VIPLive Support

Samenwerken Consulteren

VIPLive
VIPLive
  • Bijgewerkt

Inleiding

Het dashboard 'Consulteren' geeft inzicht in consultaties die praktijken hebben uitgezet bij ziekenhuizen. Het dashboard bevat zorggegevens, maar geen patiëntgegevens en is in VIPLive te vinden onder Inzicht - Datahub.

Consulteren dashboard

Wat alle pagina’s met elkaar gemeen hebben is dat er aan de rechterkant van ieder dashboard navigatieknoppen en filters te vinden zijn. Met behulp van de navigatieknoppen is het mogelijk eenvoudig tussen de verschillende pagina’s wisselen. Via de verschillende filter categorieën kan de gebruiker aanpassen naar welke data gekeken wordt. Filteren kan bijvoorbeeld op jaar (periode), praktijknaam (algemeen) of op vakgroep (specifiek).

Hoofdoverzicht

In het 'Hoofdoverzicht' is een snel overzicht te vinden van:

  • Aantal consultaties.

  • Aantal opgepakte consultaties.

  • Aantal (niet) gedeclareerde consultaties en het percentage gedeclareerde consultaties t.o.v. de totale consultaties.

Ook zijn in de lijngrafiek consultaties over de tijd in te zien, waarbij het mogelijk is om deze te tonen per jaar, kwartaal, maand, week en op datumniveau. In het overzicht 'Samenvatting metingen' worden de consultaties getoond waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen gedeclareerd, opgepakt en directe consultaties. Een directe consultatie is een consultatie die naar 1 specifieke specialist is gestuurd in plaats van naar bijvoorbeeld een vakgroep met meerdere specialisten. Directe consultaties hoeven niet apart 'opgepakt' te worden in VIPLive, omdat de consultatie naar 1 persoon is gestuurd krijgt deze automatisch de status 'opgepakt' toegekend. 

Consulteren1.png

2.2 Aantallen en ontwikkeling

In de visualisaties onder 'Aantallen en ontwikkeling' is gedetailleerde informatie te vinden over de consultaties. De volgende informatie is zichtbaar:

  • Aantal consultaties over de tijd.

  • Percentage dat kijkt naar de ontwikkeling van de consultaties - hier is de groei t.o.v vorige periode inzichtelijk

  • Samenvatting van (directe) consultaties en aantallen gedeclareerd en opgepakt

  • Consultaties per ketenzorgtype.

In het onderste deel van deze pagina worden de details van de consultaties nog verder uitgewerkt. Hier is het aantal consultaties per vakgroep, praktijk en zorgverlener zichtbaar. Waarbij de kleuren aangeven binnen welk ketenzorgtype de consultatie valt.

Ten slotte is er het overzicht van het aantal praktijken dat in een periode gebruik heeft gemaakt van consulteren in VIPLive. Ook hier kan weer geswitcht worden van maand naar kwartaal of jaar.

Nog niet opgepakt

Deze pagina staat in het teken van consultaties die nog niet zijn opgepakt. Bovenaan is te zien hoeveel dit er zijn per vakgroep of per praktijk. Benieuwd naar de details van deze openstaande consulten? Die staan in de tabel eronder. Filteren op een bepaalde vakgroep of praktijk maakt het makkelijk om de juiste consultatie details te vinden.

Gedeclareerd

Onder ‘Gedeclareerd’ zien we welk percentages en aantallen van de consultaties gedeclareerd zijn. De bovenste grafiek kijkt naar alle consultaties, de onderste grafiek laat zien hoe het er voor staat bij de opgepakte consultaties.

Standaard wordt dit als percentage (%) weergegeven. Benieuwd naar de aantallen? Daar kan naar geswitcht worden via de tabs.

Consulteren2.png

Onder de twee grafieken is een tabel beschikbaar met verschillende tabbladen. Het doel van deze tabel is om snel inzicht te geven in hoeveel deelnemers nog in een consultatie zitten inclusief gedetailleerde informatie per consultatie en deelnemer.

  • #Gespreksdeelnemers: dit overzicht toont alle gesprek_id’s van de consultaties. Per consultatie wordt in de 2e kolom getoond hoeveel deelnemers nog in de consultatie zitten. De aantallen deelnemers van 2 of meer worden in zwarte tekst getoond. Aantallen met 1 deelnemer worden oranje en consultaties waar het aantal deelnemers op 0 staat worden in het rood aangegeven. Dit zijn meestal consultaties waar het secretariaat de consultatie heeft verlaten voordat deze door een specialist is opgepakt. Door voor het gesprek_id op het plusje te klikken worden de deelnemers in de betreffende consultatie getoond.

  • Algemene details: dit overzicht toont in elke regel details over de consultatie zoals ketenzorgtype, praktijknaam etc.

  • Declaratie details per deeln.: dit overzicht toont gedetailleerde informatie per deelnemer zoals de naam, datum laatste activiteit etc.

Extra: indien in het tabblad ‘#Gespreksdeelnemers’ 1 consultatie met bijv. 3 deelnemers wordt geselecteerd (groene vinkje), dan is in het tabblad ‘Algemene details’ maar 1 regel te zien (want dit is een overzicht per consultatie), het tabblad ‘Declaratie details per deeln.’ toont 3 regels (want dit is een overzicht per deelnemer).

KPI: Binnen 48 uur opgepakt?

De overzichten binnen deze pagina geven inzicht in hoeveel consultaties binnen 48 uur zijn opgepakt. Naast aantallen worden ook de percentages getoond. 

