Aan het begin van het kwartaal wordt u gevraagd om de patiëntenlijsten aan te leveren. Deze patiëntenlijsten levert u vervolgens aan bij de zorggroep. De zorggroep zorgt voor de verdere declaratieafhandeling van de kwartaaldeclaraties. Het aanleveren van deze patiëntenlijsten kan op twee manieren; via HIS-extractie of via handmatig aanleveren. Beide manieren worden in deze handleiding toegelicht, waarvan alleen stap 2 afwijkt van elkaar.  

Stap 1: Navigeren naar het nieuwe bundeloverzicht

Tijdens de transitieperiode zullen zowel het oude, als het nieuwe bundeloverzicht beschikbaar zijn. Vanaf 2024 kunt u uw zorggroep declaraties alleen uitvoeren via de nieuwe aanleverpagina ‘Bundeloverzicht’. De financiële informatie van uw eerdere declaraties blijft inzichtelijk op de oude pagina ‘Bundeloverzicht (historisch)’. U kunt vanaf deze oude pagina geen patiëntenlijsten meer aanleveren. 

Stap 2a: Via HIS-extractie aanleveren

Om te kunnen declareren voor de ketenzorg is aan het begin van elk kwartaal een nieuwe HIS-extractie nodig. Dit proces werkt nog zoals u gewend bent, dus ofwel automatisch ofwel via de oranje knop ‘Extracties uploaden’.

Als er voor het huidige kwartaal nog geen HIS-extractie is aangeleverd, dan wordt de volgende status getoond op de pagina ‘Bundeloverzicht’.

Patiëntenlijsten aanvragen

Zodra er een extractie is verwerkt kunt u verder met de declaraties. Vraag de patiëntenlijsten voor dit kwartaal aan via de blauwe knop ‘Patiëntenlijsten aanvragen’. U moet hiervoor een beveiligde sessie starten. De beveiligde sessie start u via het slotje rechts bovenin in uw scherm. 

Het aanvragen van de patiëntenlijsten kan enige tijd duren. Bij de start van het kwartaal zal het erg druk zijn waardoor het inladen even kan duren. Ons advies is dan ook om na het aanvragen eerst andere werkzaamheden op te pakken alvorens u het aanleverproces start. Tijdens het inladen van de aangevraagde patiëntenlijsten kunt u de pagina verlaten.

Terwijl het inlaadproces loopt toont het bundeloverzicht de actuele status en verschijnt de knop ‘Aan te leveren’ zodra het proces compleet is.

Stap 2b: Via handmatig aanleveren

U kunt starten met uw zorggroepdeclaraties door eerst de zorgstraten waarvoor u moet aanleveren op te halen. Dit doet u door te klikken op de knop “Zorgstraten ophalen”.

Als de zorgstraten zijn opgehaald worden ze getoond in het bundeloverzicht.

Patiëntenlijst uploaden

Selecteer een zorgstraat in de status “Patiëntenlijst uploaden” om een patiëntenlijst toe te voegen. Met deze actie wordt een modal geopend. In de modal dient u eerst uw HIS-type te selecteren. Vervolgens kunt u een bestand uploaden en deze bevestigen door op de blauwe knop 'Bevestigen' te klikken. Als u op Annuleren klikt om de modal te sluiten wordt uw bestand niet opgeslagen.

Na bevestiging sluit de modal en wordt de patiëntenlijst op de achtergrond verwerkt. Dit herkent u aan de status “Bezig met verwerken”. U hoeft niet te wachten tot de verwerking voltooid is en kunt van de pagina weg navigeren of alvast een volgende patiëntenlijst uploaden.

Als de patiëntenlijst is verwerkt krijgt deze de status “Aan te leveren”. U kunt daarna de laatste stappen doorlopen om de lijst aan te leveren bij de zorggroep. Ga verder naar stap 3. 

Stap 3: Patiëntenlijst bewerken en aanleveren

Klik voor de zorgstraat die u wilt gaan aanleveren in het nieuwe bundeloverzicht op de knop ‘Aan te leveren’. Hiermee opent u een wizard. De wizard bestaat uit drie onderdelen; patiëntenlijsten samenstellen, patiëntgegevens controleren en een samenvatting. Als u deze stappen heeft doorlopen kunt u aan het einde de patiëntenlijst voor de zorgstraat aanleveren.

1. Patiëntenlijsten samenstellen:

De patiënten uit de lijst van de zorgstraat zijn op drie tabbladen uitgesplitst; ‘Bepaal’, ‘Exclusie’ en ‘Inclusie’.

• Op de pagina ‘Bepaal’ staan patiënten waarvan geen hoofdbehandelaar en/of deelname ketenzorg geregistreerd is, én patiënten die vorig kwartaal wel zijn gedeclareerd maar dit kwartaal buiten de keten vallen.

Is een patiënt bij de huisarts onder behandeling includeer deze dan door het veld ‘Includeer’ te selecteren. Kies voor ‘Excludeer’ wanneer een patiënt bij de specialist onder behandeling is.

