Doel van deze functionaliteit

De gezamenlijke inbox in VIPLive is bedoeld om gesprekken te voeren binnen een praktijk of netwerk. Deze functionaliteit maakt het mogelijk om als groep berichten te ontvangen en te beantwoorden. Dit bevordert samenwerking en overzicht binnen teams, doordat meerdere gebruikers toegang hebben tot hetzelfde gesprek.

Technische of functionele voorwaarden

• Alleen gebruikers met toegang tot praktijkinstellingen kunnen een gezamenlijke inbox aanmaken of beheren.

Stapsgewijze instructie

Openen van de gezamenlijke inboxen 

1. Log op VIPLive.
2. Klik op je profielicoon rechtsboven het scherm
3. Klik op de knop ‘Praktijkinstellingen’.
4. Klik op de knop 'Gezamenlijke inbox'. 
   
5. De gezamenlijke inbox pagina wordt geopend. 

Gezamenlijke inbox aanmaken

1. Klik op de knop 'Voeg toe'. 
   
2. Klik op de knop 'Groepsinbox' die nu zichtbaar is.
3. Vul de naam van de gezamenlijke inbox in bij het veld onder 'Naam'. 
4. Voeg de deelnemers toe in het veldje onder 'Deelnemers toevoegen'.
   1. Let op! 
      1. Je kan alleen personen toevoegen van je eigen praktijk
      2. Je kan meerdere personen toevoegen

      3. Je moet ook jezelf toevoegen als je deelnemer wilt zijn van de gezamenlijke inbox
         

          

5. Voeg (indien gewenst) een gezamenlijk e-mailadres toe voor het ontvangen notificaties bij nieuwe gesprekken en berichten.

   

6. Geef aan of nieuwe deelnemers die aan de inbox worden toegevoegd vanaf dat moment alleen toegang moeten krijgen tot nieuwe gesprekken of dat zij ook automatisch moeten worden toegevoegd aan alle actieve historische gesprekken.
7. Klik op de knop 'Volgende'.
8. Je krijgt de samenvatting van de ingevulde informatie te zien en controleer of alles klopt.
9. Klik op de knop 'Bevestigen'.
10. De inbox is nu aangemaakt en zichtbaar in de gezamenlijke inbox pagina.
    

De naam en deelnemer instellingen bewerken

1. Klik op de gezamenlijke inbox waarvan je de naam wilt aanpassen.
2. Er wordt een pop-up geopend met informatie over de gezamenlijke inbox.
3. Pas de naam aan via het veldje onder 'Naam'.
   
    
4. Klik op de optie 'Alle gesprekken (incl. historie)' als nieuwe deelnemers van de inbox moeten worden toegevoegd aan alle nieuwe en bestaande gesprekken waar de inbox onderdeel van is of wordt. Wil je dit niet klik dan op de optie 'Nieuwe gesprekken' om des nieuwe deelnemers alleen aan nieuwe gesprekken toe te voegen. 
5. Klik op de knop 'Bevestigen' als je klaar bent. 

Afwezigheidsmelding toevoegen aan een bestaande gezamenlijke inbox

1. Klik op de gezamenlijke inbox waaraan je een afwezigheidsmelding wil toevoegen.

2. Klik op de knop 'Voeg toe'. Stel hier de datum en tijd van de afwezigsheidsmelding in. Voeg een toelichting voor de afwezigheidsmelding toe. 

   

3. Voeg eventueel voor een latere periode nog een afwezigheidsmelding toe. 
4. Klik op de knop 'Bevestigen' als je klaar bent. 

Deelnemer(s) toevoegen aan een bestaande gezamenlijke inbox

1. Klik op de gezamenlijke inbox waaraan je één of meerdere deelnemers wilt toevoegen.
2. Er wordt een pop-up geopend met informatie over de gezamenlijke inbox.
3. Voeg de deelnemers toe in het veldje onder 'Deelnemers toevoegen'.
   1. Let op! 
      1. Je kan alleen personen toevoegen van je eigen praktijk
      2. Je kan meerdere personen toevoegen
      3. Je kan ook jezelf toevoegen als je geen deelnemer bent van de gezamenlijke inbox
4. Klik op de knop 'Voeg toe'.
   
5. De deelnemers die je hebt toegevoegd zijn nu zichtbaar in de tabel met deelnemers.
6. Klik op de knop 'Bevestigen' als je klaar bent.
7. Let op! Als je de optie 'Alle gesprekken (incl. historie)' hebt geselecteerd, worden deze nieuwe deelnemers van de inbox toegevoegd aan alle nieuwe en bestaande gesprekken waar de inbox onderdeel van is of wordt.

Deelnemer(s) verwijderen uit een bestaande gezamenlijke inbox

1. Klik op de gezamenlijke inbox waarvan je één of meerdere deelnemers wilt verwijderen.
2. Er wordt een pop-up geopend met informatie over de gezamenlijke inbox.
3. Zoek de deelnemer die je wilt verwijderen in de tabel met deelnemers.
4. Klik op de knop met het prullenbak icoontje bij de deelnemer die je wilt verwijderen.
   
5. De deelnemer die je hebt verwijderd is nu niet meer zichtbaar in de tabel met deelnemers.
6. Klik op de knop 'Bevestigen' als je klaar bent.

Gesprek starten met een gezamenlijke inbox via de gesprekkenpagina

1. Klik op de knop 'Berichten' en vervolgens op 'Gesprekken' bovenaan de pagina.
2. Klik op het potloodje om een gesprek te starten. 
3. Voeg een patiënt toe indien het gesprek over een patiënt gaat. Zo niet, klik dan op de knop 'Verder zonder patiënt'.
4. Klik op de knop 'Verder'.
5. Kies de gezamenlijke inbox die je wilt toevoegen of vul in de zoekbalk de naam of de praktijk in van de gezamenlijke inbox die je wilt toevoegen. Als je wilt kan je meerdere gezamenlijke inboxen en/of individuele deelnemers toevoegen. Let op! Je kunt alleen de gezamenlijke inboxen vinden die niet van jouw eigen praktijk zijn. 
   
6. Klik op de knop 'Verder'. 
7. Vul het gespreksonderwerp in onder 'Gespreksonderwerp'.
8. Kies een afzender in onder 'Afzender'. Je kan jezelf of een gezamenlijke inbox van jouw praktijk kiezen. 
9. Klik op de knop 'Start dit gesprek'. 
10. Je gaat automatisch naar de gesprekken pagina en het gesprek dat je hebt gestart is geopend. 
    

Gesprek starten met een gezamenlijke inbox via het patiëntoverzicht 

1. Klik in de navigatiebalk op de knop 'Samenwerken' - 'Patiënt zoeken'. 
2. Zoek de patiënt op via de zoekbalk en klik op de juiste patiënt. 
3. Het patiëntoverzicht wordt automatisch geopend. 
4. Klik onder direct regelen op 'Gesprek' om een gesprek te starten. 
   
5. Voeg een patiënt toe indien het gesprek over een patiënt gaat. Zo niet, klik dan op de knop 'Verder zonder patiënt'.
6. Klik op de knop 'Verder'. 
7. Kies de gezamenlijke inbox die je wilt toevoegen of vul in de zoekbalk de naam of de praktijk in van de gezamenlijke inbox die je wilt toevoegen. Als je wilt kan je meerdere gezamenlijke inboxen en/of individuele deelnemers toevoegen. Let op! Je kunt alleen de gezamenlijke inboxen vinden die niet van jouw eigen praktijk zijn. 
8. Klik op de knop 'Verder'. 
9. Vul het gespreksonderwerp in onder 'Gespreksonderwerp'.
10. Kies een afzender in onder 'Afzender'. Je kan jezelf of een gezamenlijke inbox van jouw praktijk kiezen. 
11. Klik op de knop 'Start dit gesprek'. 
12. Je gaat automatisch naar de gesprekken pagina en het gesprek dat je hebt gestart is geopend. 

Gesprekken beheren in de gezamenlijke inbox

Gesprekken in een gezamelijke inbox werken hetzelfde als individuele gesprekken. Bekijk deze handleidingen om meer te lezen over het beheren van gesprekken. 

Veelgestelde vragen

Kan ik meerdere gezamenlijke inboxen aanmaken?
]a, je kunt meerdere gezamenlijke inboxen aanmaken via de praktijkinstellingen.

Kan ik een deelnemer later toevoegen of verwijderen?
Ja, dit kan via de instellingen van de betreffende inbox.

Worden deelnemers die ik toevoeg aan een gezamenlijke inbox automatisch onderdeel van al bestaande gesprekken die voor die gezamenlijke inbox lopen?
Nee, per gezamenlijke inbox moet worden aangegeven of nieuwe deelnemers die je toevoegt aan de gezamenlijke inbox ook automatisch onderdeel moeten worden van bestaande gesprekken.

Worden deelnemers die ik uit een gezamenlijke inbox verwijder ook automatisch uit de gesprekken waar zij onderdeel van zijn verwijderd?
Ja, deelnemers die uit een gezamenlijke inbox worden verwijderd door een andere gebruiker of doordat zij bijvoorbeeld uit dienst treden worden automatisch uit de voor hen nog lopende gesprekken verwijderd.

Als er een e-mailadres is ingesteld voor een gezamenlijke inbox, ontvangen de deelnemers zelf ook nog notificaties voor nieuwe gesprekken en berichten?

Ja, de deelnemers van de gezamenlijke inbox blijven notificaties ontvangen. Dit kan een gebruiker zelf uitzetten in de notificatie-instellingen onder mijn profiel. Zie voor meer informatie de supportpagina over het instellen van notificaties. 

Heb je een (andere) vraag over deze functionaliteit? 

Laat het ons weten door contact op te nemen met VIPLive Support.

Meer weten?

Voor meer informatie over gesprekken in VIPLive, zie deze handleidingen op de VIPLive Supportpagina. 

Als je nog vragen of verdere ondersteuning nodig hebt aarzel dan niet om contact op te nemen met VIPLive Support. We staan klaar om je te helpen.