Doel van deze functionaliteit
Deze handleiding gaat over het beheren van VIPLive account(s) van medewerkers van de huisartsenpraktijk.
Technische of functionele voorwaarden
- De accounts van medewerkers van een huisartsenpraktijk kunnen worden beheerd door iemand binnen de huisartsenpraktijkpraktijk met Level A. Vaak is dit de huisarts.
Stapsgewijze instructie
Openen medewerkerbeheer
- Log in op VIPLive.
- Klik rechts bovenin het scherm op je naam.
Kies in het drop-down menu voor 'Praktijkinstellingen'.
Selecteer vervolgens in het linker menu 'Medewerkerbeheer'.
In 'Medewerkerbeheer' kun je als gebruiker met Level A (vaak de huisarts) inzien welke gebruikers een account hebben in de praktijk. Daarnaast kun je nieuwe medewerkers toevoegen en bestaande medewerkers ontkoppelen van je praktijk of de rollen/levels van je medewerkers beheren.
Aanvragen account voor (nieuwe) medewerker
Met de knop 'Voeg medewerker toe' wordt een nieuw scherm geopend.
-
Vul de gegevens in van de medewerk(st)er. De verplichte velden zijn:
Voorletter
Achternaam
E-mailadres (de nieuwe medewerk(st)er ontvangt op het ingevulde e-mailadres een uitnodiging.
- Met de toggle 'Extra gegevens invoeren' kun je nog extra informatie van de medewerker toevoegen.
Klik op 'Volgende'.
Kies de organisatie waarvoor je de nieuwe medewerk(st)er wil uitnodigen. Hier staan automatisch alleen de organisaties waarvoor je gemachtigd bent om medewerkers uit te nodigen.
Klik op het pijltje achter je organisatie om de gewenste organisatie te selecteren.
Kies vervolgens met welke ingangsdatum de medewerk(st)er start bij de organisatie en welke rol de medewerk(st)er moet krijgen. Vul eventueel een einddatum in, deze is niet verplicht.
Klik op 'Volgende'.
Controleer de gegevens op de samenvatting. Indien alles goed is ingevuld, klik op 'Verzenden'.
Toegang geven tot patiëntdata
Let op: indien de medewerker toegang moet krijgen tot patiëntdata moet er nadat de nieuwe medewerker de uitnodiging heeft geaccepteerd nog handmatig de toegang tot patiëntdata ingesteld worden.
Ga in het linkermenu 'Toegang tot patiëntdata'.
Er opent een overzicht met alle medewerkers van de organisatie, samen met hun rol en optioneel hun toegang tot patiëntdata.
Klik op de medewerker waarvoor je de toegang tot patiëntdata wilt instellen of wijzigen.
Er verschijnt een menu aan de rechterkant van het scherm waar de toegang tot patiëntdata ingesteld kan worden.
Indien je de medewerker toegang wil geven tot patiëntdata zet dan het vinkje voor 'Medewerker heeft toegang tot patiëntdata' aan.
Klik op 'Bevestigen'.
SSO koppeling tussen HIS en VIPLive tot stand brengen
Om via het HIS rechtstreeks vanuit het patiëntendossier naar de patiëntenkaart in VIPLive te gaan is een zogeheten SSO (Single Sign On) koppeling noodzakelijk tussen het HIS en je nieuwe VIPLive account. Dit kan je als gebruiker aanvragen nadat je hebt ingelogd via de chat van VIPLive Support.
Veelgestelde vragen
Wat moet ik doen als de nieuwe gebruiker geen mail heeft ontvangen over zijn account?
Het kan voorkomen dat de uitnodigingsmail in de mailbox ongewenst terecht komt. Controleer deze daarom indien de gebruiker geen e-mail heeft ontvangen.
Hoe kan ik inzien dat het account succesvol is aangemaakt?
Op het moment dat de uitgenodigde gebruiker zijn account heeft aangemaakt wordt de gebruiker zichtbaar onder 'Medewerkerbeheer'. De kolom 'Status' geeft aan wat de status is van het account. Een account kan de volgende statussen kennen:
| Status | Betekenis |
| 'Uitgenodigd' | De nieuwe medewerker heeft een uitnodigingsmail ontvangen op het ingevulde mailadres en zal deze moeten activeren en het account aanmaken of koppelen. |
| 'Uitnodiging ingetrokken' | De uitnodiging naar de nieuwe medewerker is ingetrokken door een Level-A medewerker en de uitnodigingsmail kan niet meer gebruikt worden om een account aan te maken of te koppelen. |
| 'Uitnodiging verlopen' | De uitnodiging is niet binnen 7 dagen beantwoordt door de gebruiker en is komen te vervallen. De uitnodiging zal opnieuw moeten worden verstuurd. |
| 'Actief' | De medewerker heeft de uitnodiging geaccepteerd en is actief bij je praktijk. |
| 'Inactief' | De medewerker heeft geen toegang meer tot je praktijk. |
Welke rollen zijn beschikbaar en wat betekenen deze rollen?