• Op de pagina Exclusie staan de patiënten waarvan bekend is dat zij geen deelnemen aan de ketenzorg, of waarbij de hoofdbehandelaar een specialist is. Dit is te zien in de kolom ‘Reden’.
• Op de pagina Inclusie staan alle patiënten die standaard meegenomen worden met de ketenzorgdeclaratie.

Als u klaar bent met het samenstellen van uw patiëntenlijst kunt u door naar de volgende stap in de wizard door op ‘Volgende’ te klikken. U kunt pas door naar de volgende stap als voor alle patiënten een status Includeer of Excludeer is geselecteerd. Patiënten met de status Includeer worden meegenomen met de declaratie, patiënten met de status Excludeer niet.

2. Patiëntgegevens controleren:

In deze stap komen patiënten naar voren die wel geïncludeerd zijn, maar waarvan niet voldoende gegevens aanwezig zijn om de persoon te declareren. Patiënten worden met twee verschillende statussen getoond: ‘Niet gevonden’ of ‘Ontbrekende gegevens’. 

• Niet gevonden

In deze status kunnen de opgegeven persoonsgegevens bij Vecozo niet herleid worden tot een uniek persoon.

U kunt de gegevens aanpassen en opnieuw een COV uitvoeren met de knop ‘Controleer opnieuw’. Wanneer dit leidt tot een goed resultaat, krijgt de patiënt de groene status ‘Opgelost’. Als de opgevoerde gegevens nog steeds niet tot een persoon hebben herleid dan ziet u een rode foutmelding met ‘Opnieuw niet geslaagd voor COV’. Lukt het herhaaldelijk niet om de patiënt te vinden, dan kunt u kiezen voor ‘Excludeer’. De patiënt wordt niet meegenomen met de declaratie.

• Ontbrekende gegevens

In enkele gevallen kan het zijn dat er persoonsgegevens ontbreken die nodig zijn voor de declaratie. Vul in dit geval de ontbrekende gegevens aan en klik op rechts onderin op Opslaan. Bij succesvol opslaan, zal de status van de patiënt verspringen naar ‘Opgelost’.

In het geval van populatiezorg is het niet nodig om de ontbrekende gegevens aan te vullen. U kunt door naar de volgende stap in de wizard door op ‘Volgende’ te klikken. U krijgt dan de melding dat deze patiënten worden meegenomen in de aanlevering en dat de onvolledige gegevens worden aangevuld.

Mocht u gegevens willen herzien dan is het mogelijk de gesloten vakken te openen met het pijltje in de rechterhoek. 

U kunt patiënten met de status ‘Geëxcludeerd’ opnieuw includeren, zij gaan dan terug naar hun vorige status. U kunt patiënten met status ‘Opgelost’ ook alsnog excluderen. Als alle patiënten een status ‘Opgelost’ of ‘Geëxcludeerd’ hebben, kunt u door naar de volgende pagina.

3. Samenvatting:

Na het controleren van de gegevens klikt u op ‘Volgende’ links onderin uw scherm en ziet u een samenvatting van de aan te leveren patiënten. In dit overzicht ziet u hoeveel patiënten er zijn geëxcludeerd, hoeveel er zijn geïncludeerd en voor welke van de geïncludeerde patiënten er een bewerking heeft plaatsgevonden. De informatie over bewerkingen kunt u gebruiken om de patiënten in uw eigen HIS te updaten, zodat deze bij de volgende aanlevering meteen goed geïncludeerd worden.

Aangeleverd

Als u aan het eind van de wizard gekomen bent, kunt u de patiëntenlijst aanleveren met de knop ‘Aan te leveren’. De patiëntenlijst voor de gekozen zorgstraat wordt verstuurd naar de zorggroep. Eenmaal aangeleverd kunt u de patiëntenlijst niet meer bewerken. U kunt de ingestuurde patiëntenlijst nog wel inzien door op de regel te klikken.

In het bundeloverzicht kunt u informatie raadplegen over de status van de declaraties:

Patiënten:                 Het aantal patiënten dat u heeft aangeleverd voor het betreffende ketenzorgtype

Aangeleverd:            Het bedrag dat u op basis van de aangeleverde lijst zult gaan ontvangen

• Aantal aangeleverde patiënten x het ingeregelde tarief bij de zorggroep

Goedgekeurd:           Het bedrag dat u op basis van het aantal goedgekeurde patiënten door de verzekeraar zult gaan ontvangen

• Aantal aangeleverde patiënten x daadwerkelijk toegezegde bedrag door VECOZO

Uitbetaald:                Het bedrag dat door de zorggroep aan u is uitbetaald

• Dit bedrag wordt geüpdatet nadat de zorggroep het betalingsbestand heeft gedownload. Het kan vervolgens nog enkele dagen duren voordat u het geld daadwerkelijk ontvangt.

Natuurlijk kan Calculus altijd even met u meekijken ter ondersteuning

Zij kunnen u sneller helpen wanneer u alvast het programma TeamViewer klaar heeft staan met het bijbehorende ID en wachtwoord, deze kunt u rechts bovenin op uw VIPLive pagina downloaden: