Timing vernieuwingen VIPLive Declareren

Waarom implementeren jullie dit in de zomer?

Er is bijna geen moment dat voor iedereen goed uitkomt. Daarom kiezen we bewust voor augustus. Dit is een rustigere maand binnen het kwartaal. Zo valt de overgang niet samen met de drukke declaratieperiode aan het einde van een kwartaal.

Ik heb vakantie wanneer we gebruik kunnen maken van het nieuwe VIPLive Declareren. Hoe lossen we dit op?

Dat is geen probleem. U hoeft niets te doen om overgezet te worden. Zodra de praktijkhouder of tekenbevoegde de toestemmingsverklaringen in VECOZO heeft ingericht, kunt u weer declareren.

Maakt u gebruik van Medikit of een ander HIS met koppeling? Dan worden uw gegevens automatisch aangeleverd aan ons nieuwe platform. Bent u tijdens de geplande overgang op vakantie? Neem dan contact met ons op.

Ik hoor dit voor het eerst. Is hier niet eerder over gecommuniceerd?

Wat vervelend dat onze eerdere berichten u niet hebben bereikt. In de nieuwsbrief van april hebben we de eerste aankondiging gedaan. Ook hebben we in de weken voor de overgang e-mails gestuurd naar het e-mailadres dat bij ons bekend is. Meer informatie kunt u vinden op Declareren nieuw – VIPLive Support.

Toestemmingsverklaringen VECOZO

Waarom moet ik mijn toestemmingsverklaringen bij VECOZO wijzigen?

Veel klanten die gebruikmaken van onze Declaratieservice hebben Topicus Healthcare in VECOZO nog als administratieve tussenpartij ingesteld. Topicus Healthcare is echter een softwaretussenpartij. Met de vernieuwing van VIPLive Declareren zorgen we ervoor dat de toestemmingen op de juiste manier zijn ingesteld.

Waarom mag ik niet meer op mijn eigen certificaat declareren?

Een deel van onze klanten die zelf declareren deed dit op hun eigen certificaat. Wij zijn echter een tussenpartij tussen u en VECOZO en de zorgverzekeraars. Om uw declaraties via VECOZO te verwerken, moet u ons hiervoor expliciet toestemming geven.

Wat betekent het wanneer ik de toestemmingsverklaring niet heb ingeregeld?

Om uw declaraties te kunnen verwerken, moet u Topicus Healthcare als softwarebedrijf toestemming geven voor:

• COV
• ION
• Zwv en Wlz-declaraties

Daarnaast adviseren wij u om de Wlz-raadpleegfunctie bij VECOZO aan te vragen. Daarmee kunnen we vooraf extra controles uitvoeren.

Waarom moet ik nu andere toestemmingen geven dan voorheen?

We willen vooraf meer controles voor u uitvoeren, zodat we zoveel mogelijk fouten in het declaratieproces voorkomen.

Wijzigingen in VIPLive Declareren

Wat is er veranderd?

De schermen voor declareren zijn vernieuwd. Bekijk de instructievideo's voor meer uitleg over de verschillende onderwerpen. Ook het declaratieproces is verbeterd. U kunt uit verschillende declaratieflows kiezen. Deze leggen we verderop in deze FAQ uit.

Gebruikt u VIP-leidend, waarbij VIPLive declaraties of prestaties aanmaakt? Dan voert VIPLive automatisch controles uit voordat uw declaraties naar de zorgverzekeraar gaan. Hierdoor heeft u vooraf meer zekerheid dat uw factuur correct is en volledig wordt betaald. U hoeft achteraf minder te corrigeren en ontvangt uw betaling sneller.

Hebben de vernieuwingen in VIPLive ook invloed op de ketenzorg?

Nee. De nieuwe software wordt op dit moment alleen gebruikt voor:

• Praktijkdeclaraties
• Aanleveringen aan de RHO
• Verrichtingen die via de RHO bij de zorgverzekeraar worden gedeclareerd

Volgend jaar ontwikkelen we de software verder. Daarna worden ook aanleveringen en declaraties voor ketenzorg ondersteund.

Waarom hebben jullie niet alles uit het oude VIPLive Declareren overgenomen?

We kiezen er bewust voor om niet alles één op één over te nemen. De wensen van klanten en ontwikkelingen in de markt veranderen voortdurend. De markt verandert soms sneller dan wij kunnen ontwikkelen. Door eerder met het nieuwe platform te starten, kunnen we sneller inspelen op nieuwe wensen. Daarnaast willen we feedback van klanten gebruiken om VIPLive Declareren verder te verbeteren.

Waar kan ik mijn bundeloverzicht inzien?

Het bundeloverzicht bestaat niet meer in de oude vorm. Via het dashboard Omzet ziet u hoeveel declaraties zijn goedgekeurd en afgekeurd. In het factuuroverzicht kunt u deze informatie per factuur bekijken. Via de rapportages kunt u zelfs een declaratieoverzicht op regelniveau downloaden.

