Wat zijn validatiemeldingen?

Niet alle declaraties kunnen direct verwerkt worden in VIPLive, waardoor ze nog niet verzonden kunnen worden naar de zorgverzekeraar, patiënt of instelling. Deze meldingen verschijnen dan als validatiemelding. Door deze op te lossen, voorkomt u een afkeuring achteraf.

Validatiemeldingen ontstaan door verschillende redenen, zoals:

• Een patiënt heeft geen zorgverzekering.
• Voor de prestatie die geregistreerd is, is geen tarief bekend.
• Er is geen geldige prestatie gevonden.

Een validatiemelding blijft staan tot u hem afhandelt. De regel wordt niet verstuurd en dus ook niet uitbetaald. Loop deze tegel daarom altijd mee door voordat u een declaratieperiode afsluit.

Zijn er geen validatiemeldingen? Dan ziet u de tekst Geen declaratieregels. Via de knop Inzicht in patiënt bekijkt u de status van uw aangeleverde declaratieregels.

Waar vind ik de validatiemeldingen?

Ga op de hoofdpagina naar de tegel Validatiemeldingen. Door op de knop Details te klikken, wordt het overzicht met alle validatiemeldingen geopend.

Overzicht van de declaratieregels met validatiemeldingen

Na klikken op de knop Details op de tegel Validatiemeldingen op het voorgaande scherm (zie hierboven) wordt het scherm met het overzicht van alle regels met validatiemeldingen getoond.

Per regel ziet u de patiënt, callnummer, prestatie, het aantal, de prestatiedatum, de foutmelding, het aanlevernummer en, indien aanwezig, de vastgelegde klantreactie.

Op het scherm bestaat de mogelijkheid het overzicht te filteren en sorteren om de gewenste selectie te krijgen waarmee de te volgen actie uitgevoerd kan worden.

Veelvoorkomende validatiemeldingen

Geen basisverzekering gevonden

De COV-controle vindt voor deze patiënt geen verzekering op de prestatiedatum. Controleer de verzekeringsgegevens, pas eze aan en hertoets de regel. Is de patiënt echt niet verzekerd? Kies dan Factureren aan patiënt.

Tarief niet gevonden

Voor deze prestatie staat in VIPLive geen tarief op de prestatiedatum. Controleer Tarieven › Contractafspraken. Ontbreekt het tarief? Laat het dan opvoeren en hertoets daarna de regels. Zie het artikel Contracten en tarieven controleren.

Geen geldige toestemmingsverklaring voor Zvw- en Wlz-declaraties

Uw organisatie heeft geen geldige toestemmingsverklaring; dat moet bij VECOZO worden geregeld. Zolang dat niet is gebeurd, kan er niets worden verstuurd en blijft de hele aanlevering staan. Regel de toestemmingsverklaring en hertoets de regels daarna. Zie het artikel Toestemmingsverklaringen VECOZO systeemcertificaat.

Wlz-indicatie gevonden

De patiënt heeft een Wlz-indicatie. De regel moet naar de instelling in plaats van naar de zorgverzekeraar. Kies Factureren aan instelling.

Wat kan ik met de validatiemeldingen?

Om declaraties alsnog te kunnen verwerken, bestaan diverse mogelijkheden om de validatiemeldingen weg te werken. In VIPLive kan een aantal wijzigingen gedaan worden. Als een wijziging het probleem oplost en/of een hertoets uitgevoerd wordt, wordt de declaratie aangepast en verplaatst van tegel Validatiemeldingen naar Te declareren aan zorgverzekeraars of Te declareren aan instellingen, afhankelijk van de instellingen van uw organisatie.

Tip: begin bij de grootste groep. Filter op Foutmelding. Bijna altijd zijn meerdere regels terug te voeren op één oorzaak, bijvoorbeeld een ontbrekend tarief of een toestemming die niet goed staat. Lost u die oorzaak op, dan handelt u alle bijbehorende regels in één keer af.

