Bij een praktijkovername verandert er meer dan de naam op de gevel. Dit artikel zet op een rij wat er rond uw declaraties geregeld moet worden, en in welke volgorde.

Begin op tijd

De meeste stappen hangen aan elkaar: uw AGB-registratie moet rond zijn voordat u toestemmingen kunt regelen, en die moeten staan voordat u kunt declareren. Bij elkaar kost dat weken, niet dagen.

Laat het ons weten zodra de overnamedatum bekend is, ook als er nog niets definitief is. Dan kunnen wij meedenken over de planning van uw laatste en uw eerste declaratieronde.

Wat er moet gebeuren

1. De AGB-registratie

Krijgt de praktijk een nieuwe AGB-code, dan is dat het vertrekpunt voor al het andere. Regel dit bij Vektis. Zie het artikel Nieuwe AGB-code of rechtsvorm.

2. De toestemmingsverklaringen in VECOZO

Toestemmingsverklaringen horen bij een AGB-code. Bij een nieuwe code gelden de oude verklaringen daar niet voor: u zet COV, ION en de WLZ-raadpleging opnieuw aan, en weer als tussenpartij software. Zie de artikelen VECOZO-toestemming instellen en COV, ION en WLZ aanzetten.

3. De contracten met de zorgverzekeraars

Uw contracten staan op naam van de oude praktijk. Nieuwe contracten of contractovername regelt u met de verzekeraars zelf. Zolang dat niet rond is, kunnen declaraties worden afgewezen of tegen een verkeerd tarief gaan.

4. Het rekeningnummer

Geef het rekeningnummer door aan Vektis én aan elke gecontracteerde verzekeraar. Dit is een van de meest voorkomende oorzaken van declaraties die wel worden goedgekeurd maar niet worden uitbetaald. Zie het artikel IBAN en betaalgegevens.

5. De inschrijvingen: ION

Patiënten die bij de oude praktijk stonden ingeschreven, moeten worden afgemeld en bij de nieuwe praktijk aangemeld. Zie het artikel ION af- en aanmelden.

6. Uw gegevens in VIPLive

De praktijkgegevens, behandelaren en contractafspraken moeten kloppen voor de nieuwe situatie. Zie de artikelen Praktijkgegevens, AGB-codes en behandelaren en Contracten en tarieven controleren.

7. De toegang van medewerkers

Wie krijgt toegang tot de nieuwe omgeving, en wie niet meer tot de oude? Loop dat na. Zie het artikel Gebruikers en rechten beheren.

De laatste declaratieronde van de oude praktijk

Rond die af vóórdat de overdracht ingaat:

• alle validatiemeldingen opgelost en declaraties verstuurd;
• retourmeldingen afgehandeld, of bewust op afkeur gezet;
• betalingen afgeletterd;
• journaalposten opgehaald voor de boekhouding van de oude praktijk.

Blijft er werk openstaan onder de oude AGB-code, zorg dan dat iemand daar toegang toe houdt. Anders kunt u er na de overdracht niet meer bij.

Bij een splitsing of sluiting

Gaat een praktijk uit elkaar of sluit een locatie, dan moeten patiënten worden overgeschreven naar de praktijk waar zij verder gaan. Dat raakt zowel de inschrijvingen als de kwartaalgelden.

Neem hiervoor contact met ons op vóórdat u iets in gang zet: de volgorde waarin u af- en aanmeldt bepaalt over welk kwartaal wordt afgerekend.

Wat u aan ons doorgeeft

• de oude en de nieuwe AGB-code;
• de datum waarop de overname ingaat;
• of de praktijk dezelfde blijft of dat er ook een rechtsvorm verandert;
• of u dezelfde dienstverlening wilt voortzetten;
• wie het aanspreekpunt wordt.

Houd rekening met doorlooptijden

Vektis, VECOZO en de verzekeraars werken elk met hun eigen verwerkingstijd. Een wijziging die u vandaag doorgeeft, staat niet morgen overal goed. Plan een overname daarom niet vlak voor een declaratiedeadline of een kwartaalgrens.