Welke vernieuwingen staan nog op de planning?

We blijven VIPLive Declareren verder ontwikkelen. De komende tijd zult u daarom regelmatig verbeteringen zien.

Op de planning staan onder andere:

• Direct een patiëntfactuur aanmaken vanuit VIPLive Declareren
• Bijzondere handmatige facturen aan derden
• Prestatiecodes automatisch of handmatig aanpassen
• ION-aanmeldingen met een datum in het verleden, bijvoorbeeld voor pasgeboren baby's
• Facturen automatisch splitsen, bijvoorbeeld voor inschrijvingen en verrichtingen

Vragen over de overgang naar het nieuwe platform?

Hoe kan ik zien welke gegevens zijn opgenomen in de nieuwe omgeving?
Onder Contract ziet u welke prestaties en modules voor u zijn ingesteld. U kunt deze zelf aanpassen. Gebruikt u de Declaratieservice? Dan kunt u ook een medewerker vragen om dit voor u te doen. Ook de facturen van vóór de overgang zijn meegenomen. Deze vindt u in het factuuroverzicht.

Wat is er gebeurd met de aandacht-nodig-regels die openstonden tijdens de declaratiestop?

Gebruikt u Basis Declareren? Dan vindt u deze regels op het nieuwe scherm onder de tegel Retourmeldingen.

Gebruikt u de Declaratieservice? Dan hebben we de regels teruggezet naar onze Declaratieservice om ze opnieuw te beoordelen. Als dat nodig is, leggen we de regels opnieuw aan u voor.

Uitleg declaratieflows

Welke declaratieflows zijn er?

U kunt kiezen uit twee declaratieflows:

• HIS-leidend: de doorstuurflow
• VIP-leidend: VIPLive maakt de declaraties aan

Gebruikt u de Declaratieservice? Dan is er een derde mogelijkheid:

• VIP-leidend: prestaties aanmaken

Waarom zou ik voor HIS-leidend moeten kiezen?

Kies voor HIS-leidend als u de factuurnummers uit uw HIS wilt blijven gebruiken. Bijvoorbeeld omdat u rechtstreeks vanuit uw HIS facturen verstuurt. Gebruikt u afletteren in VIPLive of heeft u alleen een boekhoudkoppeling met VIPLive? Dan is dit niet nodig. De factuurnummers die VIPLive aanmaakt, worden bij het versturen van de facturen ook naar uw boekhoudpakket gestuurd.

Waarom zou ik voor VIP-leidend kiezen?

In het vernieuwde VIPLive Declareren zijn extra controles toegevoegd. Kiest u voor VIP-leidend? Dan controleert VIPLive vóór het versturen van de factuur onder andere COV en Wlz. Ook past VIPLive de juiste tarieven toe. Daarbij kan rekening worden gehouden met de partij naar wie de factuur wordt gestuurd, bijvoorbeeld de preferente zorgverzekeraar of een andere instelling. Hierdoor heeft u meer zekerheid dat uw declaratie correct is en volledig wordt betaald. U hoeft achteraf minder te corrigeren en ontvangt uw geld sneller. De tarieven uit uw HIS worden hierbij niet gebruikt. U hoeft er dus alleen voor te zorgen dat de juiste tarieven in VIPLive staan.

Wat is het verschil tussen VIP-leidend declaraties aanmaken en VIP-leidend prestaties aanmaken?

Bij VIP-leidend – prestaties aanmaken maken we ieder kwartaal ook de inschrijfgelden en modules voor u aan. Aan het begin van het nieuwe kwartaal uploadt u hiervoor een patiëntenbestand. Daarna zorgen wij ervoor dat de benodigde prestaties compleet voor u worden aangemaakt.

Hoe werkt VIP-leidend wanneer ik een koppeling met Twinfield (of een ander boekhoudpakket) heb? Kan ik mijn facturen dan nog goed terugvinden?

Ja. U kunt uw facturen dan gewoon blijven terugvinden. VIPLive maakt in plaats van uw HIS de facturen en factuurnummers aan. Deze kunnen, zoals u gewend bent, direct naar uw boekhoudpakket worden gestuurd.

Zijn er extra kosten gemoeid bij het kiezen voor een declaratieflow?

Nee. Voor klanten die de Declaratieservice gebruiken, zijn er geen extra kosten.

Gebruikt u Basis Declareren? Dan kunt u kiezen uit:

• HIS-leidend
• VIP-leidend – declaraties aanmaken

Het aanmaken van inschrijfgelden en modules bieden we binnen Basis Declareren alleen aan voor enkele HIS'en met een directe koppeling met VIPLive.

Welke flow adviseren jullie voor onze praktijk?

