Deze handleiding gaat over het oppakken, beantwoorden en afsluiten van e-consulten. E-consulten komen binnen in VIPLive. Het is daarom belangrijk om eerst in te loggen in VIPLive. Klik hier als je hulp nodig hebt bij het inloggen.

Let op: Stel jouw account eerst op de juiste manier in voordat je bezig gaat met consulten beantwoorden. Zie dit artikel voor het juist instellen van jouw account.

Oppakken van e-consulten

Openen van de e-consulten pagina

Een Spreekuur-consult van een patiënt komt in VIPLive in het e-consult overzicht. Nadat je bent ingelogd in VIPLive en je huisartsenpraktijk gekozen hebt, kom je op de algemene landingspagina van VIPLive.

Klik op de knop ‘Berichten’ óf ‘E-consulten’ om naar het berichtenoverzicht te gaan.

Je zit nu in het algemene berichtenoverzicht van VIPLive. Klik op het icoon (E of S) van e-consulten of van Spreekuur.nl om de Spreekuur-consulten te zien.

Je zit nu in de inboxpagina waar de e-consulten binnenkomen.

Tip: stel de pagina https://platform.viplive.nl/#/e-consulten in als favoriet in uw browser. Via deze link kom je direct op de e-consultenpagina in VIPLive.

Om naar de oude e-consulten te gaan van vóór 28 mei, klik 'naar oude inbox'.

Inzien en oppakken van Spreekuur-consulten

Je ziet de drie e-consult mappen: ‘Nieuw’, ‘Opgepakt’ en ‘Gearchiveerd’. Een nieuw e-consult komt binnen in de map ‘Nieuw’.

Let op! Als je alleen de mappen 'Opgepakt' en 'Gearchiveerd' ziet, voer dan de volgende aanpassing uit. Ga naar 'Praktijkinstellingen' en navigeer vervolgens naar 'Spreekuurbeheer'. Als er geen vinkjes staan bij alle personen, zullen zij allemaal de inbox 'Nieuw' zien. Als bepaalde personen wel een blauw vinkje hebben, zullen alleen zij de inbox 'Nieuw' zien. Als de inbox 'Nieuw' niet zichtbaar is voor iemand die hier wel toegang tot wilt hebben, dien je voor die persoon het dus blauwe vinkje aan te zetten.

Voordat je het e-consult oppakt, kun je de hulpvraag, foto en ingevulde vragenlijst zien. We adviseren om eerst alle meegestuurde informatie te bekijken en vervolgens pas het consult op te pakken. Er wordt veel informatie uitgevraagd! Klik op vragenlijst inzien om de antwoorden op de vragen in te zien. Hier zijn ook de patiëntgegevens te zien.

Nadat je alle informatie hebt bekeken, klik je onderin je venster op de blauwe knop ‘Patiëntgegevens controleren’. Je dient vervolgens de door de patiënt ingevulde gegevens te controleren met de patiëntgegevens in het eigen HIS. Vertrouw je het niet? Geef dan aan dat je de patiënt niet verder kan helpen.

Zodra de patiëntgegevens correct zijn, komt er een groen vinkje voor de patiëntnaam te staan. Zijn de patiëntgegevens incorrect? Dan verschijnt er een rood kruisje. Dit kun je later nog aanpassen via ‘Patiëntgegevens inzien’.

Praktijkarchief

Zorgverleners die toegang hebben tot het praktijkarchief (dit wordt aan de kant van Spreekuur ingericht) hebben binnen de map ‘Gearchiveerd’ de mogelijkheid om alle gearchiveerde e-consulten binnen de praktijk in te zien.

Beantwoorden van e-consulten

Chat met de patiënt

Nadat je het e-consult hebt opgepakt, kun je chatten met de patiënt. Het e-consult is verplaatst naar de map ‘Opgepakt’. Dit is het moment waarop de patiënt een sms gekregen heeft dat het e-consult opgepakt is.

Middels het paperclip icoon is het mogelijk bijlagen te sturen naar de patiënt, zie onder.

Voor de interactie adviseren we om als zorgverlener zoveel mogelijk gebruik te maken van templates. Deze templates zijn professioneel en gebruiksvriendelijk geschreven. Om gebruik te maken van templates klik je op het template icoon onder in je venster. Klik hier om te zien welke templates allemaal beschikbaar zijn.

