VIPLive maakt van uw declaraties en facturen journaalposten, zodat uw omzet in uw boekhouding terechtkomt. Dit artikel legt uit waar u die vindt en wat erin zit.
Waar u ze vindt
Ga naar Downloads in het menu. Daar staan twee onderdelen:
- Rapportages: declaratieoverzichten tot op regelniveau, zie artikel Rapportages opvragen.
- Financiële bestanden: de bestanden voor uw boekhouding, waaronder uw journaalposten.
Wilt u de journaalposten van één factuur? Open dan de factuur in het Facturatie-overzicht en kies Download journaalposten.
De instellingen die bepalen hóe die posten worden opgebouwd, staan onder Configuratie > Boekhouding. Ontbreken er journaalposten, bijvoorbeeld nadat een instelling is gewijzigd? Met de knop Maak ontbrekende journaalposten aan worden ze alsnog aangemaakt.
Download in VIPLive, importeer in uw pakket
- Het bestand haalt u op in VIPLive, onder Downloads. Niet in uw boekhoudpakket.
- Het inlezen doet u in uw boekhoudpakket. Hoe dat gaat, verschilt per pakket.
Werkt uw koppeling automatisch, dan hoeft u niets te downloaden: de posten worden dan zelf doorgestuurd. Zie het artikel Uw boekhoudpakket koppelen.
Wat er in een journaalpost staat
Per post ziet u onder meer de grootboekrekening, de debiteur, het bedrag en de periode. Welke grootboekrekening wordt gebruikt, volgt uit uw instellingen onder Configuratie. Zie het artikel Grootboekrekeningen en debiteurnummers instellen.
Wanneer u ze ophaalt
Meestal per maand, na het afsluiten van uw declaratieronde. Een werkbare volgorde:
- Declaraties verstuurd en retourmeldingen afgehandeld.
- Instellings- en patiëntfacturen aangemaakt en verstuurd.
- Betaalde facturen op Betaald gezet.
- Journaalposten ophalen of laten doorsturen.
Controleer de eerste keer, en na elke wijziging
Loop bij de eerste ronde na of de posten op de grootboekrekeningen terechtkomen die u gewend bent. Doe dat ook opnieuw als er iets verandert: een nieuwe AGB-code, een nieuw contract, een gewijzigde grootboekindeling of een nieuwe versie van het platform.
Zie het artikel Controleren of uw journaalposten kloppen.
Uw accountant wil de onderliggende regels
Gebruik dan Downloads > Rapportages voor de declaratieoverzichten op regelniveau, of exporteer het facturatie-overzicht naar Excel. Zie de artikelen Rapportages opvragen en Facturen.
Komt u er niet uit?
Neem contact met ons op met uw AGB-code, de periode en — als het om een specifieke post gaat — het bedrag en de grootboekrekening waar u hem verwacht.