Waar een bedrag in uw boekhouding landt, wordt bepaald door twee dingen: de grootboekrekening en het debiteurnummer. Beide legt u vast onder Configuratie.

De vier onderdelen onder Configuratie

• Boekhouding — de koppeling met uw boekhoudpakket en de instellingen voor uw journaalposten.
• Debiteurnummers — de nummers waaronder zorgverzekeraars en instellingen in uw boekhouding staan.
• Debiteuren — de partijen naar wie een factuur kan gaan: zorgverzekeraars, instellingen en patiënten.
• Factuurbeheer — de instellingen voor uw facturen, waaronder de factuurnummerreeks.

De vier onderdelen onder Configuratie.

Voor uw eerste gebruik van VIPLive Declareren is deze configuratie al voor u ingesteld. Loop hem wel na voordat u voor het eerst boekt.

Debiteurnummers

Werkt u met eigen debiteurnummers per verzekeraar, dan legt u die hier vast. Doet u dat niet, dan komen de bedragen onder een algemene debiteur te staan en moet u ze in uw boekhouding alsnog uit elkaar halen.

Loop na of elke verzekeraar waarmee u een contract heeft, hier het nummer heeft dat ook in uw boekhouding wordt gebruikt. Een nummer dat aan de verkeerde partij hangt, is lastig terug te vinden: de boeking klopt technisch, maar staat bij de verkeerde debiteur.

Grootboekrekeningen

De grootboekrekening bepaalt op welke post uw omzet terechtkomt. Praktijken splitsen die vaak uit — bijvoorbeeld verrichtingen, inschrijftarieven en M&I apart.

Twee veelvoorkomende situaties:

• De omzet komt op één hoop. Dan is er geen uitsplitsing per prestatiesoort ingesteld.
• De omzet komt op de verkeerde rekening. Dan wijst de instelling naar een andere grootboekrekening dan u verwacht, of komt de post door een ontbrekende match op een algemene post terecht.

Wilt u weten wat er zonder match gebeurt: als een post niet te koppelen is aan een locatie, behandelaar, prestatie of factuursoort, valt hij terug op een algemene categorie. Ziet u een onverwacht grote post op zo'n algemene rekening, dan is dat het spoor om te volgen.

Wat u zelf kunt aanpassen

• Basis declaratie: u beheert deze instellingen zelf.
• Declaratieservice: u kunt het zelf doen, of het aan ons vragen.

Na een wijziging

Past u een grootboekrekening of debiteurnummer aan, dan geldt dat vanaf dat moment. Al geboekte posten veranderen niet mee. Wilt u een eerdere periode corrigeren, dan doet u dat in uw boekhouding, niet in VIPLive.

Doe een wijziging daarom liefst aan het begin van een periode, niet halverwege.

Een uitsplitsing die u niet in VIPLive krijgt

Wilt u uw omzet per prestatiecode uitgesplitst zien — bijvoorbeeld om te zien of een apparaat zichzelf terugverdient — kijk dan eerst of Inzicht › Inzicht in omzet u dat al geeft. Dat dashboard splitst de omzet uit per prestatiegroep, en u kunt de onderliggende dataset exporteren. Zie het artikel Inzicht in omzet.

Is een uitsplitsing in uw boekhouding gewenst, dan vraagt dat om aparte grootboekrekeningen. Overleg dat met uw boekhouder voordat u het instelt: het is makkelijker vooraf goed in te richten dan achteraf te splitsen.

Komt u er niet uit?

Neem contact met ons op met uw AGB-code, de periode, en het bedrag met de grootboekrekening waar het nu staat en waar u het verwacht. Met een concreet voorbeeld is het snel na te lopen.