  • Groen: Binnen 48 uur opgepakt

  • Blauw: Nog niet opgepakt

  • Rood: Na 48 uur opgepakt

In het bovenste deel ligt de nadruk op het grote plaatje, de aantallen per vakgroep en praktijk.

In het onderste deel zijn meer details te vinden, hoe het over tijd ontwikkeld is, het aantal deelnemers betrokken bij een consultatie en per consultatie inzichtelijk of die al opgepakt is en of dat binnen 48 uur was.

Per vakgroep en week

In deze visualisatie wordt een tabel getoond waar per vakgroep (en zorggroep) de aantallen consultaties worden getoond per vakgroep over de tijd. 

Export

In de 'Export' is een tabel te vinden met alle relevante informatie per consultatie. Het is mogelijk om de tabel te downloaden als Excel (rechtermuisknop → Download as → Data), maar met behulp van de filters aan de rechterkant kan ook specifieke informatie worden opgezocht en ingezien. 

 

Definities

Aantal consultaties

Aantal consultaties = aantal opgepakte consultaties + aantal nog niet opgepakte consultaties + aantal directe consultaties (ongeacht of deze gedeclareerd zijn of niet). Een directe consultatie kan je namelijk niet oppakken (maar wel declareren).

(Directe) consultaties

Een normale consultatie wordt uitgezet bij een vakgroep, binnen de vakgroep wordt deze opgepakt en toegewezen aan een specialist. In het geval van een directe consultatie wordt de consultatie rechtstreeks naar een specialist gestuurd.

Opgepakt

  • Nee: Consultatie moet nog opgepakt worden. Totdat hij is opgepakt kan niemand in VIP typen in de consultatie. Er is nog niet op de knop 'Consultatie oppakken' geklikt.

  • Ja: Consultatie is opgepakt. Wat er dan gebeurt is dat iedere deelnemer behalve degene die de vraag heeft en degene die hem oppakt worden verwijderd uit de consultatie (het kan zijn dat ze nog wel in de database staan, maar dan zijn de gesprek deelnemers niet meer actief).

  • Onbekend: Indien deze voorkomt in jullie data: Onbekend wil hier zeggen dat de consultatie niet opgepakt hoeft te worden. Dat is het geval bij een directe consultatie, dus een consultatie naar een persoon.

DatumOpgepakt

Datum: De datum en tijd waarop een consultatie is opgepakt (op de knop 'Consultatie oppakken' is geklikt).
Een streepje '-': De consultatie is nog niet opgepakt óf dit betrof een directe consultatie, zie uitleg hierboven bij Opgepakt.

Gedeclareerd

  • Ja

  • Nee

Veel gestelde vraag: Er zijn vrij veel consultaties niet gedeclareerd. Betekent dat ook dat ze niet zijn beantwoord?
Antwoord: Nee dat hoeft niet het geval te zijn. Het kan zijn dat de specialist de consultatie heeft beantwoord maar in de consultatie nog niet heeft geklikt op de knop “afsluiten en declareren”. Pas nadat er op die knop is gedrukt slaan wij “gedeclareerd” op en zie je dat terug in het dashboard.

Beantwoord

Hier is geen apart veld voor. Daarom kun je ook niet zien of de consultatievragen bij de een specialist zijn beantwoord. Dit kunnen we ook niet zien omdat de beantwoording via de chat gaat, die gegevens zijn versleuteld.

Opgepakt door

Opgepakt door is alleen maar het laten zien wie het consult heeft opgepakt. Het doorzetten van het consult naar de specialist heeft hier niet mee te maken.
Een streepje '-': De consultatie is nog niet opgepakt.

Deelnemers

Het kan zijn dat een deelnemer niet meer actief is in de consultatie maar nog wel in de database staat. Je kan het veld niet gebruiken om betrouwbaar te zeggen wie er in de consultatie zit, enkel om te zien wie er ‘ooit’ in de consultatie heeft gezeten. Wie is er dus allemaal betrokken geweest bij de consultatie.

Vakgroep

De vakgroep naar wie de consultatie is verstuurd

Consultatie Terugkoppelen

In VIP kan een praktijk er voor kiezen om consultaties automatisch terug te koppelen naar het HIS. Als een consultatie teruggekoppeld is, wordt dat hier met Ja/Nee aangegeven.

'Nog niet opgepakt' tegel

We hebben inmiddels een paar keer te horen gekregen dat er consultaties in dit overzicht staan die volgens de artsen/vakgroepen wel opgepakt zijn. Na lang zoeken blijkt nu dat er een bijzonder scenario kan spelen, maar dat de data op zich wel klopt. Het scenario is als volgt:

Secretariaat verwijderd zichzelf uit het gesprek/ verlaat het gesprek voordat ze iemand anders hebben toegevoegd/het consult hebben opgepakt. De consultatie is dan niet meer zichtbaar in de inbox/in het consultaties overzicht. Dan wordt hij nooit afgehandeld, dus het dashboard klopt in dat geval. We werken aan het beter inzichtelijk maken hiervan en willen deze mogelijkheid in de toekomst binnen VIP blokkeren.

Voorbeeld in tabel:

Consulteren3.png

KPI tegel

Als KPI kijken we of een consultatie binnen 48 uur is opgepakt, inmiddels houden we in deze versie rekening met weekenddagen (de teller stopt dan met lopen).

Verversen van de data

Het dashboard loopt altijd 1 dag achter. Stel dat het vandaag 22-04-2021 is en je kijkt naar het dashboard, dan zie je data t/m 21-04-2021.