Dit artikel beschrijft de route van een declaratie: van het moment dat uw zorg in VIPLive binnenkomt tot het moment dat de declaratie bij de zorgverzekeraar ligt. De losse stappen staan uitgewerkt in de artikelen waarnaar wordt verwezen.
De route in vier stappen
- Aanleveren. Uw declaraties komen automatisch binnen via de koppeling met uw HIS, of u levert ze zelf aan via Uploads.
- Controleren. VIPLive voert controles uit. Regels waar iets aan mankeert komen op Openstaand onder Validatiemeldingen; de rest staat klaar onder Te declareren aan zorgverzekeraars.
- Versturen. U verstuurt de regels die klaarstaan.
- Terugkoppeling verwerken. Afgewezen regels komen terug in de tegel Retourmeldingen.
Versturen
Ga naar Openstaand. In de tegel Te declareren aan zorgverzekeraars ziet u het aantal declaratieregels en het totaalbedrag dat klaarstaat.
De tegel Te declareren aan zorgverzekeraars. Met 1 Details bekijkt u eerst welke regels klaarstaan; met 2 Declaratie versturen gaat alles in één keer weg.
- Met Details bekijkt u eerst welke regels het precies zijn. Daar kunt u een selectie maken en alleen die regels versturen.
- Met Declaratie versturen gaat alles wat klaarstaat in één keer weg.
Neem de gewoonte aan om eerst op Details te kijken, zeker in de eerste maanden. Een bedrag dat sterk afwijkt van wat u verwacht, ziet u zo meteen — en dan is het nog te corrigeren.
Hoe snel gaat het?
Zodra u op Declaratie versturen klikt, gaat uw declaratie direct via VECOZO naar de zorgverzekeraar. U hoeft niet te wachten tot de volgende dag.
Wie mag versturen?
Alleen de rol declareerder kan declaraties versturen. Heeft u de rol financieel medewerker, dan kunt u alles voorbereiden en controleren, maar moet een collega de verzending doen. Zie het artikel Gebruikers en rechten beheren.
Wat u vóór het versturen nakijkt
- Staan er nog validatiemeldingen open? Die worden niet meegestuurd en dus niet uitbetaald.
- Klopt het totaalbedrag ongeveer met wat u verwacht voor deze periode?
- Gaat het om de juiste praktijk? Rechtsboven staat de praktijk waarin u werkt.
- Is de aanlevering compleet? Zie het artikel Controleren of uw aanlevering is aangekomen.
Regels die niet naar de zorgverzekeraar gaan
Niet elke regel gaat naar een zorgverzekeraar. In het detailoverzicht kunt u een selectie ook:
- Factureren aan patiënt — de patiënt betaalt zelf.
- Factureren aan instelling — bijvoorbeeld bij een patiënt met een Wlz-indicatie.
- Activiteit negeren — de regel hoeft niet gedeclareerd te worden en verdwijnt uit uw werkvoorraad.
Gebruik Activiteit negeren met beleid: de regel verdwijnt uit het overzicht, dus u ziet hem later niet terug als u zich bedenkt.
Na het versturen
Verstuurde declaraties staan niet meer op Openstaand. U vindt ze terug onder Facturen. Wat er is toegekend en afgewezen ziet u onder Inzicht › Inzicht in omzet.