Doel van deze functionaliteit

Deze handleiding beschrijft de stappen om het VIPLive-account van een POH-GGZ volledig in te richten, zodat hij of zij verrichtingen kan declareren op het zorgprogramma POH-GGZ en kan samenwerken vanuit de huisartsenpraktijk. De handleiding is alleen van toepassing op een POH-GGZ die in dienst is van de regionale huisartsenorganisatie (RHO) en via de RHO declareert. Het aanmaken van het account start daarom altijd bij de RHO. Daarna wordt de POH-GGZ gekoppeld aan de huisartsenpraktijk(en) waar hij of zij werkt.

Een POH-GGZ heeft in VIPLive twee koppelingen nodig. Ontbreekt er één, dan kan de POH-GGZ niet correct declareren of samenwerken:

• Bij de RHO: gekoppeld aan de regionale organisatie en aan het zorgprogramma POH-GGZ met de rol POH-GGZ. Hiermee declareert de POH-GGZ op het zorgprogramma.
• Bij de huisartsenpraktijk: gekoppeld met rol G.

Technische of functionele voorwaarden

• Deze handleiding geldt alleen voor een POH-GGZ die in dienst is van de RHO en via de RHO declareert.
• Om de POH-GGZ een accountuitnodiging te sturen, heb je binnen de RHO de rol ‘Regio-organisatiemanager’ nodig.
• Om de POH-GGZ aan het zorgprogramma POH-GGZ te koppelen, heb je binnen dat zorgprogramma de rol ‘Zorgprogrammamanager’ nodig.
• Je kunt de POH-GGZ pas aan het zorgprogramma koppelen nadat hij of zij de uitnodiging van de RHO heeft geaccepteerd.
• Is het account van de POH-GGZ volledig ingericht door de RHO? Dan koppelt de huisartsenpraktijk de POH-GGZ zelf aan de praktijk. Iemand met Level A binnen de praktijk kan dit uitvoeren. 

Stapsgewijze instructie

Algemene informatie

Het account wordt in zes stappen ingericht. De RHO, de huisartsenpraktijk en de POH-GGZ voeren elk een deel van de stappen uit.

• Stap 1 (RHO): POH-GGZ een accountuitnodiging sturen
• Stap 2 (POH-GGZ): Uitnodiging accepteren en account aanmaken
• Stap 3 (RHO): POH-GGZ koppelen aan het zorgprogramma POH-GGZ
• Stap 4 (Huisartsenpraktijk): POH-GGZ uitnodigen om aan de praktijk te koppelen
• Stap 5 (POH-GGZ): Uitnodiging van de praktijk accepteren met het bestaande account
• Stap 6 (Huisartsenpraktijk): Toegang tot patiëntdata instellen (indien nodig)

Stap 1 (RHO): POH-GGZ een accountuitnodiging sturen

Zie ook: Account uitnodiging versturen voor een medewerker binnen de regionale huisartsenorganisatie. 

1. Log in op VIPLive. 
2. Klik linksboven in het scherm op je 'Beheer' en klik op 'Medewerkers'.

3. Klik rechts in het scherm op 'Voeg medewerker toe'. 

   

4. Er opent een pop-up. Vul de naam en het e-mailadres van de medewerker in die je wil uitnodigen. Klik op 'Volgende'.
5. Kies de juiste organisatie door op het pijltje te klikken.

6. Selecteer de rol 'Regio-organisatiemedewerker' voor het nieuwe account, een startdatum en eventueel een einddatum.

   

7. Klik op 'Volgende'. 
8. Controleer de samenvatting en klik op 'Verzenden'. De nieuwe medewerker ontvangt een mail met een uitnodigingslink. 

Stap 2 (POH-GGZ): Uitnodiging accepteren en account aanmaken

Zie ook: Uitnodiging accepteren om account te activeren.

1. Je ontvangt een e-mail dat je bent uitgenodigd voor VIPLive. Je ontvangt deze mail op het e-mailadres die bij het versturen van de uitnodiging is opgegeven. 
2. Open de e-mail.
3. Klik op 'Uitnodiging accepteren'.
    
4. De uitnodigingsflow wordt geopend. Kies voor 'Nieuw account aanmaken'.

5. Kies een gebruikersnaam en wachtwoord die voldoen aan de gestelde eisen.
   

6. Klik op 'Doorgaan'. 
7. Om je account te beveiligen wordt gebruik gemaakt van een multifactorauthenticatie. Dit betekent dat je moet inloggen met gebruikersnaam, wachtwoord en een code via je telefoon. Om dit te kunnen moet je je account koppelen aan een gewenste authenticator app. 

8. Open de gewenste authenticator app in uw telefoon en scan de QR-code die verschijnt. Lukt het niet om de QR-code te scannen? klik dan op 'Problemen met scannen?'. 

    

9. Het account wordt gekoppeld aan je authenticator app en vervolgens wordt een code getoond. Voer deze code in. 
   
10. Je account is aangemaakt. 

Stap 3 (RHO): POH-GGZ koppelen aan het zorgprogramma POH-GGZ

Zie ook: Medewerker toevoegen aan een zorgprogramma. 

