Inleiding
Het dashboard Consulteren is te vinden in VIPLive onder Inzicht - Datahub - Consulteren. Dit dashboard biedt inzicht in de consultaties die praktijken hebben uitgezet bij ziekenhuizen. Het bevat zorggegevens, maar geen patiëntgegevens. Het dashboard bestaat uit zeven pagina's:
- Hoofdoverzicht
- Aantallen & Ontwikkeling
- Nog niet opgepakt
- Gedeclareerd
- KPI: Binnen 48 uur?
- Per vakgroep & Week
- Export
-
Definities
Navigeren naar de zeven verschillende pagina's kan aan de linkerkant (bij nummer 1). Daarnaast staat op elke pagina een datumfilter (zoals bij nummer 2). Met dit filter kan de gebruiker aanpassen naar welke periode er gekeken wordt. Elke pagina bevat ook een filterknop rechts bovenin (nummer 3). Hiermee kan er gefilterd worden op bijvoorbeeld praktijknaam (algemeen) of op een vakgroep of vakgroep categorie (specifiek).
Hoofdoverzicht
In het 'Hoofdoverzicht' is een snel overzicht te vinden van:
- Het aantal consultaties, het aantal opgepakte consultaties en het aantal (niet) gedeclareerde consultaties, inclusief het percentage gedeclareerde consultaties ten opzichte van de totale consultaties.
- Een staafdiagram van de bovenstaande aantallen.
- Een staafdiagram om de declaraties inzichtelijk te krijgen.
- Onder 'Consultaties over de tijd' wordt door middel van een lijngrafiek de consultaties over tijd weergegeven. Het is mogelijk om de consultaties per jaar, kwartaal, maand, week en op datumniveau te tonen.
- Onder 'Samenvatting metingen' worden de consultaties getoond, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen gedeclareerd, opgepakt en directe consultaties. Een directe consultatie is een consultatie die naar één specifieke specialist is gestuurd in plaats van naar bijvoorbeeld een vakgroep met meerdere specialisten. Directe consultaties hoeven niet apart 'opgepakt' te worden in VIPLive; omdat de consultatie naar één persoon is gestuurd, krijgt deze automatisch de status 'opgepakt' toegekend.
- Onder 'Praktijkoverzicht' is een overzicht van de praktijken te vinden met de populatiegrootte, aantal consultaties en het aantal consultaties die nog niet opgepakt zijn. Hierin worden ook de praktijken weergegeven die (nog) niet consulteren.
Aantallen & Ontwikkeling
In de visualisaties onder 'Aantallen & Ontwikkeling' is gedetailleerde informatie over de consultaties te vinden. De volgende informatie is zichtbaar:
- Aantal consultaties over de tijd. Dit kan worden weergegeven op jaar-, kwartaal-, mand-, week- en datumniveau.
-
Het percentage dat de ontwikkeling van de consultaties weergeeft, inclusief de groei ten opzichte van de vorige periode. Dit kan wederom worden weergegeven op jaar-, kwartaal-, maand-, week- en datumniveau.
-
Een samenvatting van (directe) consultaties en het aantal gedeclareerde en opgepakte consultaties.
-
De consultaties per ketenzorgtype.
-
In dit gedeelte van de pagina zijn de details van de consultaties nog verder uitgewerkt. Hier is het aantal consultaties per categorie, per vakgroep, en per praktijk zichtbaar. De kleuren geven hierbij aan binnen welke ketenzorgtype de consultatie valt.
-
Hieronder is er een overzicht te vinden van het aantal praktijken dat in een periode gebruik heeft gemaakt van consulteren in VIPLive. Ook hier kan het overzicht op jaar-, kwartaal-, maand-, week- en datumniveau worden getoond.
Nog niet opgepakt
De pagina 'Nog niet opgepakt' richt zich op de consultaties die nog niet zijn opgepakt. Het volgende is op de pagina te zien:
- Het aantal consultaties dat nog niet opgepakt is. Mocht een consultatie als 'nog niet opgepakt' worden aangemerkt terwijl bij navraag blijkt dat de specialist deze wel al heeft opgepakt, kan dat komen doordat het secretariaat het gesprek verlaat voordat het gesprek is opgepakt en daarom niet meer zichtbaar is in de inbox of het consultatieoverzicht.
