Waar een bedrag in uw boekhouding landt, wordt bepaald door twee dingen: de grootboekrekening en het debiteurnummer. Beide legt u vast onder Configuratie.
De vier onderdelen onder Configuratie
- Boekhouding — de koppeling met uw boekhoudpakket en de instellingen voor uw journaalposten.
- Debiteurnummers — de nummers waaronder zorgverzekeraars en instellingen in uw boekhouding staan.
- Debiteuren — de partijen naar wie een factuur kan gaan: zorgverzekeraars, instellingen en patiënten.
- Factuurbeheer — de instellingen voor uw facturen, waaronder de factuurnummerreeks.
De vier onderdelen onder Configuratie.
Voor uw eerste gebruik van VIPLive Declareren is deze configuratie al voor u ingesteld. Loop hem wel na voordat u voor het eerst boekt.
Debiteurnummers
Werkt u met eigen debiteurnummers per verzekeraar, dan legt u die hier vast. Doet u dat niet, dan komen de bedragen onder een algemene debiteur te staan en moet u ze in uw boekhouding alsnog uit elkaar halen.
Loop na of elke verzekeraar waarmee u een contract heeft, hier het nummer heeft dat ook in uw boekhouding wordt gebruikt. Een nummer dat aan de verkeerde partij hangt, is lastig terug te vinden: de boeking klopt technisch, maar staat bij de verkeerde debiteur.
Debiteuren
Opvoeren instelling
Om een factuur te kunnen sturen naar een (WLZ-)instelling, dient u deze instelling eerst vastgelegd te hebben in VIPLive. Ga hiervoor in het menu naar Configuratie > Debiteuren.
Het scherm Debiteuren kent twee tabbladen: Verzekeraars en Instellingen. Klik op Instellingen.
Klik op de plusknop om een instelling aan te maken.
Vervolgens kunt u de gegevens van de instelling vastleggen, zoals onderstaande schermafbeelding toont.
Onder aan het scherm staan 2 knoppen: Annuleren en Opslaan.
- Door te klikken op Annuleren worden de gegevens niet opgeslagen en keert u terug naar het voorgaande scherm.
- Klikt u op Opslaan, dan worden de ingevoerde gegevens gecontroleerd en (indien de gegevens goed ingevoerd zijn) opgeslagen.
Heeft u de instelling aangemaakt, dan kunt u de instelling toevoegen aan de contractafspraken, zodat er voor de instelling de juiste tarieven gebruikt worden.
Instelling koppelen aan contractafspraken
Voor het koppelen van een instelling aan een contract, gaat u in het menu naar Tarieven > Contractafspraken.
Een scherm verschijnt waarin u de instelling kunt selecteren. klik vervolgens op de knop Opslaan onder aan de pagina om de wijzigingen op te slaan. Bij het aanmaken wordt dan gebruik gemaakt van de landelijke tarieven.
Vanuit de retourmeldingen kunt u de declaratieregel doorzetten naar de instelling door te kiezen voor Factureren aan instelling. Hier kunt u dan kiezen voor de instelling die u heeft opgevoerd.
Zie voor details over het verwerken van retourmeldingen het artikel Retourmeldingen verwerken.
Grootboekrekeningen
De grootboekrekening bepaalt op welke post uw omzet terechtkomt. Praktijken splitsen die vaak uit — bijvoorbeeld verrichtingen, inschrijftarieven en M&I apart.
Twee veelvoorkomende situaties:
- De omzet komt op één hoop. Dan is er geen uitsplitsing per prestatiesoort ingesteld.
- De omzet komt op de verkeerde rekening. Dan wijst de instelling naar een andere grootboekrekening dan u verwacht, of komt de post door een ontbrekende match op een algemene post terecht.
Wilt u weten wat er zonder match gebeurt: als een post niet te koppelen is aan een locatie, behandelaar, prestatie of factuursoort, valt hij terug op een algemene categorie. Ziet u een onverwacht grote post op zo'n algemene rekening, dan is dat het spoor om te volgen.
Wat u zelf kunt aanpassen
- Basis declaratie: u beheert deze instellingen zelf.
- Declaratieservice: u kunt het zelf doen, of het aan ons vragen.
Na een wijziging
Past u een grootboekrekening of debiteurnummer aan, dan geldt dat vanaf dat moment. Al geboekte posten veranderen niet mee. Wilt u een eerdere periode corrigeren, dan doet u dat in uw boekhouding, niet in VIPLive.
Doe een wijziging daarom liefst aan het begin van een periode, niet halverwege.
Een uitsplitsing die u niet in VIPLive krijgt
Wilt u uw omzet per prestatiecode uitgesplitst zien — bijvoorbeeld om te zien of een apparaat zichzelf terugverdient — kijk dan eerst of Inzicht › Inzicht in omzet u dat al geeft. Dat dashboard splitst de omzet uit per prestatiegroep, en u kunt de onderliggende dataset exporteren. Zie het artikel Inzicht in omzet.
Is een uitsplitsing in uw boekhouding gewenst, dan vraagt dat om aparte grootboekrekeningen. Overleg dat met uw boekhouder voordat u het instelt: het is makkelijker vooraf goed in te richten dan achteraf te splitsen.
Komt u er niet uit?
Neem contact met ons op met uw AGB-code, de periode, en het bedrag met de grootboekrekening waar het nu staat en waar u het verwacht. Met een concreet voorbeeld is het snel na te lopen.