Deze handleiding biedt een beschrijving van de gezamenlijke inbox, waarin de functionaliteiten van de gespreksmodule worden uitgelegd. De gezamenlijk inbox is beschikbaar in combinatie met de individuele berichten inbox.

De gezamenlijke inbox

De gezamenlijke inbox in VIPLive is bedoeld voor het voeren van gesprekken. Het is bedoeld om in te zetten op grote schaal zodat netwerkpartners en praktijken gemakkelijk met elkaar kunnen communiceren.

Hoe maak ik een gezamenlijke inbox aan?

1. Klik op je profielicoon aan de rechterkant van het scherm en klik vervolgens op 'Praktijkinstellingen'.
2. Om voor de éérste keer een groep aan te maken, klik op 'Groepsinbox'.
3. Er opent een venster waar je deze inbox een naam kunt geven. Voeg deelnemers toe door te klikken op 'Deelnemers toevoegen'.
   Let op! Als je zelf wil deelnemen aan de gezamenlijke inbox, moet het vinkje bij "[Naam] (U)" ingeschakeld zijn. Klik vervolgens op 'Volgende'.
4. Er volgt een samenvatting zodat de ingevulde gegevens gecontroleerd kunnen worden. Klik op 'Vorige' om één pagina terug te gaan. Klik op 'Bewerken' om de gegevens te bewerken. Klik op 'Bevestigen' zodra alle gegevens juist zijn ingevuld.
5. De gezamenlijke inbox is nu aangemaakt. Door erop te klikken, kunnen deelnemers toegevoegd/verwijdert worden of de gezamenlijke inbox gewist worden. Om deelnemers toe te voegen, klik op 'Voeg toe' en selecteer de juiste naam. Voor het verwijderen van deelnemers, klik op het prullenbakje naast de naam die je wil verwijderen uit de gezamenlijke inbox. Om de gezamenlijke inbox te wissen, klik op 'Verwijderen'. Klik op 'Sluiten' om het venster te sluiten.
6. Als je een extra gezamenlijke inbox wil aanmaken, klik op 'Voeg toe'. Volg hier de eerder beschreven stappen.

Hoe gebruik ik de gezamenlijke inbox?

Aanmaken van een gesprek met een gezamenlijke inbox

1. Start een gesprek via de patiëntactiepagina of via het potloodicoontje in de gesprekinbox.
2. In stap 1 kan je bepalen of je het gesprek wil voeren zonder of met een patiënt.
   1. Als het gesprek via de actiepagina is gestart moet je de patiënt uit het gesprek halen door op het rode kruisje te klikken, als het gesprek zonder patiënt gevoerd moet worden.
   2. Als het gesprek via de gesprekinbox is gestart, klik dan op 'Verder zonder patient' in de stap waar je kunt zoeken naar een patiënt als het gesprek zonder patiënt gevoerd moet worden.
3. In stap 2 kan je naast individuele gebruikers ook een gezamenlijke inbox toevoegen. Zoek op de praktijknaam waarbinnen de inbox is aangemaakt of op de naam van de gezamenlijke inbox zelf. Het aantal deelnemers van de inbox ziet u aan de rechterkant, het is niet mogelijk om de specifieke deelnemers te zien in deze stap.
4. In stap 3 moet er een onderwerp ingevuld worden en een afzender geselecteerd worden. Als je binnen je eigen praktijk (nog) geen onderdeel uitmaakt van een gezamenlijke inbox, kan je het gesprek alleen vanuit jezelf starten. Wanneer je al wel onderdeel uitmaakt van een gezamenlijke inbox, kan je er voor kiezen om het gesprek alleen vanuit jezelf te starten of vanuit de gezamelijke inbox.
5. Klik op ‘Start dit gesprek’. Het gesprek is nu aangemaakt met een gezamenlijke inbox. Het gesprek is zichtbaar voor alle deelnemers binnen de gezamenlijke inbox.

Gesprekken filteren op gezamenlijke inbox

In de gesprekinbox worden standaard alle gesprekken waar je onderdeel van uitmaakt getoond. Je kunt gesprekken waar een gezamenlijke inbox onderdeel van uitmaakt wegfilteren door de optie  ‘toon alle individuele gesprekken’ aan te vinken. Let op! Als je onderdeel bent van een gesprek met een gezamenlijke inbox maar zelf geen onderdeel bent van de gezamenlijke inbox, dan wordt dat gesprek ook weggefilterd.

Gezamenlijke inbox inzien in gesprek

1. Na het aanmaken van een gesprek vanuit een gezamenlijke inbox, wordt de naam van de inbox op de gesprekstegel weergegeven. Alle deelnemers die onderdeel zijn van een gezamenlijke inbox worden hier als één weergegeven.
2. Via het deelnemerbeheer kan je de deelnemers van het gesprek bekijken.
3. Hierbij kan je de individuele deelnemers (die geen onderdeel uitmaken van een gezamenlijke inbox) en de gezamenlijke inboxen bekijken.
4. Door op de gezamenlijke inbox te klikken kan je zien welke deelnemers onderdeel zijn van de gezamenlijke inbox.
5. In het deelnemerbeheer kunt u via het prullenbakje alleen gehele gezamenlijke inboxen verwijderen en dus geen individuele deelnemers van een gezamenlijke inbox.

Gesprek verwijderen of archiveren voor gezamenlijke inbox 

Binnen een gesprek gelden de acties verwijderen en archiveren voor alle deelnemers binnen de gezamenlijke inbox waar je onderdeel van uitmaakt. Wanneer het gesprek van een gezamenlijke inbox wordt gearchiveerd, kunnen alle deelnemers binnen deze inbox het gesprek in het archief terugvinden. Wanneer het gesprek van een gezamenlijke inbox wordt verwijderd, is het gesprek voor alle deelnemers binnen deze inbox niet meer zichtbaar.

Notificaties gesprekken gezamenlijke inboxen

1. 1. Standaard ontvangt je geen notificatie emails wanneer je nieuwe berichten ontvangt binnen een gezamenlijke inbox waar je onderdeel van bent.
   2. Via het kopje ‘notificaties’ in de profielinstellingen kan je de optie ‘Ik ontvang een notificatie per e-mail als ik een nieuw bericht ontvang binnen een gezamenlijke inbox waar ik onderdeel van ben.’ aanvinken.
   3. Je ontvangt nu wel notificaties via e-mail als er een nieuwe berichten binnenkomt bij een gezamenlijke inbox waar je onderdeel van uitmaakt.

Als je nog vragen hebt of verdere ondersteuning nodig hebt, aarzel dan niet om contact op te nemen met VIPLive Support. We staan altijd klaar om je te helpen.