Soms moet u een factuur maken voor zorg die niet uit uw declaratiebestand komt: een passant, een patiënt die aan de balie betaalt, of zorg die buiten de gebruikelijke route valt en niet naar een zorgverzekeraar gestuurd wordt. Daarvoor is de baliefactuur die de patiënt als betaalbewijs ontvangt, op papier of als PDF.

Om de baliefacturen aan te kunnen maken, dient u eerst een factuurreeks in te stellen (zie Factuurreeks instellen). Wanneer dit inmiddels ingesteld is, kunt u deze stap de volgende keer overslaan en kunt u direct een baliefactuur aanmaken.

Baliefactuur maken

Om een baliefactuur aan te maken, gaat u naar de optie 'Baliefactuur maken' onder 'Facturen' in het linker menu.

Er opent een venster met drie stappen. In de eerste stap vult u in wie de factuur krijgt. U vult de persoonsgegevens en de adresgegevens in:

• Persoonsgegevens: voorletters (verplicht), voorvoegsel, naam (verplicht) en geboortedatum (verplicht, in de notatie dd-mm-jjjj of via het kalenderpictogram te selecteren).
• Adresgegevens: Straatnaam (verplicht), huisnummer (verplicht), toevoeging, postcode (verplicht), woonplaats (verplicht), land (verplicht), postcode buitenland (indien van toepassing). 
  • Standaard staat het veld 'Land' op 'Nederland'. Woont de patiënt in het buitenland, pas dat dan aan en vul 'Postcode Buitenland' in in plaats van het gewone postcodeveld.

Velden met een rood sterretje zijn verplicht.

Klik op de knop 'Volgende' om verder te gaan naar de volgende stap. Klikt u op de knop 'Annuleren' of op het kruisje rechtsboven aan, dan sluit het venster zonder de ingevoerde gegevens op te slaan. 

Op de volgende pagina's controleert u de prestaties en de bijbehorende bedrag. Wanneer alle gegevens vastgelegd zijn, wordt de factuur aangemaakt en is deze terug te vinden in het 'Facturatie-overzicht' met als type 'patiënt'. De betaling verwerkt u bij 'Afletteren', net als elke andere betaling.

Waar u op let

• Controleer de geboortedatum en het adres. 
  • Anders dan bij een declaratie via de zorgverzekeraar wordt hier niets automatisch gecontroleerd. Dat wat u invult, komt op de factuur te staan.
• Kijk eerst of de zorg niet toch verzekerd is. 
  • Een baliefactuur is bedoeld voor zorg die echt bij de patiënt hoort. Zit de patiënt wel in uw declaratiebestand, gebruik dan de gewone route.
• Maak niet twee keer dezelfde factuur. 
  • Controleer eerst in het facturatie-overzicht of hij er al staat.

Het verschil met de tegel Te factureren aan patiënten

De tegel 'Te factureren aan patiënten' bevat regels die al in uw declaratiebestand zaten en die naar de patiënt zijn verplaatst. De baliefactuur maakt u juist voor zorg die niet in dat bestand voorkomt. Zie het artikel Facturen aan derden en patiënten.

Factuurreeks instellen

Ga voor het instellen van de factuurreeks via 'Configuratie' in het linker menu naar 'Factuurbeheer'.

Vervolgens ziet u de optie ‘Factuurnummer Baliefacturen’. Wij adviseren om hier te kiezen voor ‘Eigen reeks’.

Na het aanklikken van het icoon verschijnt onderstaand scherm waarop u een nieuwe factuurreeks kan aanmaken.

Op dit scherm kunt u de volgende gegevens invullen: 

• Begindatum: de datum vanaf wanneer de factuurreeks gebruikt wordt (verplicht).
• Einddatum: de datum tot en met de factuurreeks gebruikt wordt (verplicht). Wij adviseren deze datum te laten doorlopen tot het einde van het huidige kalenderjaar. Op deze manier kunt u voor elk nieuw jaar eenvoudig een nieuwe factuurreeks aanmaken.
• Voorvoegsel (prefix): hier kunt u een eigen herkenbare code instellen voor deze factuurreeks (verplicht). Voor baliefacturen kunt u bijvoorbeeld kiezen voor P2026. Hierdoor is direct duidelijk dat het gaat om patiënt- of passantfacturen.

Velden met een rood sterretje zijn verplicht.