1. Log in op VIPLive.
2. Klik linksboven in het scherm op 'Beheer' en vervolgens op 'Zorgprogramma's'.
3. Klik op het pijltje naast het zorgprogramma waaraan de medewerker moet worden toegevoegd. In dit geval is dat POH-GGZ.
4. Klik op het tabblad 'Gekoppelde medewerkers' en vervolgens op de knop 'Koppel medewerkers'.
5. Er opent een scherm. Klik in het dropdownmenu op de naam van de medewerker van de regionale huisartsenorganisatie die je aan het zorgprogramma wilt koppelen.
6. Selecteer de rol 'POH-GGZ' voor het nieuwe account, een startdatum en eventueel een einddatum.
7. Controleer de samenvatting die verschijnt en klik op 'Opslaan'.
8. De medewerker is opgeslagen en verschijnt onder het tabblad 'Gekoppelde medewerkers'. 

Stap 4 (Huisartsenpraktijk): POH-GGZ uitnodigen om aan de praktijk te koppelen

Zie ook: Account uitnodiging versturen voor een medewerker binnen de huisartsenpraktijk. 

1. Log in op VIPLive.
2. Klik rechts bovenin het scherm op je naam. 

3. Kies in het drop-down menu voor 'Praktijkinstellingen'. 
   

4. Selecteer vervolgens in het linker menu 'Medewerkerbeheer'. 
   

5. Met de knop 'Voeg medewerker toe' wordt een nieuw scherm geopend. 
   

6. Vul de gegevens in van de medewerk(st)er. Klik op 'Volgende'. 

7. Kies de juiste organisatie door op het pijltje te klikken.

8. Selecteer de rol 'level G' voor het nieuwe account, een startdatum en eventueel een einddatum.

9. Klik op 'Volgende'. 

10. Controleer de gegevens op de samenvatting. Indien alles goed is ingevuld, klik op 'Verzenden'.

Stap 5 (POH-GGZ): Uitnodiging van de praktijk accepteren met het bestaande account

1. Je ontvangt een e-mail dat je bent uitgenodigd voor VIPLive. Je ontvangt deze mail op het e-mailadres die bij het versturen van de uitnodiging is opgegeven. 
2. Open de e-mail.
3. Klik op 'Uitnodiging accepteren'.
    
4. De uitnodigingsflow wordt geopend. Kies voor 'Inloggen met een bestaand account'. 
5. Je wordt naar de inlogpagina geleid. 
6. Vul je Gebruikernaam en Wachtwoord in van je bestaande account om de koppeling met de organisatie en het bestaande account te maken. 
   
7. Klik op 'Doorgaan'. 
8. Het account is gekoppeld. 

Stap 6 (Huisartsenpraktijk): Toegang tot patiëntdata instellen (indien nodig)

Zie ook: Account uitnodiging versturen voor een medewerker binnen de huisartsenpraktijk. 

1. Log in op VIPLive. 

2. Ga in het linkermenu 'Toegang tot patiëntdata'. 
   

3. Klik op de medewerker waarvoor je de toegang tot patiëntdata wilt instellen of wijzigen. 

4. Er verschijnt een menu aan de rechterkant van het scherm waar de toegang tot patiëntdata ingesteld kan worden. 
   

5. Indien je de medewerker toegang wil geven tot patiëntdata zet dan het vinkje voor 'Medewerker heeft toegang tot patiëntdata' aan.

6. Klik op 'Bevestigen'. 

Veelgestelde vragen

Waarom zie ik het zorgprogramma POH-GGZ niet onder Beheer?

Je hebt niet de juiste rol binnen het zorgprogramma. Vraag binnen je RHO de rol zorgprogrammamanager aan.

Waarom zie ik de POH-GGZ nog niet bij het koppelen aan het zorgprogramma? 

De POH-GGZ is nog niet uitgenodigd of heeft de uitnodiging nog niet geaccepteerd. 

De POH-GGZ heeft per ongeluk een tweede account aangemaakt bij de uitnodiging van de praktijk. Wat nu?

Bij de uitnodiging van de praktijk moet de POH-GGZ kiezen voor 'Inloggen met bestaand account'. Neem contact op met VIPLive Support om dit recht te zetten.

Waarom kan de POH-GGZ niet (correct) declareren?

Controleer of beide koppelingen er zijn: het zorgprogramma POH-GGZ bij de RHO (rol POH-GGZ) én de praktijk (rol G).

Waarom krijgt de POH-GGZ de melding 'onjuist geconfigureerd'?

Deze melding verschijnt als de POH-GGZ wel een account heeft, maar nog niet is gekoppeld aan het zorgprogramma. 

Heb je een (andere) vraag over deze functionaliteit? 

Laat het ons weten door contact op te nemen met VIPLive Support.

Meer weten?

Als je nog vragen of verdere ondersteuning nodig hebt aarzel dan niet om contact op te nemen met VIPLive Support. We staan klaar om je te helpen.