Een journaalpost die op de verkeerde plek landt, valt vaak pas op bij de jaarafsluiting. Dit artikel geeft een korte controle die u na elke ronde kunt doen, en wat u nakijkt als er iets niet klopt.
De controle in vijf minuten
- Klopt het totaal? Vergelijk het totaal van de journaalposten met de omzet over dezelfde periode.
- Staan de bedragen op de verwachte grootboekrekeningen? Vooral bij de eerste ronde en na elke wijziging.
- Is er een onverwacht grote post op een algemene rekening? Dat wijst op posten die niet gekoppeld konden worden.
- Zijn de omschrijvingen bruikbaar? Een lege omschrijving maakt terugzoeken later lastig.
- Staat de debiteur erbij die u verwacht? Zo niet, kijk bij Configuratie > Debiteurnummers.
Wanneer u extra goed kijkt
- Bij uw eerste ronde in VIPLive Declareren.
- Na een nieuwe AGB-code of rechtsvormwijziging.
- Na een wijziging in uw grootboekindeling of debiteurnummers.
- Na een nieuwe versie van het platform.
- Bij de jaarovergang.
Wat er mis kan zijn
De bedragen staan op een andere grootboekrekening dan voorheen
Controleer uw instellingen onder Configuratie. Zie het artikel Grootboekrekeningen en debiteurnummers instellen. Klopt de instelling wél en de boeking niet, neem dan contact met ons op met een concreet voorbeeld.
De omzet staat op één post in plaats van uitgesplitst
Er is geen uitsplitsing per categorie of prestatie ingesteld, of de posten konden niet worden gekoppeld en zijn teruggevallen op een algemene categorie.
Er staan meer regels in dan u gewend was
Journaalposten kunnen per verrichting worden geleverd of samengevat per post. Wilt u samengevatte totalen in plaats van losse verrichtingsregels? Laat het ons weten; dat is inrichting.
De omschrijvingen zijn leeg
Meld dit met een voorbeeld.
Er komt sinds een bepaalde datum niets meer door
Kijk of de koppeling nog aanstaat en of de autorisatie bij uw pakket nog geldig is. Zie het artikel Uw boekhoudpakket koppelen.
Er ontbreken journaalposten
Gebruik onder Configuratie > Boekhouding de knop Maak ontbrekende journaalposten aan.
Als u het meldt, stuur dit mee
Met deze vier gegevens kunnen wij het snel nalopen:
- uw AGB-code;
- de periode;
- een concreet voorbeeld: het bedrag, de grootboekrekening waar het staat en waar u het verwacht;
- de naam van uw boekhoudpakket.
Een voorbeeld van vóór en ná het moment waarop het misging, helpt het meest: daarmee is precies te zien wat er is veranderd.
Wat u niet zelf moet repareren
Corrigeer een verkeerde boeking niet door de inrichting aan te passen en de periode zonder overleg opnieuw te boeken: dan staan de bedragen er mogelijk dubbel in. Meld het eerst, en herstel de al geboekte periode in uw boekhouding.