“Is mijn declaratie wel aangekomen?” is de vraag die u zelf het snelst kunt beantwoorden. Op de pagina Uploads staat van elke aanlevering wat ermee is gebeurd. Dit artikel legt uit hoe u dat overzicht leest.

Het uploadoverzicht

Ga naar Uploads. Elke aanlevering staat op een regel, met de nieuwste bovenaan. Per regel ziet u:

• Aanlevernummer — het nummer dat VIPLive aan de aanlevering geeft, in de vorm ANL-20260824-001.
• Uploaddatum en Bestandsnaam.
• Aangeleverd door — wie het bestand heeft aangeleverd, of dat het via de koppeling is binnengekomen.
• Type upload — Declaratie, Patiëntenlijst of ION.
• Peildatum — de datum waarop een patiëntenlijst of ION-aanmelding wordt geteld.
• Status en Terugkoppeling.

Op Uploads staat elke aanlevering op een regel, met de nieuwste bovenaan.

De statussen

• Bezig met aanleveren — de aanlevering wordt nog verwerkt. Wacht tot de status verandert; lever in de tussentijd niets opnieuw aan.
• Aangeleverd — het bestand is verwerkt.
• Foutmeldingen — er is iets niet goed gegaan. Naast de status staat een informatiepictogram; klik daarop om te zien wat er aan de hand is. Een aanlevering met foutmeldingen is niet volledig verwerkt.

Het aanlevernummer gebruiken

Het aanlevernummer komt terug op de pagina Openstaand. Filter links op Aanlevernummer en u ziet precies welke regels uit deze ene aanlevering zijn gekomen, en waar ze terecht zijn gekomen: klaar om te versturen, of bij de validatiemeldingen.

Dat is de snelste manier om te controleren of uw aanlevering compleet is verwerkt. Vergelijk het aantal regels met wat u uit uw HIS heeft aangeleverd.

Wat u doet bij twijfel

Ziet u niet wat u verwacht, loop dan in deze volgorde:

1. Staat de aanlevering in het overzicht? Zo niet, dan is de upload niet geslaagd.
2. Wat is de status? Bij Bezig met aanleveren is wachten het juiste antwoord.
3. Staat er Foutmeldingen? Klik op het informatiepictogram voor de reden.
4. Filter op Openstaand op het aanlevernummer. Staan de regels bij de validatiemeldingen, dan is de aanlevering wél binnen en is er iets anders aan de hand.
5. Klopt de gekozen praktijk rechtsboven?

Lever niet opnieuw aan ‘voor de zekerheid’

Dit is het belangrijkste punt van dit artikel. Een tweede aanlevering van hetzelfde bestand levert afwijzingen op wegens reeds gebruikte factuurnummers. Die moeten daarna stuk voor stuk worden rechtgezet, en dat kost veel meer tijd dan de controle hierboven.

Twijfelt u na de vijf stappen nog steeds, neem dan contact met ons op en vermeld uw AGB-code en het aanlevernummer. Wij kunnen dan direct meekijken wat er met die aanlevering is gebeurd.

Bij een automatische koppeling

Levert uw HIS automatisch aan, dan ziet u dat ook in dit overzicht terug, met de koppeling als aanleveraar. Blijft het overzicht leeg terwijl u wel zorg heeft geregistreerd, dan is er iets met de koppeling en niet met uw declaratie. Neem in dat geval contact met ons op.