Rechtstreeks inloggen in VIPLive

Vanuit Evry is het mogelijk om rechtstreeks in te loggen in VIPLive via een Single Sign On (SSO) inlog. Onderstaand de uitleg om dit in te stellen voor Evry: 

Rechtstreeks inloggen vanuit Evry 

Om rechtstreekse in te loggen vanuit Evry naar VIPLive moeten een aantal gegevens ingesteld zijn in Evry. Volg hiervoor onderstaande stappen. 

1. Vul de AGB code van de zorgverlener in onder stamgegevens – gebruikers. 

2. Ga vervolgens naar Stamgegevens – Verzameldebiteuren in Evry. 
3. Selecteer de DBC van de zorggroep waarmee je VIPLive gebruikt en klik op wijzig. Het is mogelijk om voor meerdere zorggroepen de DBC in te stellen. 

4. Vervolgens opent het DBC wijzigen scherm (zie onderstaand). 

5. Selecteer bij “Door debiteur gebruikte software (KIS)” VIPLive (Calculus/Topicus). 

6. Klik vervolgens op OK om op te slaan. 
7. Ga nu naar een patiënt die je gekoppeld hebt aan de DBC van de betreffende zorggroep. 
8. Onder het tabblad “Overzicht” is nu de knop SSO naar KIS te vinden. 

9. Klik op de knop “SSO naar KIS” om rechtstreeks in te loggen op VIPLive. De gegevens van de patiënt worden meegenomen zodat u direct de patiëntenkaart van de betreffende patiënt in VIPLive opent. 
 

Controleren op ketenpatiënt 

In Evry is het mogelijk om bij een patiënt een controle uit te voeren of de patiënt bekend is bij de zorggroep (DBC controle) en of je vervolgens de patiënt krijgt uitbetaald. Op die manier hoef je niet eerst in te loggen in VIPLive om dit na te gaan. 

Controle op DBC vanuit Evry 

Om de controle op DBC uit te voeren moeten eerst een aantal gegevens in Evry worden ingesteld. Volg hiervoor onderstaande stappen. 
1. Bel met de Servicedesk van VIPLive via 088 – 528 10 60 en vraag om een ‘bestaat in ketenzorg API Token’. 
2. Ga in Evry naar Stamgegevens – verzameldebiteuren vanuit het linker menu 
3. Selecteer de DBC van de zorggroep waarmee u VIPLive gebruikt en klik op wijzig 

4. Vervolgens opent het DBC wijzigen scherm (zie onderstaand) 

5. Klik op de knop “meer software instellingen”. 

6. Vervolgens vul je de API Token in die je van VIPLive hebt ontvangen. 

7. Klik vervolgens op OK om op te slaan. 
8. Ga nu naar een patiënt die u gekoppeld heeft aan de ketenzorg van de betreffende zorggroep. 
9. Onder het tabblad “Overzicht” is nu de knop VIPLive “Bestaat in keten” te vinden. 

10. De “bestaat in keten” knop controleert of een patiënt goed is aangemeld in VIPLive. Als een client goed is aangemeld, kan je voor deze client declareren naar de ketenzorg. Dit voorkomt een afwijzing in declaratie omdat de client niet (goed) is aangemeld voor VIPLive. Mocht je een melding krijgen dat de client niet goed is aangemeld, neem dan op met de verwijzer om dit te corrigeren voordat je gaat declareren naar VIPLive. 

 

Declaratiecodes (PM304/GDS801) instellen

Vanuit Evry is het mogelijk om een declaratiebestand PM304 of GDS801 aan te maken. Een PM304 of GDS801 bestand wordt gebruikt om declaraties voor de zorg aan te leveren richting zorgverzekeraar. Het is echter ook mogelijk om voor de ketenzorg patiënten een PM304 of GDS801 bestand aan te maken. Vervolgens kun je dit bestand maandelijks aanleveren bij VIPLive. Je levert dan per maand de declaraties over uw ketenzorg patiënten in 1 keer aan. 

Het aanleveren via PM304 of GDS biedt je tevens meer inzicht in het betalingsoverzicht vanuit VIPLive. De factuurnummers vanuit Evry worden in VIPLive gekoppeld aan de ketenzorg declaraties. Over het algemeen gaan declaraties met een consult tot 2025 volgens de PM304 standaard en declaraties met een consult vanaf 2025 met de GDS801 standaard. Instellen van declaratiecodes (PM304/GDS801) in Evry Om je declaraties via PM304 of GDS aan te leveren voor een zorggroep moet je deze eenmalig in Evry instellen. Volg hiervoor de onderstaande stappen: 

Toevoegen consultonderwerp: 
1. Log in op Evry en ga in het linker menu naar ‘Stamgegevens’. 
2. Klik vervolgens op het tabje ‘Consult onderwerpen’. 
3. Filter op beroepsgroep “Diëtetiek” 
4. Klik op ‘Nieuw’ om een nieuw consulttype toe te voegen. 
Vervolgens opent het volgende scherm: 

5. Vul de volgende velden in: 
Beroepsgroep: Diëtetiek 
Naam: Consult naam 
Declaratiestandaard: Informeer bij de ketenzorgpartij welke declaratiestandaard je moet gebruiken 
Prestatiecode: Informeer bij de ketenzorgpartij welke prestatiecode je moet gebruiken. 
Prestatiecodelijst: Voor PM304: 012 voor GDS801: 076 
Standaardduur van consult: Vul tijdsduur van consult in (bijvoorbeeld 15 minuten) 
Grootboekrekening: Kies hier een grootboekrekening. 
6. Klik vervolgens op OK. Er is nu een consultgroep toegevoegd. 
7. Voeg alle consultgroepen toe van de zorggroep. 