Hierdoor opent een pop-up:

Selecteer het template waar je gebruik van wilt maken, bijvoorbeeld het welkom template. Je ziet dat de namen van de patiënt en zorgverlener direct zijn ingevuld. Let op! Lees de templates goed door voordat je deze selecteert. Het kan zijn dat er nog tekstuele aanpassingen gemaakt wensen te worden. Klik op ‘Selecteer template’ om de tekst te versturen naar de patiënt. Naast het gebruik van de templates, kun je ook zelf een bericht schrijven in de chat. Gebruik hiervoor de berichtenbalk en klik op ‘Verzenden’, rechts onderin.

Tot slot is het mogelijk om de patiënt een herinnerings-sms te sturen indien deze niet reageert. Gebruik hiervoor de knop ‘Stuur herinnerings-sms’, deze is te vinden onder de drie-puntjes met uitklapmenu.

Videobellen met de patiënt

Het is mogelijk om met de patiënt te videobellen. Hiervoor maakt VIPLive gebruik van Whereby. Let op! Selecteer eerst het template met uitleg over videobellen en verstuur de informatie via de chat aan de patiënt. Klik vervolgens op het videobel-icoon onder in de chat om het verzoek tot videobellen te sturen. Er wordt een bericht met een link gegenereerd. Zodra je beide op deze link klikt, kom je in dezelfde digitale videobelkamer.

Afsluiten van e-consulten

Afsluiten e-consult

Om het e-consult af te sluiten, voer je de volgende stappen uit.

1. Als je tot een afronding van het e-consult komt, voer je de benodigde acties uit in het HIS.
2. Tot slot rond je het consult af met de patiënt (middels een template) en sluit je vervolgens het e-consult. Klik hiervoor op ‘e-consult’ afsluiten. Het e-consult is vervolgens zichtbaar in de map ‘Gearchiveerd’. Patiënten kunnen geen berichten meer sturen.

Overdragen e-consult

Het is mogelijk om een Spreekuur-consult over te dragen. Ga hiervoor naar ‘Deelnemerbeheer’ aan de bovenzijde van het venster.

Selecteer via het zoekveld welke zorgverlener u toe  wilt voegen en druk op ‘Voeg. Bij de toegevoegde zorgverlener verschijnt het e-consult vervolgens ook in de map opgepakt in zijn eigen account. Via de knop ‘E-consult verlaten’ onder de ‘Meer acties’ knop kan je vervolgens zelf het e-consult verlaten.

Let op! Om het e-consult te verlaten moet er minimaal één zorgverlener aanwezig zijn zodat de patiënt nooit alleen in het e-consult achter kan blijven.

E-consult parkeren

Een spreekuur arts heeft de mogelijkheid om een e-consult tijdelijk te parkeren. Dit kan bijvoorbeeld als het druk is en het e-consult qua chat is afgerond maar de registratie in het Spoed EPD nog niet compleet is.

• Met de actieknop E-consult parkeren (te vinden onder de ‘Meer acties ’ knop) verplaatst het e-consult naar de sub-map Geparkeerd die helemaal onderaan de Opgepakt kolom verschijnt.
• Als het e-consult is verplaatst naar de Geparkeerd sub-map verschijnt een melding 'Gelukt. E-consult geparkeerd
• Na het parkeren van e-consulten wordt de sub-map Geparkeerd zichtbaar en toont het tellertje naast Geparkeerd hoeveel e-consulten er geparkeerd zijn.
• Indien er geen geparkeerde e-consulten zijn dan is de sub-map Geparkeerd niet zichtbaar
• De sortering in de Geparkeerd sub-map is vergelijkbaar met de sortering in de rest van de Opgepakt kolom

Let op: als een e-consult geparkeerd is betekent dit niet dat de chat is afgesloten. Zowel de patiënt als de zorgverlener kunnen nog berichten sturen in het e-consult. Er verschijnt ook een blauw bolletje naast nieuwe berichten in de sub-map geparkeerd, maar dit e-consult zal niet helemaal naar boven verplaatsen in de Opgepakt kolom. Het e-consult met nieuwe berichten verplaatst wel helemaal naar boven in de sub-map Geparkeerd.

• Met de actieknop E-consult terugzetten kan een e-consult weer worden verplaatst vanuit de sub-map Geparkeerd naar de Opgepakt kolom

Hulp nodig?

In de handleiding wordt stap voor stap het Spreekuurproces uitgelegd. Voor hulp of vragen kunt u contact opnemen met Calculus via 088 528 10 20 of via info@spreekuur.nl