunt u het aangemaakte bestand uploaden in VIPLive, waarna automatisch de betalingen aan de facturen worden gekoppeld.  Betalingen en facturen die met elkaar overeenkomen verdwijnen uit dit scherm en worden gezien als betaald. Deze kunt u nog wel terugvinden bij Declareren → Historie. Facturen en betalingen die niet aan elkaar gekoppeld kunnen worden, blijven in dit scherm staan totdat u er handmatig een actie op onderneemt.

Stappenplan automatisch koppelen:

• Download een MT940-bestand vanaf uw bank. Hou er rekening mee dat er maximaal 2 maanden aan betalingen in het bestand geplaatst mogen worden. Als alle betalingen volledig verwerkt zijn kan het nieuwe bank bestand geüpload worden.
• Klik op de knop MT940 uploaden. Vervolgens verschijnt onderstaand bericht.

• Selecteer uw bank en blader vervolgens naar de locatie op de computer waarnaar u het MT940-bestand gedownload heeft.
• Kies daarna voor Volgende. Nu krijgt u het onderstaande scherm:

• In dit scherm staan alle betalingen die in het MT940-bestand staan. U kunt ook nog, door middel van de vinkjes voor de betalingen uit te vinken, bepaalde betalingen niet laten meenemen. Als het scherm naar uw wens is ingevuld, dan kiest u voor Volgende .
• U krijgt nu een scherm te zien met de gegevens die aan elkaar gekoppeld kunnen worden. Dit scherm is een controle scherm. Als u hiermee akkoord gaat plaatst u een vinkje bij Selecteer alles en kiest u voor ‘Akkoord’.
• Daarna kunt u de automatische koppeling afronden in het onderstaande scherm:
• Door op akkoord te klikken bent u door het proces heen. U komt weer in het overzicht scherm terecht. Gekoppelde facturen en betalingen staan hier nu niet meer in.

Het kan zijn dat de betalingsgegevens niet voldoende zijn om een factuur automatisch af te handelen. Bij twijfel blijven betalingen dus staan. De betalingen die niet automatisch gekoppeld zijn, kunt u nader bekijken met behulp van de blauwe I achter de facturen . Als u toch nog een overeenkomende factuur ziet, dan kunt u de factuur aan de linkerkant selecteren en de betaling aan de rechterkant. Klik vervolgens op de knop:

U koppelt nu een factuur aan een betaling.

Wanneer er geen betaling meer binnen komt (bijvoorbeeld omdat de factuur door de zorgverzekeraars is verrekend) op een bedrag wat in het afletterscherm staat kunt u de knop  gebruiken.

Wanneer u een verkeerde MT940 bestand heeft ingelezen klikt u bovenaan de betalingen op Opschonen, alle betalingen worden in een keer verwijderd.

2. De tweede manier om een betaling aan een factuur te koppelen is handmatig, dus zonder MT940-bestand. U kunt dan aan de hand van uw afschriften de facturen als betaald afhandelen.

• U selecteert een factuur.
• U klikt op

• U krijgt onderstaand scherm:

• Als alles correct is, kunt u op toevoegen klikken. De factuur is dan afgehandeld en verwerkt uit de openstaande postenlijst.

Bij een deelbetaling, kunt u het bedrag aanpassen in het bedrag dat u op uw bank bijgeschreven heeft gekregen. De factuur blijft dan met het resterende bedrag openstaan. Onder de menu-optie "Openstaand" blijven de openstaande facturen staan. Onder de menu-optie "Historie" kunt u alle afgehandelde facturen terugvinden.

Onder Historie kunt u facturen zoeken:

Als u op de knop PDF drukt, kunt u de retourinformatie inzien. Deze knop is alleen beschikbaar als de zorgverzekeraars ook een PDF bestand meesturen met de retourinformatie.

Als u achter de factuur op inzien drukt, krijgt u te zien welke betaling(en) er aan de factuur gekoppeld is. Hier kunt u eventueel foutieve gekoppelde betalingen ontkoppelen:

Bijgewerkt 25 juli 2023 07:58