VIPLive Support

Declaratieproces ketenpartner - veelgestelde vragen

Lisa Abbink
Lisa Abbink
  • Bijgewerkt

Hoe dien ik declaraties in bij de zorggroep? 

Door op de patiëntenkaart via Acties te kiezen voor Voeg zorgactiviteit toe. Diëtisten kunnen ook
een PM304-verzamelfactuur inlezen onder Declaratie. Zie ook: Declareren ketenzorg als ketenpartner.

 

Waar in VIP kan ik mijn declaraties terugvinden?

Wanneer u ingelogd bent op VIPLive en bovenin het hoofdmenu kiest voor Declaratie komt u in
het zorgactiviteitenoverzicht. Al uw ingediende declaraties komen per maand of per kwartaal in dit overzicht te staan afhankelijk van de selectie die u heeft gemaakt rechtsboven in het scherm. U kunt hier ook via het drop-down menu switchen tussen jaartallen.

 

Hoe kan ik zien wat er is betaald door de zorggroep?

Wanneer u ingelogd bent op VIPLive en kiest voor Declaratie kunt u dit terugzien. Tevens kunt u per kwartaal/per maand betaalspecificaties in PDF downloaden via de knop Betalingen. 

 

Worden alle declaraties in een keer uitbetaald?

Nee, zodra de kwartaaldeclaratie met ketenaanmelding van de huisartsenpraktijk voor een patiënt is
goedgekeurd en is uitbetaald door de zorgverzekeraar dan worden uw declaraties in VIP voor deze
patiënt ook betaalbaar gesteld voor de zorggroep. Dit gebeurt vaak op verschillende momenten dus
zult u de vergoeding van uw declaraties in deelbetalingen ontvangen. U kunt hiervan betaalspecificaties en overzichten downloaden in het zorgactiviteitenoverzicht en altijd terugzien wat is uitbetaald. Wanneer u een eigen factuurnummer heeft ingevoerd bij het indienen van de zorgactiviteit zal dit factuurnummer altijd worden vermeld bij de betaling.

 

Wat betekent Gekoppeld in het zorgactiviteitenoverzicht?

De aanmelding bij de zorgverzekeraar is gedaan, maar er is nog geen retourinformatie met
een goedkeuring. Zodra de goedkeuring heeft plaatsgevonden zal de status op Te Betalen komen te staan.

 

Hoe kan ik zien welke ingediende declaraties zijn afgekeurd?

Wanneer een declaratie definitief is afgekeurd kunt u dit inzien door rechtsonder bij de zorgactiviteiten op Details te klikken. 

 

Wat betekent Patiënt onbekend in het zorgactiviteitenoverzicht?

Als u een behandeling indient voor een patiënt waar nog geen ketenzorg voor gedeclareerd is door
de huisartsenpraktijk/zorggroep krijgt de behandeling de status Patiënt onbekend / Patiënt is dit kwartaal nog niet gedeclareerd voor ketenzorg. De zorggroep/huisartsenpraktijk heeft nog geen vergoeding voor deze patiënt gekregen en er staat dus nog geen betalende ketenzorgvergoeding tegenover. Er wordt 4x in het jaar een ketentarief ingediend bij de zorgverzekeraar. 

Ook kan het voorkomen aan het begin van het nieuwe jaar dat uw declaraties wat langer op deze
status blijven staan vanwege het afsluiten van het contract tussen de zorggroep en de zorgverzekeraar.  

De status blijft dus staan tot er een toezegging is van de zorgverzekeraar.

 

Twee voorbeelden:
Voorbeeldsituatie 1 - Patiënt reeds eerder gedeclareerd voor ketenzorg
U registreert een behandeling voor een patiënt op 6-1-2021. Deze patiënt is op 8-12-2020 naar u verwezen en in 4e kwartaal 2020 ook gedeclareerd voor de ketenzorg. 

De declaraties van de zorggroep worden rond het einde van de eerste maand van het nieuwe kwartaal gebundeld en gedeclareerd. Hierdoor zullen de activiteiten die u voor deze datum declareert in de eerste instantie op de status komen: Patiënt onbekend / Patiënt is dit kwartaal nog niet gedeclareerd voor Ketenzorg. U hoeft daar dan niet direct actie op te ondernemen. U zult zien dat deze status vanzelf wordt aangepast in: Gekoppeld / Ketenzorg declaratie is nog in behandeling bij zorgverzekeraar.

