Waar een bedrag in uw boekhouding landt, wordt bepaald door twee dingen: de grootboekrekening en het debiteurnummer. Beide legt u vast onder Configuratie.

De vier onderdelen onder Configuratie

• Boekhouding: de koppeling met uw boekhoudpakket en de instellingen voor uw journaalposten.
• Debiteurnummers: de nummers waaronder zorgverzekeraars en instellingen in uw boekhouding staan.
• Debiteuren: de partijen naar wie een factuur kan gaan, verdeeld over de tabbladen zorgverzekeraars en instellingen.
• Factuurbeheer: de inrichting voor uw facturen, waaronder de factuurnummerreeks.

Voor uw eerste gebruik van VIPLive Declareren is deze configuratie al voor u ingesteld. Loop hem wel na voordat u voor het eerst boekt. Heeft u vragen over uw configuratie? Neem dan contact op met LabOnline.

Debiteurnummers

Werkt u met eigen debiteurnummers per verzekeraar of instelling? Dan legt u die hier vast. Doet u dat niet, dan komen de bedragen onder een algemene debiteur te staan en moet u ze in uw boekhouding alsnog uit elkaar halen.

Loop na of elke zorgverzekeraar waarmee u een contract heeft, hier het nummer heeft dat ook in uw boekhouding wordt gebruikt.

Grootboekrekeningen

De grootboekrekening bepaalt op welke post uw omzet terechtkomt. Onder Configuratie > Boekhouding legt u dat op twee niveaus vast:

• Per categorie: een grootboekrekening voor een hele groep. Met het plusteken voegt u een regel toe.
• Per prestatie: een grootboeknummer voor één prestatiecode, eventueel met kostenplaats, kostendrager en omschrijving. Bijvoorbeeld het ordertarief (079991) op een eigen omzetrekening.

Twee veelvoorkomende situaties:

• De omzet komt op één hoop. Dan is er geen uitsplitsing per categorie of prestatie ingesteld.
• De omzet komt op de verkeerde rekening. Dan wijst de instelling naar een andere grootboekrekening dan u verwacht, of komt de post door een ontbrekende match op een algemene post terecht.

Als een post niet te koppelen is aan een prestatie of factuursoort, valt hij terug op een algemene categorie. Ziet u een onverwacht grote post op zo'n algemene rekening? Dan is dat het spoor om te volgen.

Wat u zelf kunt aanpassen

• Basisdeclaratie: u beheert deze instellingen zelf.
• Declaratieservice: u kunt het zelf doen, of het aan ons vragen.

Na een wijziging

Past u een grootboekrekening of debiteurnummer aan, dan geldt dat vanaf dat moment. Al geboekte posten veranderen niet mee. Wilt u een eerdere periode corrigeren, dan doet u dat in uw boekhouding, niet in VIPLive.

Doe een wijziging daarom liefst aan het begin van een periode.

Een uitsplitsing die u niet in VIPLive krijgt

Wilt u uw omzet per prestatiecode uitgesplitst zien? Kijk dan eerst of Inzicht > Inzicht in omzet u dat al geeft of gebruik Downloads > Rapportages voor het declaratieoverzicht Lab. Zie de artikelen Inzicht in omzet en Rapportages opvragen.

Komt u er niet uit?

Neem contact met ons op met uw AGB-code, de periode, en het bedrag met de grootboekrekening waar het nu staat en waar u het verwacht.