Wij adviseren al onze klanten om te kiezen voor VIP-leidend. Bij deze flow voeren we vooraf zoveel mogelijk controles uit. Hierdoor heeft u meer zekerheid dat uw declaratie correct is en volledig wordt betaald. Dit bespaart u achteraf tijd en zorgt ervoor dat u sneller uw geld ontvangt.

Indienen declaraties

Hoe kan ik declaraties indienen?

Gebruikt u een HIS zonder automatische koppeling? Dan kunt u uw declaraties uploaden via de knop Uploads. Kies daar voor Declaratie HA304.

Ik wil een ZIP-bestand uploaden, maar ik krijg een foutmelding. Wat moet ik doen?

Op dit moment kunt u nog geen ZIP-bestand uploaden. Pak het ZIP-bestand eerst uit. Daarna kunt u de losse bestanden uploaden. We verwachten dat het binnenkort ook mogelijk wordt om ZIP-bestanden rechtstreeks te uploaden.

Hoe lang duurt het voordat mijn declaratie wordt verstuurd nadat ik op 'Declaratie versturen' klik?

Uw declaratie wordt direct via VECOZO naar de zorgverzekeraar gestuurd. U hoeft dus niet te wachten tot de volgende dag.

Wanneer ontvang ik mijn retourmeldingen?

Zodra de zorgverzekeraar de retourinformatie beschikbaar stelt via VECOZO, ziet u deze vrijwel direct in VIPLive onder de tegel Retourmeldingen.

Gebruikt u de Declaratieservice? Dan beoordelen wij de retourinformatie eerst voor u. U ziet alleen de regels die wij aan u voorleggen.

Wat zijn validatiemeldingen?

Gebruikt u VIP-leidend? Dan voeren wij extra controles uit voordat uw declaratie naar de zorgverzekeraar wordt gestuurd. We voeren deze controles uit zodra uw declaratie is aangeleverd of geüpload.

Gebruikt u de Declaratieservice? Dan beoordelen wij de validatiemeldingen eerst voor u. U ziet alleen de regels die wij aan u voorleggen onder de tegel Validatiemeldingen.

Hoe kan ik declareren voor gemoedsbezwaarden?

U kunt deze declaratieregels meesturen in uw declaratiebestand. Kies hiervoor UZOVI 9988. Gebruikt u VIP-leidend? Dan kunt u vanuit de validatiemeldingen een patiëntfactuur aanmaken.

Kan ik mijn Wlz-patiënten nog aanleveren via een aparte UZOVI?

Dat is niet meer nodig. Heeft u toestemming gegeven voor de Wlz-raadpleegfunctie en gebruikt u VIP-leidend? Dan krijgt u direct te zien welke patiënten aan een Wlz-instelling moeten worden gefactureerd in plaats van aan de zorgverzekeraar.

Waarom kan ik de factuurdatum niet meer aanpassen naar een datum in het verleden?

In het nieuwe platform kunt u de factuurdatum niet handmatig aanpassen naar een datum in het verleden. Hiervoor hebben we drie belangrijke redenen:

• De factuurdatum is de datum waarop de factuur wordt aangemaakt. De factuurdatum sluit altijd aan op het moment waarop de factuur daadwerkelijk wordt gemaakt. Dit maakt het proces duidelijk en voorkomt discussie over welke datum gebruikt moet worden.
• We willen het factuurproces eenvoudig houden. Elke extra handmatige stap maakt het proces ingewikkelder en vergroot de kans op fouten. Daarom willen we declareren zo eenvoudig en voorspelbaar mogelijk houden.
• Het Omzetdashboard geeft inzicht op basis van de leveringsdatum. Het Omzetdashboard groepeert gegevens op leveringsdatum. Daardoor kunt u zien wanneer diensten zijn geleverd, zonder dat dit afhankelijk is van de factuurdatum.

Het aanpassen van de factuurdatum staat op dit moment niet op de planning. Heeft u een situatie waarin het aanpassen van de factuurdatum voor u wel noodzakelijk is? Laat het ons weten. We nemen uw feedback graag mee bij de verdere ontwikkeling van VIPLive Declareren.

Herdeclareren

Zijn herdeclaraties nog te herkennen aan het originele factuurnummer?

Nee. Een herdeclaratie krijgt een factuurnummer uit de factuurnummerreeks van VIPLive.

Wat is het verschil tussen herdeclareren en ongewijzigd herdeclareren?

Bij ongewijzigd herdeclareren sturen we de declaratie opnieuw naar de zorgverzekeraar met dezelfde debiteur en hetzelfde tarief. Dit gebruikt u bijvoorbeeld wanneer de zorgverzekeraar de contractafspraken nog niet goed had ingesteld. Bij herdeclareren voert VIPLive opnieuw automatische controles en tariefbepalingen uit voordat de declaratie wordt verstuurd.

