Geldt voor: Basis declaratie en Declaratieservice
Een overstap naar een ander huisartsinformatiesysteem raakt uw declaraties op drie punten: de manier waarop gegevens bij ons binnenkomen, de codes waarmee ze binnenkomen, en het moment waarop u overstapt. Dit artikel gaat alleen over dat declaratiedeel — de migratie zelf regelt u met uw oude en nieuwe HIS-leverancier.
Laat het ons vroeg weten
Geef de overstap door zodra de datum bekend is, ook als er nog niets definitief is. De aanlevering vanuit uw nieuwe HIS moet worden ingericht, en dat kan niet op de dag zelf.
Wat er verandert aan de aanlevering
Heeft uw huidige HIS een automatische koppeling met VIPLive en uw nieuwe ook, dan blijft de werkwijze hetzelfde maar moet de koppeling opnieuw worden ingericht. Heeft uw nieuwe HIS geen koppeling, dan levert u uw declaratiebestand voortaan handmatig aan via Uploads. Zie het artikel Declaratiebestand aanleveren vanuit uw HIS.
Weet u niet zeker welke situatie op u van toepassing is, vraag dat dan bij ons na vóór de overstapdatum. Het is vervelend om daar in de eerste declaratieronde achter te komen.
De laatste ronde uit het oude HIS
Rond af wat er nog openstaat, vóórdat u het oude systeem niet meer kunt gebruiken:
- alle declaraties tot de overstapdatum aangeleverd en verstuurd;
- validatiemeldingen opgelost;
- retourmeldingen afgehandeld;
- gecontroleerd of er geen periode tussen wal en schip valt.
Dat laatste punt is het belangrijkste: zorg dat de laatste declaratieperiode uit het oude HIS naadloos aansluit op de eerste uit het nieuwe. Een gat betekent zorg die nooit gedeclareerd wordt; een overlap betekent dubbele regels en afwijzingen wegens reeds gebruikte factuurnummers. Zie het artikel Dezelfde declaratie twee keer verstuurd: wat nu.
Controleer de eerste aanlevering uit het nieuwe HIS
De eerste ronde na een overstap vraagt meer aandacht dan een gewone ronde. Loop na:
- Zijn de behandelaren herkend? Behandelaarcodes worden in een nieuw HIS soms anders vastgelegd. Ziet u regels met behandelaarcode 00000000, dan is de behandelaar niet herkend. Zie het artikel Praktijkgegevens, AGB-codes en behandelaren.
- Kloppen de prestatiecodes? Controleer een paar regels tegen wat u gewend was, vooral bij M&I-verrichtingen en modules.
- Staat er een onverwacht aantal validatiemeldingen? Meldingen die op veel regels tegelijk voorkomen, wijzen op één ontbrekend gegeven, niet op honderd losse fouten. Zie het artikel Validatiemeldingen oplossen.
- Klopt het totaalbedrag met wat u verwacht? Vergelijk met dezelfde periode uit het oude HIS. Zie het artikel Inzicht in omzet.
- Komen de journaalposten op de vertrouwde grootboekrekeningen? Zie het artikel Controleren of uw journaalposten kloppen.
Het patiëntenbestand en ION
Bij een HIS-overstap wordt het patiëntenbestand opnieuw opgebouwd. Loop daarom na of uw patiëntenlijst en uw ION-inschrijvingen nog kloppen, vooral rond een kwartaalgrens. Zie het artikel ION af- en aanmelden.
Wat er niet verandert
Uw AGB-code, uw toestemmingsverklaringen in VECOZO, uw contracten en uw rekeningnummer blijven bij een HIS-overstap ongewijzigd — tenzij er tegelijk iets aan de praktijk verandert. Gebeurt dat wel, lees dan ook het artikel Nieuwe AGB-code of rechtsvorm.
Wat u aan ons doorgeeft
- van welk HIS u overstapt en naar welk;
- de datum waarop u overgaat;
- tot welke datum u nog vanuit het oude systeem declareert;
- of u de dienstverlening ongewijzigd voortzet;
- wie het aanspreekpunt is tijdens de overstap.
Plan het niet op een ongelukkig moment
Een overstap vlak voor een declaratiedeadline of over een kwartaalgrens heen maakt het onnodig ingewikkeld: u bent dan tegelijk bezig met de laatste ronde uit het oude systeem, de eerste uit het nieuwe en de kwartaalafrekening. Kies waar mogelijk een rustig moment in de maand.
Komt u er niet uit?
Neem contact met ons op met uw AGB-code, het oude en het nieuwe HIS en de overstapdatum.