Handleiding Spreekuur.nl voor zorgverlener dagpraktijken.
Inloggen in VIPLive voor Spreekuur.nl
- Ga naar Viplive.nl
- Klik op ‘Inloggen’ rechtsboven in je venster
- Voer je gebruikersnaam en wachtwoord in
Eerste keer inloggen
Log je voor het eerst in? Voer je gekregen gebruikersnaam en wachtwoord in.
Beveilig uw account
Beveilig hier uw account met een twee-factor authenticatie methode. Selecteer de methode via sms-code.
Voer in stap 2 vervolgens je mobiele telefoonnummer in en klik op ‘Stuur verificatiecode’. Vul de code in die je hebt ontvangen en klik op ‘Opslaan’. Het Wachtwoord wijzigen venster verschijnt. Voer je oude wachtwoord en nieuwe wachtwoord in om je wachtwoord te wijzigen. Let op! Het wachtwoord moet minstens 12 tekens zijn en bestaat uit zowel kleine letters als minstens 1 hoofdletter, 1 cijfer en 1 speciaal teken.
Je zelfgekozen wachtwoord is meer dan alleen een toegangssleutel. Het wachtwoord is tevens de sleutel tot het koppelen van identificerende patiëntgegevens en de toegang tot uw e-consulten. Raak je je wachtwoord kwijt, dan zijn de eerdere e-consulten niet meer zichtbaar.
Goede wachtwoorden onthouden is lastig! Daarom raden wij een wachtwoordmanager aan, bijvoorbeeld Lastpass, KeePass of Keyhub
Openen van de e-consulten pagina
Een Spreekuur-consult van een patiënt komt in VIPLive in het e-consult overzicht. Nadat je bent ingelogd in VIPLive en je huisartsenpraktijk gekozen hebt, kom je op de algemene landingspagina van VIPLive.
Klik op de knop ‘Berichten’ óf ‘E-consulten’ om naar het berichtenoverzicht te gaan.
Je zit nu in het algemene berichtenoverzicht van VIPLive. Klik op het icoon van Spreekuur.nl om de Spreekuur-consulten te zien.
Je zit nu in de inboxpagina waar de e-consulten binnenkomen.
Tip: stel de pagina https://platform.viplive.nl/#/e-consulten in als favoriet in uw browser. Via deze link kom je direct op de e-consultenpagina in VIPLive.
Inzien en oppakken van Spreekuur-consulten
Je ziet de drie e-consult mappen: ‘Nieuw’, ‘Opgepakt’ en ‘Gearchiveerd’. Een nieuw e-consult komt binnen in de map ‘Nieuw’. 
Voordat je het e-consult oppakt, kun je de hulpvraag, foto en ingevulde vragenlijst zien. We adviseren om eerst alle meegestuurde informatie te bekijken en vervolgens pas het consult op te pakken. Er wordt veel informatie uitgevraagd! Klik op vragenlijst inzien om de antwoorden op de vragen in te zien. Hier zijn ook de patiëntgegevens te zien.
Nadat je alle informatie hebt bekeken, klik je onderin je venster op de blauwe knop ‘Patiëntgegevens controleren’. Je dient vervolgens de door de patiënt ingevulde gegevens te controleren met de patiëntgegevens in het eigen HIS. Vertrouw je het niet? Geef dan aan dat je de patiënt niet verder kan helpen.
Zodra de patiëntgegevens correct zijn, komt er een groen vinkje voor de patiëntnaam te staan. Zijn de patiëntgegevens incorrect? Dan verschijnt er een rood kruisje. Dit kun je later nog aanpassen via ‘Patiëntgegevens inzien’.
Chat met de patiënt
Nadat je het e-consult hebt opgepakt, kun je chatten met de patiënt. Het e-consult is verplaatst naar de map ‘Opgepakt’. Dit is het moment waarop de patiënt een sms gekregen heeft dat het e-consult opgepakt is. Voor de interactie adviseren we om als zorgverlener zoveel mogelijk gebruik te maken van templates. Deze templates zijn professioneel en gebruiksvriendelijk geschreven. Om gebruik te maken van templates klik je op het template icoon onder in je venster.
Selecteer het template waar je gebruik van wilt maken, bijvoorbeeld het welkom template. Je ziet dat de namen van de patiënt en zorgverlener direct zijn ingevuld. Let op! Lees de templates goed door voordat je deze selecteert. Het kan zijn dat er nog tekstuele aanpassingen gemaakt wensen te worden. Klik op ‘Selecteer template’ om de tekst te versturen naar de patiënt. Naast het gebruik van de templates, kun je ook zelf een bericht schrijven in de chat. Gebruik hiervoor de berichtenbalk en klik op ‘Verzenden’.