- Een staafdiagram waarin de nog niet opgepakte consultaties per vakgroep zijn weergegeven.
- Een staafdiagram waarin de nog niet opgepakte consultaties per praktijk zijn weergegeven.
- Hieronder staan de details van de openstaande consultaties. Het is mogelijk om op een bepaalde vakgroep of praktijk te filteren om gemakkelijk details voor een specifieke consultatie in te zien.
- De dubbelcheck met details over wel of niet opgepakte consultaties. Meer uitleg hierover staat onder 'Toelichting' (nummer 6).
- Onder toelichting wordt meer informatie gegeven over consultaties die zijn opgepakt maar nog steeds als niet opgepakt worden aangemerkt.
Gedeclareerd
Onder de pagina 'Gedeclareerd' zien we welke aantallen en percentages van de consultaties gedeclareerd zijn. De volgende informatie staat er op deze pagina:
- Een staafdiagram waarin de gedeclareerde consultaties per vakgroep in percentages worden weergegeven.
- Een staafdiagram waarin de gedeclareerde consultaties per vakgroep in aantallen worden weergegeven.
- In de tabel '# Gespreksdeelnemers' wordt een overzicht getoond van alle Gesprek ID's van de consultaties. In de tweede kolom wordt weergegeven hoeveel deelnemers nog in de consultatie zitten. Als het aantal deelnemers dat nog gekoppeld, 2 of meer is, wordt dit in zwarte tekst getoond. Bij een aantal van 1 wordt dit oranje en bij 0 wordt het in het rood weergegeven. Dit zijn meestal consultaties waar het secretariaat de consultatie heeft verlaten voordat deze door een specialist is opgepakt. Door op het plusje voor Gesprek ID te klikken, worden de deelnemers in de betreffende consultatie getoond.
- In 'Algemene details' wordt een overzicht gegeven van de details per consultatie. Per regel worden onder meer de details van ketenzorgtype en praktijknaam weergegeven.
KPI: Binnen 48 uur opgepakt?
In het 'KPI-Binnen 48 uur opgepakt?' overzicht wordt inzicht gegeven in hoeveel consultaties binnen 48 uur zijn opgepakt. Overzicht van de pagina:
- Een filterknop om te kiezen tussen weergave van opgepakte consultaties binnen 48 uur of binnen 72 uur.
- Het aantal consultaties. In groen worden de consultaties weergegeven die binnen 48 uur zijn opgepakt, in rood de consultaties die na 48 uur zijn opgepakt en in het blauw de consultaties die nog niet zijn opgepakt.
- Een staafdiagram op zorggroep niveau om inzicht te geven in het percentage of aantal consultaties dat binnen 48 uur is opgepakt.
- Een staafdiagram op praktijk niveau om inzicht te geven in het percentage of aantal consultaties dat binnen 48 uur is opgepakt.
- In de grafiek 'Over de tijd' zijn details te vinden over de ontwikkeling van het oppakken van consultaties over tijd. Dit kan worden weergegeven op jaar-, kwartaal-, mand-, week- en datumniveau.
- Hieronder zijn meer details te vinden, bijvoorbeeld over het aantal deelnemers dat betrokken is bij een consultatie. Ook is hier per consultatie te zien of deze binnen 48 uur is opgepakt; als dit het geval is, kleurt het blokje groen, anders rood.
Per vakgroep en week
In deze visualisatie wordt een tabel weergegeven waarin per vakgroep (en zorggroep) de aantallen consultaties over de tijd worden getoond.
Export
In de ‘Export’ is een tabel beschikbaar met alle relevante informatie per consultatie. In deze tabel kunnen er specifieke gegevens worden opgezocht en bekeken met behulp van de filters aan de rechterkant. Daarnaast kan deze tabel als Excel-bestand worden gedownload (rechtermuisknop → Downloaden als → Data).
Definities
Aantal consultaties
Aantal consultaties = aantal opgepakte consultaties + aantal nog niet opgepakte consultaties + aantal directe consultaties (ongeacht of deze gedeclareerd zijn of niet). Een directe consultatie kan je namelijk niet oppakken (maar wel declareren).