Welke standaardcontroles worden er uitgevoerd onder de knop ‘herdeclareren’?

De debiteur wordt bepaald aan de hand van een eventuele Wlz-check en COV-controle. Ook worden alle eventueel aangepaste tarieven opnieuw opgehaald.

ION- en COV-controles

Ik wil niet dat jullie ION voor mij aanmelden. Wat moet ik doen?

Als u niet wilt dat wij ION voor u aanmelden, hoeft u voor het einde van het kwartaal geen patiëntenbestand te uploaden via Uploads. In dat geval doen wij geen ION-aanmeldingen voor u.

Ik wil dat al mijn patiënten in één keer bij ION worden aangemeld. Hoe doe ik dat?

Om al uw patiënten bij ION aan te melden, kunt u een patiëntenbestand uploaden. Kies hierbij voor het type ‘ION’. De aanmelding verloopt dan automatisch.

Hoe kan ik een COV-controle uitvoeren over een heel patiëntenbestand?

In uw HIS voert u de COV-controle uit om te controleren of iemand verzekerd is. VIPLive voert voor alle declaratieregels een COV-controle uit om te bepalen naar welke debiteur of verzekering uw declaratie moet worden verstuurd. Als u kiest voor HIS-leidend, wordt deze controle alleen bij uw herdeclaraties uitgevoerd.

Hoe kan ik een COV-controle uitvoeren voor één declaratieregel?

U kunt een COV-controle uitvoeren voor afgekeurde declaratieregels door deze via de retourmelding te ‘herdeclareren’. U kunt de betreffende regels in de retourmeldingen selecteren en vervolgens herdeclareren.

Tarieven en contractafspraken

Moet ik elk jaar opnieuw mijn tarieven in het HIS opvoeren?

Voor VIP-leidend is het niet nodig om in uw HIS de juiste tarieven op te voeren. U moet er wel voor zorgen dat uw HIS declaraties aanmaakt voor alle prestaties die u wilt declareren. Daarvoor kan het nodig zijn om ook in uw HIS tarieven op te voeren. Dit kan ook een fictief tarief zijn.

In VIPLive moeten de tarieven waarmee u mag declareren wel bekend zijn voor uw eerste declaraties en herdeclaraties. VIPLive zet de declaraties dan voor u klaar voor de juiste debiteur tegen het juiste tarief.

Wij kunnen ervoor zorgen dat landelijke en M&I-tarieven standaard voor u worden opgevoerd in VIPLive Declareren voor de bij ons bekende preferente zorgverzekeraar.

Maakt u gebruik van de Declaratieservice? Dan voeren wij ook uw modules op. Wij hebben daarvoor wel uw contract met de zorgverzekeraar nodig. Wilt u dit liever zelf doen? Dan kan dat ook.

Afletteren

Waarom is het niet mogelijk om een MT940-bestand in te lezen?

Banken gaan afscheid nemen van MT940. Dit doen zij vanwege wereldwijde standaardisatie en betere mogelijkheden voor compliance en screening. CAMT is hiervoor de nieuwe standaard. Daarom hebben wij ervoor gekozen om MT940 niet meer te ondersteunen en het inlezen van een CAMT-bestand wel mogelijk te maken.

Vragen specifiek voor Basis Declareren-klanten

Blijft Basis Declareren bestaan? Kan ik nog steeds alles zelf afhandelen?

Jazeker. Het blijft mogelijk om uw declaraties zelf te verwerken via VIPLive. De optie ‘Aanmaken van modules en inschrijftarieven’ is alleen beschikbaar voor klanten die gebruikmaken van de Declaratieservice.

U kunt zelfs meer doen dan voorheen. Zo kunt u zelf tarieven en debiteuren opvoeren en declaratieregels crediteren.

Hoe zorg ik ervoor dat mijn medewerkers de juiste rechten hebben die passen bij de werkzaamheden die zij uitvoeren?

We maken in VIPLive Declareren onderscheid tussen vier rollen:

• Declareerder: kan alle benodigde werkzaamheden uitvoeren en declaraties versturen.
• Financieel medewerker: kan alles wat een declareerder ook kan, maar kan geen declaraties versturen.
• Ondersteuner: kan op casusniveau alle benodigde werkzaamheden rondom declaraties uitvoeren, maar kan geen rapportages en dashboards bekijken.
• Financieel controller: kan rapportages en dashboards bekijken en configuraties voor de boekhouding uitvoeren, maar kan geen detailinformatie op patiëntniveau bekijken.

Mijn vraag staat er niet tussen.

U kunt uw vraag altijd mailen naar bd@viplive.nl of ds@viplive.nl, afhankelijk van uw abonnement. Vermeld hierbij dat uw vraag gaat over de vernieuwing van VIPLive Declareren en vermeld ook uw AGB-code.