Doel van deze functionaliteit

Deze handleiding beschrijft hoe je een collega binnen de regionale huisartsenorganisatie (RHO) toegang geeft tot VIPLive én tot een zorgprogramma. Daarvoor heeft de medewerker twee rollen nodig: één op RHO-niveau en één op zorgprogrammaniveau. Die regel je op twee plekken, in een vaste volgorde.

• Rol 1 (regio-organisatieniveau): Hiermee krijgt de medewerker een VIPLive-account binnen jullie RHO. 
• Rol 2 (zorgprogrammaniveau): Hiermee bepaal je wat de medewerker binnen één specifiek zorgprogramma mag zien en doen. 

Zonder rol 1 kun je rol 2 niet geven. Met alleen rol 1 ziet de medewerker nog geen zorgprogramma.

Technische of functionele voorwaarden

• Je kunt alleen medewerkers uitnodigen die bij dezelfde organisatie werken als jezelf.
• Om een medewerker uit te nodigen heb je binnen de organisatie de rol 'Regio-organisatiemanager' nodig.
• Om een medewerker aan een zorgprogramma te koppelen moet je zelf als 'Zorgprogrammamanager' aan dat zorgprogramma gekoppeld zijn.
• Een medewerker kan pas aan een zorgprogramma worden gekoppeld wanneer stap 2 (uitnodiging accepteren en account aanmaken) afgerond is. 

Stapsgewijze instructie

Algemene informatie

Het account wordt in drie stappen ingericht. De RHO en de nieuwe medewerker voeren elk een deel van de stappen uit.

• Stap 1 (RHO): Nieuwe medewerker een accountuitnodiging sturen
• Stap 2 (nieuwe medewerker): Uitnodiging accepteren en account aanmaken
• Stap 3 (RHO): Nieuwe medewerker koppelen aan de juiste zorgprogramma's

Stap 1 (RHO): Nieuwe medewerker een accountuitnodiging sturen

Zie ook: Account uitnodiging versturen voor een medewerker binnen de regionale huisartsenorganisatie. 

1. Log in op VIPLive. 
2. Klik linksboven in het scherm op je 'Beheer' en klik op 'Medewerkers'.

3. Klik rechts in het scherm op 'Voeg medewerker toe'. 

   

4. Er opent een pop-up. Vul de naam en het e-mailadres van de medewerker in die je wil uitnodigen. Klik op 'Volgende'.
5. Kies de juiste organisatie door op het pijltje te klikken.

6. Selecteer de gewenste rol voor het nieuwe account, een startdatum en eventueel een einddatum.

   

7. Klik op 'Volgende'. 
8. Controleer de samenvatting en klik op 'Verzenden'. De nieuwe medewerker ontvangt een mail met een uitnodigingslink. 

Stap 2 (nieuwe medewerker): Uitnodiging accepteren en account aanmaken

Zie ook: Uitnodiging accepteren om account te activeren.

1. Je ontvangt een e-mail dat je bent uitgenodigd voor VIPLive. Je ontvangt deze mail op het e-mailadres die bij het versturen van de uitnodiging is opgegeven. 
2. Open de e-mail.
3. Klik op 'Uitnodiging accepteren'.
    
4. De uitnodigingsflow wordt geopend. Kies voor 'Nieuw account aanmaken'.

5. Kies een gebruikersnaam en wachtwoord die voldoen aan de gestelde eisen.
   

6. Klik op 'Doorgaan'. 
7. Om je account te beveiligen wordt gebruik gemaakt van een multifactorauthenticatie. Dit betekent dat je moet inloggen met gebruikersnaam, wachtwoord en een code via je telefoon. Om dit te kunnen moet je je account koppelen aan een gewenste authenticator app. 

8. Open de gewenste authenticator app in uw telefoon en scan de QR-code die verschijnt. Lukt het niet om de QR-code te scannen? klik dan op 'Problemen met scannen?'. 

    

9. Het account wordt gekoppeld aan je authenticator app en vervolgens wordt een code getoond. Voer deze code in. 
   
10. Je account is aangemaakt. 

Stap 3 (RHO): Nieuwe medewerker koppelen aan de juiste zorgprogramma's

Zie ook: Medewerker toevoegen aan een zorgprogramma. 

1. Log in op VIPLive.
2. Klik linksboven in het scherm op 'Beheer' en vervolgens op 'Zorgprogramma's'.
3. Klik op het pijltje naast het zorgprogramma waaraan de medewerker moet worden toegevoegd.
4. Klik op het tabblad 'Gekoppelde medewerkers' en vervolgens op de knop 'Koppel medewerkers'.
5. Er opent een scherm. Klik in het dropdownmenu op de naam van de medewerker van de regionale huisartsenorganisatie die je aan het zorgprogramma wilt koppelen.
6. Selecteer de gewenste rol, een startdatum en eventueel een einddatum.
7. Controleer de samenvatting die verschijnt en klik op 'Opslaan'.
8. De medewerker is opgeslagen en verschijnt onder het tabblad 'Gekoppelde medewerkers'. 

Veelgestelde vragen

Waarom zie ik een bepaald zorgprogramma niet onder Beheer?

Je hebt niet de juiste rol binnen het zorgprogramma. Vraag binnen je RHO de rol zorgprogrammamanager of -medewerker aan.

Waarom kan ik geen medewerkers koppelen aan een zorgprogramma? 

Om een medewerker aan een zorgprogramma te koppelen moet je zelf als 'Zorgprogrammamanager' aan dat zorgprogramma gekoppeld zijn.

Waarom zie ik de nieuwe medewerker nog niet bij het koppelen aan het zorgprogramma? 

De nieuwe medewerker is nog niet uitgenodigd of heeft de uitnodiging nog niet geaccepteerd. 

Heb je een (andere) vraag over deze functionaliteit? 

Laat het ons weten door contact op te nemen met VIPLive Support.

Meer weten?

Als je nog vragen of verdere ondersteuning nodig hebt aarzel dan niet om contact op te nemen met VIPLive Support. We staan klaar om je te helpen.