Een declaratie is goedgekeurd, maar er komt geen geld binnen. Of er komt minder binnen dan op de factuur staat. Dit artikel loopt de mogelijke oorzaken langs in de volgorde waarin u ze zelf kunt nakijken.
Kijk eerst in het facturatie-overzicht
Ga naar Facturen en zoek de factuur op. De vier bedragkolommen vertellen waar het misgaat.
| Wat u ziet | Wat het betekent |
|---|---|
| Geen toegekend bedrag, status Afgekeurd | De regels zijn afgewezen. Ze staan bij de retourmeldingen. |
| Toegekend lager dan Bedrag | Een deel is afgewezen. Het verschil staat bij de retourmeldingen. |
| Toegekend gelijk aan Bedrag, Betaald leeg | Goedgekeurd maar nog niet uitbetaald, of de betaling is nog niet afgeletterd. |
| Betaald lager dan Toegekend | Gedeeltelijk betaald, vaak door verrekening met een creditnota. |
| Status nog Aangemaakt | De factuur is nooit verstuurd. |
De vijf stappen
1. Is de factuur wel verstuurd?
Staat de status op Aangemaakt, dan is hij niet ingediend. Kijk op Openstaand of er nog iets klaarstaat.
2. Is er iets afgewezen?
Een verschil tussen Bedrag en Toegekend hoort bij de retourmeldingen. Handel die af, want dat deel wordt nooit vanzelf betaald. Zie het artikel Werken met retourmeldingen.
3. Is de betaling al afgeletterd?
De kolom Betaald vult zich pas als u uw bankbestand heeft verwerkt. Komt het geld wel binnen op uw rekening maar staat de factuur nog op onbetaald, dan is de afletterstap nog niet gedaan. Zie het artikel Het bankbestand uploaden en afletteren.
4. Is de betaaltermijn al verstreken?
Betaaltermijnen verschillen per verzekeraar en staan in uw contract. Een goedgekeurde declaratie die binnen de termijn nog niet is betaald, is normaal. Wacht die termijn af voordat u navraag doet.
5. Heeft de verzekeraar uw rekeningnummer?
Blijft de betaling ook na de termijn uit terwijl de declaratie is goedgekeurd, dan is dit de meest voorkomende oorzaak. Het rekeningnummer staat niet in VIPLive: de verzekeraar betaalt op wat híj bij uw AGB-code heeft staan. Zie het artikel IBAN en betaalgegevens.
Er komt minder binnen dan op de factuur staat
Dat hoeft geen fout te zijn. De twee gewone verklaringen:
- Een deel is afgewezen. Kijk naar de kolom Toegekend.
- Er is verrekend met een creditnota. De verzekeraar trekt een eerdere correctie af van deze betaling. Dat ziet u bij het afletteren: één bijschrijving die bij meerdere facturen hoort.
Wanneer u contact opneemt, en met wie
Met de zorgverzekeraar, als de declaratie is goedgekeurd en de betaaltermijn ruim is verstreken. Vraag welk rekeningnummer zij bij uw AGB-code hebben staan.
Met ons, als:
- een factuur op Aangemaakt blijft staan en u niet ziet waarom;
- een betaling binnen is maar niet is af te letteren tegen een factuur;
- de bedragen in het overzicht niet te rijmen zijn met wat u heeft gedeclareerd.
Vermeld daarbij uw AGB-code, het factuurnummer en de verzekeraar. Vragen over de hóógte van een vergoeding of over het uitblijven van een betaling bij een goedgekeurde declaratie liggen bij de verzekeraar; die kunnen wij niet voor u beantwoorden.
Voorkomen
- Letter uw bankbestand elke maand af, zodat het overzicht klopt en u afwijkingen snel ziet.
- Loop de retourmeldingen mee door in uw vaste ronde.
- Geef een nieuw rekeningnummer door aan Vektis én aan elke gecontracteerde verzekeraar.