Afletteren is het koppelen van de betalingen op uw bankrekening aan de facturen in VIPLive. Pas daarna klopt de kolom Betaald in uw facturatie-overzicht en weet u wat er echt openstaat.

Waar u het vindt

Klik in het linkermenu op Afletteren. U komt op de pagina Afletteren overzicht.

De vier tabbladen

• Te verwerken — bij- en afschrijvingen uit uw bankbestand die nog aan een factuur gekoppeld moeten worden. Hier ligt uw werk.
• Verwerkt — wat al is afgeletterd.
• Verwijderd — regels die u uit de werkvoorraad heeft gehaald.
• Uploads — de bankbestanden die u heeft aangeleverd.

Uw bankbestand aanleveren

1. Download bij uw bank een CAMT.053-bestand. Zie het artikel Een CAMT.053-bestand exporteren.
2. Klik op de pagina Afletteren op Upload bankbestand.
3. Kies het bestand op uw computer.

Controleer daarna op het tabblad Uploads of het bestand is aangekomen en verwerkt, voordat u hetzelfde bestand nog een keer instuurt.

Lever aaneensluitende perioden aan

Laat de begindatum van elk bestand aansluiten op de einddatum van het vorige. Zit er een gat in, dan mist u mutaties en blijven facturen ten onrechte op onbetaald staan. Overlapt het, dan krijgt u dezelfde mutaties dubbel.

Het overzicht lezen

Op het tabblad Te verwerken staat per regel:

• Betaaldatum — de datum van de mutatie op uw rekening.
• Debiteur + IBAN — van wie het geld komt of naar wie het gaat.
• Omschrijving — de omschrijving die de betaler heeft meegegeven, vaak met het factuurnummer erin.
• Type — Debet of Credit.
• Bedrag.

De omschrijving is het aanknopingspunt: daarin staat meestal het factuurnummer waarmee de betaling bij een factuur hoort.

Filteren

Links staan de filters:

• Zoeken — filteren op naam.
• Periode — van en tot en met.
• Type — Debet of Credit.

Met Herstel filters zet u alles terug; Filters inklappen geeft meer ruimte aan de tabel.

Zoekt u een specifieke betaling, filter dan op het bedrag of zoek op de naam van de zorgverzekeraar. Zoekt u een factuur die niet betaald lijkt, kijk dan of de bijbehorende bijschrijving hier nog op Te verwerken staat.

Regels verwijderen

Vinkt u regels aan, dan wordt Verwijderen actief. Daarmee haalt u mutaties uit de werkvoorraad die niet bij uw declaraties horen — bijvoorbeeld huur, salarissen of andere zakelijke betalingen die nu eenmaal ook op het afschrift staan.

Verwijderde regels staan op het tabblad Verwijderd, dus een vergissing is terug te vinden.

Als een betaling niet bij een factuur past

Dat komt vaak voor en heeft meestal een van deze oorzaken:

• Eén bijschrijving hoort bij meerdere facturen. Zorgverzekeraars betalen regelmatig meerdere declaraties in één bedrag.
• Er is verrekend met een creditnota. Er komt dan minder binnen dan op de factuur staat.
• Een deel van de declaratie is afgewezen. Kijk bij de retourmeldingen.
• De omschrijving bevat geen factuurnummer. Dan is de koppeling handwerk.

Zie ook het artikel Een betaling die uitblijft.

Doe het elke maand

Afletteren is bijhouden, niet inhalen. Loopt u een paar maanden achter, dan wordt het lastig te zien welke betaling bij welke factuur hoorde, zeker bij verzamelbetalingen. Neem het op in dezelfde ronde als uw declaraties.

Hulp nodig?

Komt u er niet uit, neem dan contact met ons op met uw AGB-code, de betaaldatum en het bedrag van de mutatie, en het factuurnummer waar u hem bij verwacht.