Toevoegen DBC: 
8. Ga in het linker menu naar ‘Stamgegevens’. 
9. Klik vervolgens op het tabje ‘Verzameldebiteuren’. 
10. Klik op nieuw. Vervolgens opent het volgende scherm:

11. Vul de volgende velden in: 
Naam: Zorggroep 
Naam Straat: Zorgroep adres 
Postcode: Zorgroep adres 
Plaats: Zorgroep adres 
AGB code: AGB zorggroep (niet je eigen AGBcode) 
12. Klik bij Tarieven op Nieuw. 

13. Vervolgens opent het volgende scherm

14. Vul de volgende velden in: 
Startdatum: De startdatum waarvoor je het tarief wilt instellen 
Einddatum: De startdatum waarvoor je het tarief wilt instellen 
Prestatiecode: De prestatiecode die je mag gebruiken, informeer bij de ketenzorgpartij welke prestatiecode je moet gebruiken 
Tarief: Vul hier het tarief in dat bij de prestatiecode hoort, informeer bij de ketenzorgpartij welke tarief je moet gebruiken 
Vast bedrag: Hier kan je aangeven of het ingevoerde tarief een vast bedrag is i.p.v. een uurtarief. Dit is bijvoorbeeld van toepassing bij een uittoeslag. 

15. Klik vervolgens op OK om het tarief op te slaan. Wil je nog een tarief toevoegen, druk dan nogmaals op nieuw.
16. Klik vervolgens op OK. Je hebt een DBC toegevoegd. Je kan meerdere zorggroep programma’s aanmaken (bijv DM, COPD, CVRM). Of dit nodig is (of dat alles onder 1 groep mag worden ingediend bepaald de ketenzorgpartij. 
 

Invoeren consulten bij de client 

Om consulten te kunnen declareren bij de ketenzorg, dienen deze eerst bij de cliënten ingevoerd te worden. 

1. Ga naar het onderdeel ‘cliënten’. 
2. Type onder het veld ‘Zoeken naar’ een waarde in om een client te zoeken (denk aan naam, telefoonnummer geboortedatum etc). 

3. Klik op ‘wijzig client’ om het cliëntendossier te openen. 
4. Druk “Nieuw” om een nieuw consult toe te voegen 

5. Het onderstaande scherm opent. 

6. Vul de volgende velden in: 
Consultonderwerp: Kies hier het consultonderwerp dat bij de ketenzorg hoort 
Datum Consult: Vul hier de datum van het consult in 
Duur consult: Vul hier de duur van het consult in 
Declareren naar: Kies hier “verzameldebiteur” 
Verzameldebiteur: Kies hier de gewenste ketenzorggroep Druk op OK om het consult toe te voegen 

7. Druk op OK om het dossier op te slaan 
8. Herhaal het toevoegen van consulten bij evt andere cliënten. 

 

Declareren van Ketenzorg/aanmaken declaratiebestanden

 Voordat er bestanden kunnen worden ingediend bij VIPLive dienen deze eerst gedeclareerd en aangemaakt te worden. Hiervoor gebruik je de declaratiewizard. 

1. Ga naar het onderdeel “Financieel”. 
2. Ga naar het tabblad “Declaraties. 
3. Klik op de knop “declaratie wizard starten. 

4. Je krijgt nu een overzicht van alle declaraties die Evry gaat declareren. 

5. Klik op “filter opties tonen” om te filteren en zo aan te geven wat je precies wilt declareren/factureren. Je kan dus bijv aangeven dat je alleen (bepaalde) verzameldebiteuren wilt declareren. 

6. Wanneer er met filters wordt gewerkt, bevestig de filters dan met de knop “filters toepassen”. 
7. Druk op de knop “Doorgaan” om door te gaan naar het volgende scherm.

 
8. Evry toont nu een overzicht van de verzameldebiteuren welke deze gaat declareren. 
9. Druk op “doorgaan” om door te gaan naar het volgende scherm. 

10. Evry gaat nu de declaraties aanmaken.
11. Druk op “Declaraties aanmaken” om de declaratie(s) aan te maken. 

12. Druk op “doorgaan” en daarna op “OK” om de declaratiewizard te sluiten. 
13. Klik op het groen omcircelde “verzameldebiteuren”. 

14. Selecteer een declaratie waarvoor je de bestanden wilt aanmaken. Deze regel wordt blauw weergegeven en druk op “Maak declaratiebestand(en) aan”.

15. Evry toont nu het volgende scherm: 

16. Voor VIPLive kan je de opties “een factuurbestand aanmaken”, “Een bijlage aanmaken (csv)” uitvinken. 
17. Geef aan of je een PM304 of GDS801 bestand wilt aanmaken en druk op OK. Informeer bij je ketenzorg welke optie je moet aanvinken. 
18. Evry maakt nu een bestand aan welke je kan versturen naar VIPLive. 

 

Inlezen maandelijks declaratiebestand (PM304/GDS810)

1. Log in op VIPlive en ga in het menu naar ‘Declaratie’. 
2. Vervolgens ziet u het declaratie overzicht. Klik op de knop ‘Zorgactiviteiten uploaden’. 

3. De volgende pop-up opent:

4. Selecteer de zorggroep en het zorgprogramma en klik vervolgens op ‘Selecteer bestanden’. 

5. Voeg vervolgens het juiste PM304/GDS801 bestand toe en klik op ‘Openen’. 
6. De declaraties worden ingelezen op VIPLive en zijn vervolgens in te zien op het declaratie overzicht.