Hertoetsen van de declaratie na een wijziging in VIPLive

Kan de wijziging in VIPLive gedaan worden, dan kan hierna de declaratieregel hertoetst worden binnen VIPLive. Voor een aantal validatiemeldingen kunt u zelf de benodigde wijziging doen. Dit is te zien aan de pictogrammen van het oogje (de gegevens zijn alleen te bekijken) of het potloodje (de gegevens zijn handmatig aan te passen). Is een declaratieregel handmatig aan te passen, volg dan deze stappen:

1. Klik op de pictogram van het potloodje achter de aan te passen declaratieregel.

   1. Er verschijnt een scherm waarop de gegevens van de declaratie zichtbaar zijn. De waardes die niet goed zijn, zijn hierin aan te passen.

2. Verbeter hier de fout. Dit kan zijn:

   1. Voer een nationaliteit in.

   2. Voer een verzekerdennummer in.

   3. Leg de zorgverzekeraar vast.

   4. Leg de juiste prestatie vast.

3. Na invoeren van de verbetering, hebt u een paar mogelijkheden:

   1. Klik op de knop Opslaan om de wijziging te verwerken. De regel wordt niet hertoetst en blijft onder tegel Validatiemeldingen staan.

   2. Klik op de knop Opslaan en hertoetsen om de wijziging te verwerken en de declaratieregel ook direct te hertoetsen.

      • Is deze nu goed, dan 

      • Wordt de omgezette declaratieregel zichtbaar onder de juiste tegel en verdwijnen de betreffende declaratieregels uit Validatiemeldingen.

   3. Klik op de knop Annuleren als u de wijziging toch niet wilt opslaan (en hertoetsen).

      1. De declaratieregel blijft onder tegel Validatiemeldingen staan.

Komen meerdere soortgelijke regels (voor dezelfde patiënt, dezelfde prestatiedatum en dezelfde validatiemelding) onder tegel Validatiemeldingen voor, dan krijgt u hiervan een melding en kunt u die direct op dezelfde manier oplossen. Klik hiervoor op de knop Ook bijwerken. Wilt u alleen de aangepaste regel opslaan en/of hertoetsen, dan klikt u op de knop Alleen deze.

Validatiemelding voorleggen aan klant

Wanneer een spoedpost gebruik maakt van de DeclaratieService, kan de declaratieservice een validatiemelding voorleggen aan u. Deze melding is voor u zichtbaar, samen met eventueel een toelichting of vraag. U kan hierop reageren, bijvoorbeeld met de ontbrekende informatie. 

Totdat u reageert, verdwijnt de melding uit de gewone werkvoorraad van de DeclaratieService; die kan deze nog wel terugvinden onder Voorgelegd in het filter. Na uw reactie komt de melding terug in de werkvoorraad om verder af te handelen.

Voorleggen lost de validatiefout niet automatisch op en verstuurt de declaratie niet alsnog. Het is een manier om informatie bij u op te vragen en bij te houden bij wie de volgende actie ligt. Bij DeclaratieService kan voorleggen ook automatisch gebeuren als daarvoor een regel is ingesteld.

Maakt u geen gebruik van de DeclaratieService, dan ziet u deze mogelijkheid tot het voorleggen niet.

De declaratie mag gefactureerd worden aan de patiënt of instelling

1. Selecteer de declaratieregels die u wilt omzetten naar een patiëntfactuur door de vakjes links naast deze regels aan te klikken. 
   1. Om alle regels in één keer te selecteren, klikt u op het selectieknopje naast Patiënt bovenaan de tabel.
   2. Zodra u regels selecteert, kleurt de tekst van de knoppen Facturen aan patiënt en Factureren aan instelling rechtsboven van grijs naar zwart. 
2. Klik op de knop Factureren aan patiënt om de geselecteerde declaratieregels om te zetten naar de patiënt of klik op de knop 'Factureren aan instelling' om de geselecteerde declaratieregels om te zetten naar de Instelling.
   1. Afhankelijk van de keuze wordt is omgezette declaratieregel nu zichtbaar onder tegel Te factureren aan patiënten of onder tegel Te factureren aan instellingen op het hoofdscherm. Vanuit daar kan de declaratieregel verder worden verwerkt.
   2. De betreffende declaratieregels zijn verdwenen uit tegel Validatiemeldingen.

Eerder genoemde wijzigingen zijn niet mogelijk

Kunt u zelf geen wijziging doen in VIPLive? En heeft de melding ook niets te maken met het nog moeten ontvangen van de retourinformatie, maar wel met bijvoorbeeld contractafspraken of andere instellingen in VIPLive, neem dan contact op met de servicedesk van VIPLive declaraties.