Er zijn twee manieren waarop uw declaraties in VIPLive terechtkomen: automatisch via een koppeling met uw HIS, of handmatig doordat u een bestand uploadt.

Automatisch via uw HIS

Belangrijk: Wanneer er een koppeling bestaat tussen uw HIS en VIPLive, voor het direct aanleveren van declaratiebestanden, blijft deze in het nieuwe platform gewoon actief. De declaratiebestanden worden dan op dezelfde wijze aangeleverd als voorheen. Nadat de aanlevering is verwerkt, ziet u het resultaat terug op de pagina Openstaand.

Advies: Controleer regelmatig via Uploads of uw bestanden correct door VIPLive zijn ontvangen.

Handmatig uploaden

Wanneer u geen koppeling heeft tussen uw HIS en VIPLive, dient u de declaratiebestanden handmatig aan te leveren. Volg hiervoor de volgende stappen.

Stap 1: Declaratiebestanden aanmaken

U maakt de declaratiebestanden aan vanuit uw HIS op de voor u gebruikelijke wijze.

Stap 2: Open de uploadomgeving

Logt u in via platform.viplive.nl dan gaat u naar ‘Declareren – Declareren’ en vervolgens naar Uploads.

Logt u in via zorgdeclaraties.viplive.nl dan kunt u direct naar de optie Uploads.

Stap 3: Declaratiebestanden uploaden

U kunt de declaratiebestanden uploaden door rechtboven in het uploadscherm op Declaratie bestanden voor verrichting/inschrijvingen te klikken. 

Rechtsboven staat een blauwe knop met daarnaast een pijltje. Het pijltje opent de lijst met wat u kunt aanleveren:

• Declaraties HA304 — uw declaratiebestand uit het HIS.
• Patiëntenlijst — het patiëntenbestand waarmee wij inschrijftarieven en modules aanmaken.
• ION — om patiënten aan te melden bij ION.
• ION Afmelden — om patiënten af te melden bij ION.

Kies via het pijltje het soort bestand dat u aanlevert. Uw keuze komt op de knop te staan.

Onderstaand scherm wordt vervolgens geopend:

Hier kunt u het zojuist aangemaakte declaratiebestand uploaden en aanleveren bij VIPLive door eerst het bestand op te zoeken en op de knop Upload te klikken.

De aanlevering verschijnt bovenaan in het overzicht op deze pagina.

Stap 4: Controleer de verwerking

Na het uploaden krijgt het bestand eerst de status Bezig met aanleveren.
De upload is succesvol afgerond zodra er een groen icoon verschijnt met de status Aangeleverd.

Goed om te weten: Zodra het bestand de status Aangeleverd heeft, hoeft u verder geen actie meer te ondernemen. De medewerkers van de Declaratieservice nemen de verwerking vanaf dat moment over. Uw bestand zal binnen 2 werkdagen worden verwerkt, en de omzet kunt u vervolgens terugzien onder ‘Inzicht in Omzet’.

Foutmelding ontvangen?

Verschijnt er een foutmelding tijdens of na het uploaden? Dan bevat het aangeleverde bestand mogelijk onjuiste of onvolledige gegevens. 
Klik op het  i-icoon achter de foutmelding om meer informatie over de oorzaak van de fout te bekijken.

Komt u er niet uit of heeft u vragen naar aanleiding van de melding? Neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen u graag verder.

Aanvullende tips

Controleer of de download klaar was

Levert u een bestand aan dat u net uit uw HIS heeft gedownload, controleer dan dat de download is voltooid. Een bestandsnaam die eindigt op .crdownload of .part is een half gedownload bestand en kan niet worden verwerkt.

Dit is een van de meest voorkomende oorzaken van een aanlevering die wel binnenkomt maar niets oplevert.

Kies het juiste bestandssoort

Kiest u per ongeluk het verkeerde soort, bijvoorbeeld een patiëntenlijst aangeleverd als declaratiebestand, dan mislukt de verwerking of komen er onverwachte regels binnen. Controleer voor het uploaden welke keuze op de knop staat.

Wat er daarna gebeurt

Na het aanleveren voert VIPLive controles uit. Regels waar iets aan mankeert komen op Openstaand te staan onder de tegel Validatiemeldingen. De regels die goed zijn, staan onder Te declareren aan zorgverzekeraars klaar om te versturen.

Gebruikt u de Declaratieservice? Dan beoordelen wij de validatiemeldingen eerst voor u. U ziet alleen de regels die wij aan u voorleggen.

Lever niet twee keer hetzelfde aan

Ziet u na een upload niet meteen wat u verwacht, kijk dan eerst op de pagina Uploads naar de status voordat u het bestand opnieuw instuurt. Dezelfde declaratie twee keer aanleveren levert afwijzingen op wegens reeds gebruikte factuurnummers, en dat kost aanzienlijk meer tijd om recht te zetten. Zie de artikelen Controleren of uw aanlevering is aangekomen en Dezelfde declaratie twee keer verstuurd: wat nu.