Doel van deze functionaliteit

Deze handleiding is bedoeld voor huisartsenpraktijkmedewerkers die in bulk communicatie willen versturen richting patiënten via Spreekuur.nl. Voor patiënten zonder e-mailadres is het mogelijk om een fysieke brief te verzenden. Hierdoor hoeven patiënte niet meer één voor één geïnformeerd te worden. 

Voor wie is deze functionaliteit bedoeld?

Deze functionaliteit is beschikbaar voor medewerkers van de huisartsenpraktijk met toegang tot de werklijst. Bulkcommunicatie kan worden ingezet voor verschillende doeleinden. Zo kun je als praktijk uitnodigingen versturen voor Spreekuur.nl of bijvoorbeeld een bepaalde patiëntengroep uitnodigen voor een griepvaccinatie. 

Technische of functionele voorwaarden

• Op dit moment worden de patiëntenlijsten waarvoor je bulkcommunicatie wilt uitzetten op verzoek van de huisartsenpraktijk en/of regionale huisartsenorganisatie klaargezet. Heb je interesse in het versturen van bulkcommunicatie dan horen wij het graag. 
• Indien  je graag bulkcommunicatie wilt inzetten en de beschikbare templates voldoen niet dan horen wij het graag zodat we in afstemming met de huisartsenpraktijk en/of regionale huisartsenorganisatie een template kunnen toevoegen.

Stapsgewijze instructie

Openen van een bulkcommunicatie actie op de werklijst

1. Start een beveiligde sessie door op het slotje rechtsboven in het scherm te klikken. Klik daarna op 'Samenwerken' - 'Overzichten' - 'Werklijst'.
    

   

2. Aan de rechterkant kan onder 'Categorieën' gefilterd worden op 'Bulkcommunicatie' zodat je alleen de openstaande bulkcommunicatie-items te zien krijgt in de werklijst. Bulkcommunicatie-items komen alleen voor in de bakjes 'Actie benodigd' en 'Recent afgesloten'.
3. Staat een item nog 'In concept'? Dan is de communicatie nog niet (volledig) verstuurd. Wil je deze actie niet meer versturen? Kies via de drie puntjes voor 'Annuleren'.
4. Klik op de 3 puntjes en vervolgens op 'Openen' op een item te openen
   

1. Is de digitale communicatie al verstuurd, maar zijn niet alle patiënten digitaal bereikbaar? Dan krijgt het item de status 'Fysieke brief verzenden'.
2. Klik op de regel om deze te openen. Je ziet een melding dat niet alle patiënten digitaal bereikbaar zijn, en een overzicht van de verstuurde communicatie (gekozen bericht, datum, aantal digitaal en niet-digitaal bereikbare patiënten).
3. Download de uitnodigingsbrief en de lijst met niet-digitaal bereikbare patiënten om deze patiënten alsnog per post te bereiken.
4. Heb je de brief verstuurd, of wil je geen fysieke brief versturen? Klik op 'Markeer als afgerond'. Het item verschuift naar 'Recent afgesloten'.

Selecteren van patiënten

1. Er opent een scherm. Hierin zijn twee tabbladen te vinden: 'Wel digitaal bereikbaar' en 'Niet digitaal bereikbaar'. De patiënten die wel digitaal bereikbaar zijn kunnen een bericht ontvangen via Spreekuur.nl. Als zij nog geen Spreekuur.nl account hebben dan kunnen zij deze aanmaken. De patiënten die niet digitaal bereikbaar zijn kunnen niet worden uitgenodigd voor Spreekuur.nl vanwege het ontbreken van gegevens zoals een e-mailadres. 
2. Op het tabblad 'Wel digitaal bereikbaar' heb je de mogelijkheid om patiënten te verwijderen van de bulkcommunicatie lijst. Zij zullen dan geen communicatie ontvangen. Dit doe je door op de prullenbak te klikken. 
3. De verwijderde regel wordt grijs. Wil je de patiënt toch niet verwijderen? Klik dan op 'Voeg opnieuw toe'.
4. Op de lijst 'Niet digitaal bereikbaar' is het niet mogelijk om acties uit te voeren. Deze lijst kun je controleren om na te gaan of deze overeenkomt met je verwachting. 
5. Wanneer je klaar bent met het controleren van de lijsten klik je op 'Volgende'. 

Instellen van het bericht

1. Het berichtenscherm wordt geopend. Aan de linkerkant van het scherm vind je templates die je kunt gebruiken om het bericht op te stellen. 
2. Wanneer je het bericht hebt afgerond klik je op 'Volgende'.

Versturen van de communicatie

1. De samenvatting wordt geopend. Hier zie je hoeveel patiënten geselecteerd zijn voor een digitale brief, de patiënten die niet digitaal bereikbaar zijn en de patiënten die uit de selectie zijn verwijderd. Eventueel kun je de brief nog aanpassen.
2. Wanneer je de samenvatting hebt gecontroleerd klik je op 'Verzend digitaal'.
   • De patiënten die al een Spreekuur.nl account hebben zullen een mail en een melding ontvangen vanuit Spreekuur.nl dat er een bericht voor hen klaar staan.
   • Patiënten die nog geen Spreekuur.nl hebben en wel digitaal bereikbaar zijn zullen een mail ontvangen met een uitnodiging om een account voor Spreekuur.nl aan te maken. Na het aanmaken van een account zien zij het bericht wat voor hen klaarstaat.  
3. Je keert automatisch terug naar de werklijst. 

Downloaden van brief en lijst van patiënten die niet digitaal bereikbaar zijn

1. Op de werklijst is de status veranderd naar 'Fysieke brief verzenden'. 
2. Klik op de regel om het scherm te openen waarin je de brief en lijst kunt downloaden.
3. Klik op de download knop onder 'Actie' om de uitnodigingsbrief of lijst te downloaden. Deze kun je gebruiken om een fysieke brief te sturen richtingen de patiënten die niet digitaal bereikbaar zijn.
4. Zodra je de lijsten hebt gedownload en gebruikt of indien je geen fysieke brief wenst te versturen dan klik je op 'Markeer als afgerond'. 
5. De bulkcommunicatie is afgerond en verschuift van het bakje 'Actie benodigd' naar 'Recent afgesloten'. 

Veelgestelde vragen

Kan ik de mail en het bericht aanpassen die de patiënt ontvangt? 

De mail die de patiënt ontvangt is altijd gelijk en niet aanpasbaar. Het bericht dat de patiënt ontvangt is wel door de praktijk aan te passen. Dit is het bericht dat je kunt instellen wanneer je in bulk communicatie gaat versturen. 

Ik hoor dat mijn patiënt de mail meerdere keren ontvangt, hoe kan dit?

Het kan zo zijn dat het e-mailadres van een patiënt meerdere keren geregistreerd staat in het huisartsinformatiesysteem. Denk hierbij aan een echtpaar dat hetzelfde e-mailadres gebruikt. Op dat moment wordt de mail naar beide personen verstuurd en komt deze dus dubbel binnen. 

Ik kan de bulkcommunicatie-actie niet meer terugvinden, waar is die gebleven?

Onder 'Recent afgesloten' worden items getoond die zijn afgerond. De items die hier terecht komen worden automatisch na 30 verwijderd.

Heb je een (andere) vraag over deze functionaliteit? 

Laat het ons weten door contact op te nemen met VIPLive Support. 

Meer weten?

Als je nog vragen of verdere ondersteuning nodig hebt aarzel dan niet om contact op te nemen met VIPLive Support. We staan klaar om je te helpen.