Geldt voor: Basis declaratie en Declaratieservice
Een nieuwe AGB-code is geen administratieve wijziging maar een nieuw vertrekpunt. Bijna alles wat aan uw declaraties hangt, hangt aan die code. Dit artikel zet op een rij wat er meeverandert.
Wanneer u hiermee te maken krijgt
- uw praktijk wordt overgenomen of u neemt zelf een praktijk over;
- de rechtsvorm verandert, bijvoorbeeld van eenmanszaak naar BV of naar een maatschap;
- u start een nieuwe praktijk of een tweede locatie;
- twee praktijken gaan samen verder onder één code, of een praktijk splitst.
Een naamswijziging zonder nieuwe code is iets anders: dan blijven uw toestemmingen, contracten en inschrijvingen gewoon staan. Twijfelt u of er een nieuwe code komt, vraag dat dan na bij Vektis voordat u iets anders in gang zet.
Wat er aan een AGB-code hangt
| Wat | Wat er gebeurt bij een nieuwe code |
|---|---|
| Toestemmingsverklaringen in VECOZO | Gelden niet mee. U zet COV, ION en de WLZ-raadpleging opnieuw aan op de nieuwe code, elk als tussenpartij software. |
| Contracten met zorgverzekeraars | Staan op de oude code. Nieuwe contracten of contractovername regelt u met de verzekeraars zelf. |
| Tarieven | Volgen uit de contracten. Zolang die er niet zijn, is er geen tarief of geldt een passantentarief. |
| Rekeningnummer | Moet opnieuw bij Vektis en bij elke gecontracteerde verzekeraar worden vastgelegd. |
| ION-inschrijvingen | Patiënten staan ingeschreven op de oude code en moeten worden overgezet. |
| Uw omgeving in VIPLive | De praktijkgegevens, behandelaren en contractafspraken moeten kloppen voor de nieuwe situatie. |
| Openstaande declaraties onder de oude code | Blijven onder de oude code staan en moeten daar worden afgerond. |
De volgorde
- Vektis. Vraag de nieuwe code aan of laat de wijziging registreren, inclusief het rekeningnummer.
- Geef het aan ons door zodra u de nieuwe code heeft, ook als de ingangsdatum nog verderop ligt.
- VECOZO. Zet de toestemmingsverklaringen aan op de nieuwe code. Zie de artikelen VECOZO-toestemming instellen en COV, ION en WLZ aanzetten.
- Zorgverzekeraars. Regel de contracten en geef het rekeningnummer door.
- VIPLive. Loop de praktijkgegevens, behandelaren en contractafspraken na. Zie de artikelen Praktijkgegevens, AGB-codes en behandelaren en Contracten en tarieven controleren.
- ION. Meld af op de oude code en aan op de nieuwe. Zie het artikel ION af- en aanmelden.
- Uw HIS. Laat de nieuwe code daar aanpassen, anders komen er declaratieregels binnen met de oude code erin.
Waar het meestal misgaat
- De code is nieuw, het HIS weet dat nog niet. Er komen dan regels binnen op de oude code, of met een behandelaarcode die niet meer klopt. U ziet dat terug als validatiemeldingen die op veel regels tegelijk voorkomen.
- De toestemmingen zijn vergeten. COV valt als eerste op, ION en WLZ pas een kwartaal later. Zet ze in één keer alle drie aan.
- Het rekeningnummer staat nog op de oude praktijk. De declaratie wordt goedgekeurd, de betaling komt ergens anders binnen.
- De oude code is uitgezet terwijl er nog werk openstond. Rond de laatste ronde eerst af.
Wat u aan ons doorgeeft
- de oude en de nieuwe AGB-code;
- de ingangsdatum van de nieuwe code;
- wat er verandert: alleen de code, of ook de rechtsvorm, de naam of het rekeningnummer;
- of er werk openstaat onder de oude code dat nog moet worden afgerond;
- welk HIS u gebruikt en of de nieuwe code daar al is doorgevoerd.
Houd rekening met doorlooptijden
Vektis, VECOZO en de verzekeraars werken elk met hun eigen verwerkingstijd. Reken op weken, niet op dagen, en plan een codewijziging niet vlak voor een declaratiedeadline of een kwartaalgrens.
Komt u er niet uit?
Neem contact met ons op met de oude en nieuwe AGB-code en de ingangsdatum. Dan kijken we samen wat er nog openstaat.