Voordat uw declaratie naar de zorgverzekeraar gaat, voert VIPLive een aantal controles uit. Komt er iets uit die controle, dan verschijnt de regel als validatiemelding. Zo voorkomt u een afkeuring achteraf.

Waar u ze vindt

Ga naar Openstaand en klik bij de tegel Validatiemeldingen op Details. U komt dan in het overzicht Openstaand - Validatiemeldingen.

Het overzicht met validatiemeldingen. De kolom Foutmelding zegt waarom de regel is tegengehouden.

Wanneer krijgt u validatiemeldingen?

De controles horen bij de flow VIP-leidend, waarbij VIPLive de declaraties aanmaakt. Wij controleren dan onder andere de COV en de Wlz-indicatie en bepalen het juiste tarief en de juiste debiteur, vóórdat de factuur wordt verstuurd.

Gebruikt u de Declaratieservice? Dan beoordelen wij de validatiemeldingen eerst voor u. U ziet alleen de regels die wij aan u voorleggen.

Het overzicht lezen

Per regel ziet u het patiëntnummer en de patiënt, de prestatie en de prestatiegroep, het aantal, de prestatiedatum, de foutmelding en het aanlevernummer. In de kolom Klantreactie staat of er al een reactie is gegeven.

Achter elke regel staan twee pictogrammen:

• het potlood — om de gegevens van deze regel aan te passen;
• het patiëntpictogram — om naar Inzicht in patiënt te springen en te zien wat er voor deze patiënt verder is gedeclareerd.

Begin bij de grootste groep

Krijgt u veel meldingen, filter dan links op Foutmelding. Bijna altijd zijn tientallen regels terug te voeren op één oorzaak — een ontbrekend tarief, een behandelaar die niet gekoppeld is, een toestemming die niet goed staat. Lost u die oorzaak op, dan handelt u alle bijbehorende regels in één keer af.

Verder kunt u filteren op periode, patiënt, prestatie, aanlevernummer en op Klantreactie ontvangen.

Wat u met een selectie kunt doen

Vink de regels aan die u wilt afhandelen. Daarna worden de knoppen rechtsboven actief:

• Hertoetsen — is de oorzaak buiten VIPLive opgelost, bijvoorbeeld in uw HIS of bij VECOZO, dan laat u de controle opnieuw lopen.
• Factureren aan patiënt — de regel moet niet naar de zorgverzekeraar maar naar de patiënt.
• Factureren aan instelling — de regel moet naar een instelling.

Wilt u alleen een gegeven corrigeren, gebruik dan het potlood bij de regel; daarvoor hoeft u niets aan te vinken.

Veelvoorkomende foutmeldingen

Geen basisverzekering gevonden

De COV-controle vindt voor deze patiënt geen verzekering op de prestatiedatum. Controleer de verzekeringsgegevens in uw HIS en lever opnieuw aan, of hertoets de regel als u het buiten VIPLive heeft opgelost. Is de patiënt echt niet verzekerd, kies dan Factureren aan patiënt.

Tarief niet gevonden

Voor deze prestatie staat in VIPLive geen tarief op de prestatiedatum. Controleer Tarieven › Contractafspraken. Ontbreekt het tarief, laat het dan opvoeren en hertoets daarna de regels. Zie het artikel Contracten en tarieven controleren.

Geen geldige toestemmingsverklaring voor Zvw- en Wlz-declaraties

De praktijk heeft geen geldige toestemmingsverklaring; dat moet bij VECOZO worden geregeld. Zolang dat niet is gebeurd, kan er niets worden verstuurd en blijft de hele aanlevering staan. Regel de toestemmingsverklaring en hertoets de regels daarna. Zie het artikel VECOZO-toestemming instellen: software of administratief.

Wlz-indicatie gevonden

De patiënt heeft een Wlz-indicatie; de regel moet naar de instelling in plaats van naar de zorgverzekeraar. Kies Factureren aan instelling.

Wat als u niets doet?

Een validatiemelding blijft staan tot u hem afhandelt. De regel wordt niet verstuurd en dus ook niet uitbetaald. Loop deze tegel daarom altijd mee door voordat u een declaratieperiode afsluit.