(Directe) consultaties
Een normale consultatie wordt uitgezet bij een vakgroep. Binnen de vakgroep wordt deze opgepakt en toegewezen aan een specialist. Bij een directe consultatie wordt de consultatie rechtstreeks naar een specialist gestuurd.
Opgepakt
- Nee: de consultatie moet nog worden opgepakt. Totdat dit gebeurt, kan niemand in VIP typen in de consultatie. Er is nog niet op de knop 'Consultatie oppakken' geklikt.
- Ja: de consultatie is opgepakt. Dit betekent dat alle deelnemers, behalve degene die de vraag heeft gesteld en degene die de consultatie oppakt, worden verwijderd uit de consultatie (de gebruikers kunnen nog wel in de database staan, maar zijn niet meer actief in het gesprek).
- Onbekend: indien deze status voorkomt in jullie data, betekent dit dat de consultatie niet hoeft te worden opgepakt. Dit is het geval bij een directe consultatie, dus een consultatie naar een specifiek persoon.
Datum opgepakt
Datum: de datum en tijd waarop een consultatie is opgepakt (op de knop 'Consultatie oppakken' is geklikt).
Streepje '-': De consultatie is nog niet opgepakt óf het betrof een directe consultatie (zie uitleg hierboven bij Opgepakt).
Gedeclareerd
- Ja
- Nee
Veel gestelde vraag: er zijn vrij veel consultaties niet gedeclareerd. Betekent dit ook dat ze niet zijn beantwoord?
Antwoord: nee, dat hoeft niet het geval te zijn. Het kan zijn dat de specialist de consultatie heeft beantwoord, maar nog niet op de knop 'afsluiten en declareren' heeft geklikt. Pas nadat die knop is aangevinkt, slaan wij 'gedeclareerd' op en zie je dat terug in het dashboard.
Beantwoord
Hier is geen apart veld voor. Daarom kun je ook niet zien of de consultatievragen door een specialist zijn beantwoord. Dit kunnen we ook niet zien omdat de beantwoording via de chat gaat en die gegevens zijn versleuteld.
Opgepakt door
'Opgepakt door' laat alleen zien wie de consultatie heeft opgepakt. Het doorzetten van het consultatie naar de specialist heeft hier niets mee te maken.
Een streepje '-': De consultatie is nog niet opgepakt.
Deelnemers
Het kan zijn dat een deelnemer niet meer actief is in de consultatie maar nog wel in de database staat. Je kan het veld niet gebruiken om betrouwbaar te zeggen wie er in de consultatie zit, enkel om te zien wie er ‘ooit’ in de consultatie heeft gezeten. Wie is er dus allemaal betrokken geweest bij de consultatie.
Vakgroep
De vakgroep naar wie de consultatie is verstuurd.
Consultatie Terugkoppelen
In VIP kan een praktijk ervoor kiezen om consultaties automatisch terug te koppelen naar het HIS. Als een consultatie is teruggekoppeld, wordt dat hier met Ja/Nee aangegeven.
'Nog niet opgepakt' tegel
We hebben inmiddels een paar keer gehoord dat er consultaties in dit overzicht staan die volgens de artsen/vakgroepen wel zijn opgepakt. Na lang zoeken blijkt dat er een bijzonder scenario kan spelen, maar dat de data op zich wel klopt. Het scenario is als volgt:
Het secretariaat verwijdert zichzelf uit het gesprek of verlaat het gesprek voordat ze iemand anders hebben toegevoegd of de consultatie hebben opgepakt. De consultatie is dan niet meer zichtbaar in de inbox of het consultatieoverzicht. Dan wordt hij nooit afgehandeld, dus het dashboard klopt in dat geval. We werken aan het beter inzichtelijk maken hiervan en willen deze mogelijkheid in de toekomst binnen VIP blokkeren.
Voorbeeld in tabel:
KPI tegel
Als KPI kijken we of een consultatie binnen 48 uur is opgepakt, inmiddels houden we in deze versie rekening met weekenddagen (de teller stopt dan met lopen).