Aan het begin van het kwartaal dient u de patiëntenlijsten aan te leveren op basis van een extractie vanuit uw HIS. Deze patiëntenlijsten levert u via VIPLive aan bij de zorggroep. Calculus zorgt namens de zorggroep voor de verdere afhandeling van de kwartaaldeclaraties. Om de patiëntenlijsten aan te leveren worden er twee stappen doorlopen:
- Aanleveren HIS Extractie
- Patiëntenlijsten controleren en aanleveren
1. Aanleveren HIS extractie
Om de patiëntenlijsten ten behoeve van de zorggroepdeclaraties aan te kunnen leveren, is aan het begin van elk kwartaal een nieuwe HIS extractie nodig. Afhankelijk van uw HIS type dient een extractie handmatig aangeleverd te worden aan Calculus VIPLive of gebeurt dit automatisch. Voor Medicom bijvoorbeeld, gebeurt dit automatisch.
Meer informatie en uitleg hierover kunt u vinden op de handleidingenpagina. Deze is te vinden in VIPLive via de ‘Handleidingen’ knop. Deze knop vindt u in de bovenste menubalk in VIPLive.
Na het handmatig aanleveren van de HIS extractie start VIPLive met het verwerken van de HIS extractie. Hier hoeft u niet op te wachten want dit kan enige tijd in beslag nemen.
2. Patiëntenlijsten controleren & aanleveren
Wanneer de HIS extractie is aangeleverd en de verwerking hiervan is afgerond, dan is het in VIPLive mogelijk om de patiëntenlijsten aan te vragen, te controleren en aan te leveren bij de zorggroep. Het aanvragen, controleren en aanleveren vindt plaats in het bundeloverzicht van de zorggroepdeclaraties.
Ga hiervoor in de witte menubalk van VIPLive naar ‘Declareren’ en kies vervolgens onder het kopje ‘Zorggroepdeclaraties’ voor ‘Bundeloverzicht’.

Het bundeloverzicht verschijnt. Hier krijgt u inzicht in de reeds gedane declaraties en kunt u patiëntenlijsten aanvragen, controleren en aanleveren.
Om de patiëntenlijsten voor het nieuwe kwartaal aan te vragen, start u allereerst een beveiligde sessie via het slotje rechts bovenin het scherm. U dient nogmaals uw wachtwoord in te vullen.
Er zijn meerdere mogelijkheden voor het aanvragen van de patiëntenlijsten: Het aanvragen van een patiëntenlijst voor het huidige kwartaal of het aanvragen van een patiëntenlijst met terugwerkende kracht over voorgaande kwartalen. Kijk goed welke van de twee voor u van toepassing is.
Aanvragen controleren en aanleveren van de patiëntenlijst in het huidige kwartaal
Ga via Declareren → Zorggroepdeclaraties → Bundeloverzicht naar het overzicht van de ketenzorgdeclaraties.
Boven de tabbladen zult u een lichtblauwe balk zien met de knop Patiëntenlijsten aanvragen.Ziet u de blauwe balk wel, maar geen knop? Controleer dan of u de beveiligde sessie heeft gestart. Het slotje aan de rechterzijde bovenin uw scherm dient gesloten te zijn. Staat het slotje nog open, dan dient u de beveiligde sessie eerst te starten.
Het kan enkele minuten duren voordat de patiëntenlijsten zijn aangevraagd.
De patiëntenlijsten voor het huidige kwartaal zullen in alle zorgstraten waaraan u deelneemt worden klaargezet.
Zoekt u voor uw praktijk het juiste tabblad op om de patiëntenlijst voor de betreffende aanvullende ketenzorgmodule aan te leveren.
Er wordt weergegeven dat u de patiëntenlijst kunt bewerken of kunt aanleveren. Wanneer de patiëntenlijst (ongeveer) uw huidige patiëntpopulatie bevat dan kunt u de patiëntenlijst aanleveren.
Wanneer u op aanleveren heeft geklikt, is de patiëntenlijst correct aangeleverd voor het huidige kwartaal.
Aanvragen, controleren en aanleveren patiëntenlijst met terugwerkende kracht
Ga via Declareren → Zorggroepdeclaraties → Bundeloverzicht naar het overzicht van de ketenzorgdeclaraties.
Zoekt u voor uw praktijk het juiste tabblad op om de patiëntenlijst voor de betreffende aanvullende ketenzorgmodule aan te leveren.
Klikt u op de knop Patiëntenlijst aanvragen voor alle zorgstraten.
Krijgt u de knop niet in beeld? Controleer dan of u de beveiligde sessie heeft gestart. Het slotje aan de rechterzijde bovenin scherm dient gesloten te zijn. Staat het slotje nog open, dan dient u de beveiligde sessie eerst te starten..
Er zal een nieuwe pop-up verschijnen waarbij u het kwartaal kunt kiezen waarvoor u wilt aanleveren.
Lever deze altijd chronologisch aan, te beginnen bij het kwartaal dat het langst geleden is. Daarna klikt u op Verstuur aanvraag.
Het kan enkele minuten duren voordat de aanvraag is verwerkt. Er zal een nieuwe aanvraag verschijnen in uw scherm.
Wanneer u bovenstaand scherm ziet, is het noodzakelijk om op de link onder de tekst hier te klikken (Hierboven aangeduid met het rode vlak).
Na enkele minuten verschijnt het aangevraagde kwartaal in beeld.
Wanneer uw totale patiëntpopulatie voor de aangevraagde peildatum overeenkomt met de actuele patiëntpopulatie van dat moment, kunt u op de knop aanleveren klikken.
De patiëntenlijst wordt dan in goede orde aangeleverd en zal door ons ter declaratie verzonden worden naar de zorgverzekeraars.
Indien u meerdere kwartalen dient aan te leveren voor de aanvullende ketenzorgmodules, kunt u na het aanklikken van de knop aanleveren en het inlezen van een nieuwe extractie, deze stappen herhalen voor het volgende kwartaal.
Maakt u gebruik van een automatische extractie (bijvoorbeeld Medicom), dan kunt u zelf geen extractie aanmaken. Neemt u dan eventueel telefonisch contact met ons op. In incidentele gevallen kunnen wij een nieuwe extractie voor u opvragen bij uw HIS leverancier.