Doel van deze functionaliteit

Aan het begin van het kwartaal wordt de huisartsenpraktijk gevraagd om de patiëntenlijsten aan te leveren. Deze patiëntenlijsten levert de huisartsenpraktijkmedewerker vervolgens aan bij de regionale huisartsenorganisatie (RHO). De RHO zorgt voor de verdere declaratieafhandeling van de kwartaaldeclaraties.  Hierdoor wordt de declaratieafhandeling gestroomlijnd en wordt ervoor gezorgd dat alleen de juiste patiënten worden gedeclareerd.

Stapsgewijze instructie

Navigeren naar het bundeloverzicht

1. Log in op VIPLive en ga naar 'Declareren' - 'Bundeloverzicht'. 
   

2. Het bundeloverzicht wordt geopend. 

    

HIS-extractie aanleveren

Om te kunnen declareren voor de ketenzorg is aan het begin van elk kwartaal een nieuwe HIS-extractie nodig. Dit proces werkt afhankelijk van uw HIS ofwel automatisch ofwel via de oranje knop ‘Extracties uploaden’.

1. Klik indien u gebruik maakt van een handmatige HIS-extractie op de knop 'Extracties uploaden'

   

2. Als er voor het huidige kwartaal nog geen HIS-extractie is aangeleverd, dan wordt de volgende status getoond: 'Lever uw HIS-extractie aan. Daarna kunt u hier patiëntenlijsten aanvragen voor uw zorggroepdeclaraties.'

   
    

Patiëntenlijsten aanvragen

Zodra er een extractie is verwerkt kunt u verder met de declaraties. 

1. Start, indien dit nog niet gedaan is, een beveiligde sessie. Klik hiervoor op het slotje rechts bovenin uw scherm. 

   

2. Klik op de knop ‘Patiëntenlijsten aanvragen’. 

   

3. Het aanvragen van de patiëntenlijsten kan enige tijd duren. Bij de start van het kwartaal zal het erg druk zijn waardoor het inladen even kan duren. Ons advies is dan ook om na het aanvragen eerst andere werkzaamheden op te pakken alvorens u het aanleverproces start. Tijdens het inladen van de aangevraagde patiëntenlijsten kunt u de pagina verlaten.

4. Zodra het proces is voltooid, wordt de knop 'Aan te leveren' weergegeven in het bundeloverzicht.

   

Patiëntenlijsten samenstellen

U doorloopt nu drie onderdelen; patiëntenlijsten samenstellen, patiëntgegevens controleren en een samenvatting. 

1. Klik voor de zorgstraat die u wilt gaan aanleveren in het nieuwe bundeloverzicht op de knop ‘Aan te leveren’. Hiermee opent u een wizard. 

   

2. De patiënten uit de lijst van de zorgstraat zijn op drie tabbladen uitgesplitst: ‘Bepaal’, ‘Exclusie’ en ‘Inclusie’.

• Bepaal – Patiënten waarvoor nog geen hoofdbehandelaar of deelname ketenzorg geregistreerd is. Je moet per patiënt beslissen of hij/zij wordt geïncludeerd of geëxcludeerd.
• Exclusie – Patiënten waarvan al bekend is dat zij niet deelnemen aan ketenzorg, bijvoorbeeld omdat hun hoofdbehandelaar een specialist is. Dit is te zien in de kolom ‘Reden’,  En patiënten die vorig kwartaal wel zijn gedeclareerd maar dit kwartaal buiten de keten vallen. Deze patiënten zijn te herkennen aan de reden: Hoofdb. huisarts en deelname ketenzorg nee.
• Inclusie – Patiënten die standaard worden meegenomen in de ketenzorgdeclaratie.

3. Voor elke patiënt in de lijst moet een status 'Includeer' of 'Excludeer' worden geselecteerd. Alleen geïncludeerde patiënten worden meegenomen in de declaratie.
4. Zodra alle patiënten een status hebben, kun je verder naar de volgende stap door op 'Volgende' te klikken.

Patiëntgegevens controleren - patiëntenlijsten

In deze stap komen patiënten naar voren die wel geïncludeerd zijn, maar waarvan niet voldoende gegevens aanwezig zijn om de persoon te declareren. 

1. Patiënten worden met twee verschillende statussen getoond: ‘Niet gevonden’ of ‘Ontbrekende gegevens’.

• Niet gevonden – De opgegeven persoonsgegevens kunnen niet worden herleid tot een unieke patiënt. Je hebt de optie om de gegevens aan te passen en een nieuwe controle uit te voeren via de knop 'Controleer opnieuw'. Wanneer dit leidt tot een goed resultaat, krijgt de patiënt de groene status ‘Opgelost’. Als de controle herhaaldelijk mislukt, kun je de patiënt alsnog excluderen. De patiënt wordt niet meegenomen met de declaratie.

• Ontbrekende gegevens – Soms ontbreken er persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de declaratie. Vul deze gegevens aan en klik rechtsonder op 'Opslaan'. 

  

• Gegevens herzien - mocht je gegevens willen herzien dan is het mogelijk de gesloten vakken te openen met het pijltje in de rechterhoek. Patiënten die als 'Geëxcludeerd' zijn gemarkeerd, kunnen opnieuw geïncludeerd worden. Eveneens kunnen patiënten met de status 'Opgelost' alsnog geëxcludeerd worden.

2. Wanneer alle patiënten een juiste status hebben, kun je doorgaan naar de volgende stap.

Patiëntgegevens controleren  - populatielijsten 

Voor populatiezorg geldt dat ontbrekende gegevens niet handmatig hoeven te worden aangevuld. Deze worden automatisch verwerkt in de aanlevering. Je krijgt dan de melding dat deze patiënten worden meegenomen in de aanlevering en dat de onvolledige gegevens worden aangevuld. 

Samenvatting en patiëntenlijst definitief aanleveren

In deze laatste stap zie je een overzicht van de patiënten die worden aangeleverd. Hier wordt het volgende weergeven:

• Het totaal aantal geëxcludeerde en geïncludeerde patiënten.
• Welke geïncludeerde patiënten er een bewerking heeft plaatsgevonden
• Informatieve gegevens die kunnen helpen om het HIS-systeem up-to-date te houden voor toekomstige declaraties. 

1. Controleer de samenvatting en pas waar nodig nog zaken nog aan. 
2. Klik op de knop 'Aan te leveren'. De patiëntenlijst voor de gekozen zorgstraat wordt verstuurd naar de RHO. Eenmaal aangeleverd kunt u de patiëntenlijst niet meer bewerken. 

Veelgestelde vragen

Waar kan ik mijn historische declaraties terugvinden die zijn ingediend via het eerdere bundeloverzicht?

Vanaf 1 juli 2025 kunt je de Regionale Huisartsen Organisatie declaraties uitsluitend uitvoeren via de nieuwe aanleverpagina ‘Bundeloverzicht’. De oude pagina ‘Bundeloverzicht (historisch)' blijft beschikbaar voor historische informatie, maar nieuwe patiëntenlijsten kunnen hier niet meer worden aangeleverd.

Heb je een (andere) vraag over deze functionaliteit? 

Laat het ons weten door contact op te nemen met VIPLive Support. 

Meer weten?

Wil u meer informatie over ingediende declaraties via het bundeloverzicht? Bekijk dan de volgende handleiding: Als huisartsenpraktijk de status van gedeclareerde patiëntenlijsten, zorgactiviteiten en inhoudingen inzien. 

Als je nog vragen of verdere ondersteuning nodig hebt aarzel dan niet om contact op te nemen met VIPLive Support. We staan klaar om je te helpen.