| Rol | Omschrijving |
| Level A | Een gebruiker van level A mag alle functies van VIPLive gebruiken waar de praktijk recht op heeft. |
| Level B | Een gebruiker van level B heeft beperkte toegang tot Declareren (Praktijkdeclaraties - handmatige facturen, aandacht nodig) en Controles (COV, ION en per patiënt). |
| Level B+ | Een gebruiker van level B+ kan bij enkele functies van Declareren (Praktijkdeclaraties - handmatige facturen, aandacht nodig) en Controles (COV, ION en per patiënt). Daarnaast kan de gebruiker kan ook bij de bundeloverzichten van de praktijk- en zorggroepdeclaraties en heeft toegang tot het ketenzorgdashboard en het populatiedashboard. |
| Level C | Een gebruiker van level C kan de zorggroepdeclaraties uitvoeren, maar kan geen bedragen inzien. De gebruiker heeft daarmee beperkte toegang tot de zorggroepdeclaraties en rapporten & dashboards. De gebruiker kan alle ketenzorgacties rondom de patiënt inzien en uitvoeren en heeft toegang tot onder andere patiëntenoverzicht, verwijzen, consulteren en thuismetingen. De gebruiker kan extracties uploaden (afhankelijk van het HIStype waarmee wordt gewerkt) en berichten sturen en ontvangen. Daarnaast kan de gebruiker ook Spreekuur.nl e-consulten ontvangen. |
| Level C+ | Een gebruiker van level C+ kan de zorggroepdeclaraties uitvoeren en de bedragen hiervan inzien. De gebruiker heeft daarmee beperkte toegang tot de Zorggroepdeclaraties en rapporten en dashboards. De gebruiker kan alle ketenzorgacties rondom de patiënt inzien en uitvoeren en heeft toegang tot o.a. patiëntenoverzicht, verwijzen, consulteren en thuismetingen. De gebruiker kan extracties uploaden (afhankelijk van het HIStype waarmee wordt gewerkt) en berichten sturen en ontvangen. Daarnaast kan de gebruiker ook Spreekuur.nl e-consulten ontvangen. |
| Level D | Een gebruiker van level D heeft toegang tot de rapporten, het ketenzorgdashboard en kan de aantallen van ketenzorgdeclaraties inzien. De gebruiker kan extracties uploaden (afhankelijk van het HIStype waarmee wordt gewerkt). |
| Level E | Een gebruiker van level E kan alle ketenzorgacties rondom de patiënt uitvoeren, onder andere patiëntenoverzicht, verwijzen en consulteren. De gebruiker kan berichten sturen en ontvangen. Daarnaast kan de gebruiker ook Spreekuur.nl e-consulten ontvangen. |
| POH-GGZ Medewerker | Let op: Om correct te kunnen declareren moet een medewerker met de rol POH-GGZ medewerker ook gekoppeld zijn aan het POH-GGZ zorgprogramma van de desbetreffende regio-organisatie. Dit moet door de RHO worden aangevraagd en wordt niet automatisch toegevoegd. Hierna heeft een POH-GGZ medewerker heeft toegang tot verwijzingen, gesprekken, therapieland en minddistrict. Wanneer de gebruiker toegang tot patiëntdata krijgt, heeft deze ook inzicht in de gegevens van de patiënt. |
Als een (nieuwe) medewerker voor meerdere praktijken werkzaam is, moet ik dan voor iedere praktijk een nieuwe uitnodiging versturen?
Nee, het bestaande account kan direct worden gekoppeld aan een andere organisatie, mits jij beschikt over de juiste rechten om medewerkers te beheren binnen deze organisaties. Hierdoor hoeft er niet voor elke organisatie opnieuw een accountuitnodiging te worden verstuurd. Zie hiervoor: Medewerker koppelen aan organisatie.
Beschik jij niet over de juiste rechten om medewerkers te beheren binnen deze andere organisaties, dan moeten de organisaties deze medewerker wel opnieuw uitnodigen. De medewerker die de uitnodiging ontvangt kiest dan voor de optie 'Inloggen met bestaand account'.
Heb je een (andere) vraag over deze functionaliteit?
Laat het ons weten door contact op te nemen met VIPLive Support.
Meer weten?
Als je nog vragen hebt of verdere ondersteuning nodig hebt, aarzel dan niet om contact op te nemen met VIPLive Support. We staan altijd klaar om je te helpen.