Voorbeeldsituatie 2 - Nieuwe patiënt in de keten
Op 5-1-2021 wordt een nieuwe patiënt naar u verwezen. Deze patiënt is nog niet gedeclareerd voor de ketenzorg. Dit gebeurt in het volgende kwartaal (1-4-2021). U registreert een behandeling op datum 6-2-2021.

De behandeling krijgt de status Patiënt onbekend / Patiënt is dit kwartaal nog niet gedeclareerd voor ketenzorg. U hoeft daar dan niet direct actie op te ondernemen. Deze status blijft staan totdat de huisartspraktijk op peildatum 1-4-2021 declareert. Daarna wordt de behandeling van u alsnog vergoed en krijgt de behandeling de status Gekoppeld.

 

Wat moet ik doen bij de status Patiënt onbekend?

In sommige gevallen kan de status op Patiënt onbekend blijven staan omdat er per abuis een onjuiste registratie is gedaan bij één van de partijen in de keten. Denk hierbij aan het per abuis niet goed includeren van de patiënt in de ketenzorg of het wijzigingen van de hoofdbehandelaar. Een ander voorbeeld is een declaratie in een onjuiste zorgstraat. 

Op de tijdlijn van VIPLive kunt u controleren of de patiënt voor het betreffende kwartaal gedeclareerd is voor de ketenzorg. Dit ziet er als volgt uit: 

Mocht u geen aanmelding in de keten zien ondanks een actieve verwijzing dan is het belangrijk om hierover te schakelen met de huisartsenpraktijk. Op het moment dat een patiënt niet goed is geïncludeerd ontvangt de betreffende partijen geen uitbetaling.

Let op! Nieuwe patiënten in de keten zijn altijd een uitzondering en blijven openstaan tot het
eerstvolgende kwartaal de aanmelding van de ketenzorg heeft plaatsgevonden en worden dan met
terugwerkende kracht betaald. 

Via VIPLive kunt u een gesprek starten met de huisartsenpraktijk. Klik via het linker menu op Acties en kies voor Start gesprek. Op deze manier start u via een veilige weg een gesprek over de patiënt met de POH om navraag te doen waarom de patiënt niet is aangemeld. Wanneer de patiënt volgens de POH wel in de keten behoort en alles goed staat in het HIS dan kan de huisartsenpraktijk een verzoek tot na declaratie bij VIP doen en samen met VIP checken wat precies misgaat qua registratie.

 

Mocht er wel een aanmelding zijn in de keten, maar uw declaratie blijft op Patiënt onbekend dan is het goed om te controleren of u in de juiste zorgstraat heeft gedeclareerd. Controleer ditmaal of u in dezelfde zorgstraat heeft gedeclareerd als de aanmelding van de huisartsenpraktijk van het betreffende kwartaal. Wanneer u namelijk per ongeluk een DM zorgactiviteit declareert in plaats van CVRM kunt u
dit ook aanpassen en dan wordt de zorgactiviteit goedgekeurd. 

 

Hoe krijg ik notificaties van patiënten die niet niet meer gedeclareerd worden voor de ketenzorg?

Om te voorkomen dat u patiënten behandelt waarvoor u vanuit de keten geen vergoeding meer gaat
ontvangen ontvangt u een notificatie per email indien wij constateren dat een huisartsenpraktijk
een patiënt, die naar u is verwezen, niet meer in de ketenzorg declareert. Dit kan bijvoorbeeld komen door een verhuizing, verwijzing naar de specialist, etc. Deze verwijzingen worden getoond onder het tabblad Loopt af op het overzicht met verwijzingen.  

 

U heeft bij een verwijzing die afloopt nog 3 maanden de tijd om uitgevoerde behandelingen in VIPLive te registreren. Na 3 maanden wordt de verwijzing gesloten, waardoor behandelingen niet meer kunnen worden geregistreerd en dus ook niet worden uitbetaald. 

 

Waar is het aantal minuten wat ik tot nu toe heb gedeclareerd voor een patiënt terug
te vinden?

Rechtsboven op de Tijdlijn staan het aantal geboekte behandelingen. De Tijdlijn kunt u vinden in het
linker menu van de patiëntenkaart.