Tot slot is het mogelijk om de patiënt een herinnerings-sms te sturen indien deze niet reageert. Gebruik hiervoor de knop ‘Stuur herinnerings-sms’.
Videobellen met de patiënt
Het is mogelijk om met de patiënt te videobellen. Hiervoor maakt VIPLive gebruik van Whereby. Let op! Selecteer eerst het template met uitleg over videobellen en verstuur de informatie via de chat aan de patiënt. Klik vervolgens op het videobel-icoon onder in de chat om het verzoek tot videobellen te sturen. Er wordt een bericht met een link gegenereerd. Zodra je beide op deze link klikt, kom je in dezelfde digitale videobelkamer
Middels het paperclip icoon is het mogelijk bijlagen te sturen naar de patiënt.
Afsluiten e-consult
Om het e-consult af te sluiten, voer je de volgende stappen uit.
- Als je tot een afronding van het e-consult komt, voer je de benodigde acties uit in het HIS.
- Tot slot rond je het consult af met de patiënt (middels een template) en sluit je vervolgens het e-consult. Klik hiervoor op ‘e-consult’ afsluiten. Het e-consult is vervolgens zichtbaar in de map ‘Gearchiveerd’. Patiënten kunnen geen berichten meer sturen.
Overdragen e-consult
Het is mogelijk om een Spreekuur-consult over te dragen. Ga hiervoor naar ‘Gespreksinstellingen’ aan de rechterkant van het venster.
Klik op het plusteken aan de rechterkant van je venster en selecteer de zorgverlener die je wilt toevoegen. Bij de toegevoegde zorgverlener verschijnt het e-consult vervolgens ook in de map opgepakt in zijn eigen account. Via ‘Gesprek verlaten’ bij ‘Gespreksinstellingen’ kan je vervolgens zelf het gesprek verlaten.
Notificaties
Als zorgverlener kun je notificaties instellen bij een nieuw Spreekuur-consult- of bericht. Klik rechtsboven in het venster op je naam en vervolgens op ‘Mijn profiel’.
Klik vervolgens op ‘Notificaties’ aan de linkerkant van je venster en activeer de meldingen die je wilt ontvangen. Dit kan per e-mail of per bureaubladmelding.
E-consult parkeren
Een spreekuur arts heeft de mogelijkheid om een e-consult tijdelijk te parkeren. Dit kan bijvoorbeeld als het druk is en het e-consult qua chat is afgerond maar de registratie in het Spoed EPD nog niet compleet is.
- Met de actieknop E-consult parkeren verplaatst het e-consult naar de sub-map Geparkeerd die helemaal onderaan de Opgepakt kolom verschijnt.
- Als het e-consult is verplaatst naar de Geparkeerd sub-map verschijnt een melding 'Gelukt. E-consult geparkeerd
- Na het parkeren van e-consulten wordt de sub-map Geparkeerd zichtbaar en toont het tellertje naast Geparkeerd hoeveel e-consulten er geparkeerd zijn.
- Indien er geen geparkeerde e-consulten zijn dan is de sub-map Geparkeerd niet zichtbaar
- De sortering in de Geparkeerd sub-map is vergelijkbaar met de sortering in de rest van de Opgepakt kolom
Let op: als een e-consult geparkeerd is betekent dit niet dat de chat is afgesloten. Zowel de patiënt als de zorgverlener kunnen nog berichten sturen in het e-consult. Er verschijnt ook een blauw bolletje naast nieuwe berichten in de sub-map geparkeerd, maar dit e-consult zal niet helemaal naar boven verplaatsen in de Opgepakt kolom. Het e-consult met nieuwe berichten verplaatst wel helemaal naar boven in de sub-map Geparkeerd.
- Met de actieknop E-consult terugzetten kan een e-consult weer worden verplaatst vanuit de sub-map Geparkeerd naar de Opgepakt kolom
- Als het e-consult is teruggezet naar de Opgepakt kolom verschijnt een melding 'Gelukt. E-consult teruggezet'
Hulp nodig?
In de handleiding wordt stap voor stap het Spreekuurproces uitgelegd. Voor hulp of vragen kunt u contact opnemen met Calculus via 088 528 10 20 of via info@spreekuur.nl
Bijgewerkt
Neem contact op