Aan het begin van het kwartaal wordt u gevraagd om de patiëntenlijsten aan te leveren middels een extractie van uw HIS. Deze patiëntenlijsten levert u vervolgens aan bij de zorggroep. De zorggroep zorgt voor de verdere declaratieafhandeling van de kwartaaldeclaraties. Om de patiëntenlijsten aan te leveren worden er twee stappen doorlopen:

1. Aanleveren HIS Extractie

2. Patiëntenlijsten controleren en aanleveren

Aanleveren HIS extractie

Om te kunnen declareren voor de ketenzorg is aan het begin van elk kwartaal een nieuwe HIS extractie nodig. Voorafgaand aan het kwartaal ontvangt u hierover een herinnering van Calculus. Afhankelijk van uw HIS type dient een extractie aangeleverd worden aan Calculus VIPLive of gebeurt dit automatisch, bijvoorbeeld Medicom gaat automatisch.

1. De eerste stap is het aanleveren van een extractie. Meer informatie en uitleg hierover kunt u vinden op de handleidingenpagina. Deze is te vinden in VIPLive via de ‘Handleidingen’ knop. Deze knop vindt u in de bovenste menubalk in VIPLive.

2. Na het aanleveren van de HIS extractie start VIPLive met het verwerken van de HIS extractie. Hier hoeft u niet op te wachten want dit kan enige tijd in beslag nemen.

Patiëntenlijsten controleren & aanleveren

3. Als u de extractie heeft aangeleverd en de verwerking hiervan is afgerond, dan kun u opnieuw inloggen in VIPLive om de patiëntenlijsten te controleren en aan te leveren bij de zorggroep. Het controleren en aanleveren vindt plaats in het bundeloverzicht van de zorggroepdeclaraties.

4. Ga in de witte menubalk van VIPLive naar ‘Declareren’ en kies vervolgens onder het kopje ‘Zorggroepdeclaraties’ voor ‘Bundeloverzicht’.

5. Het bundeloverzicht verschijnt. Hier krijgt u inzicht in de reeds gedane declaraties en kunt u uw nieuwe declaraties indienen.

 

6. Om te starten met de declaratie van het nieuwe kwartaal, start u allereerst een beveiligde sessie via het slotje rechts bovenin het scherm. U dient nogmaals uw wachtwoord in te vullen.

7. Klik op de knop 'Patiëntenlijsten aanvragen' in de blauwe balk.

8. Zodra de patiëntenlijsten verwerkt zijn verschijnt het nieuwe kwartaal in het bundeloverzicht. Indien er patiënten op de lijst staan waarbij geen of een dubbele hoofdbehandelaar bekend is, dan kunt u tijdens het declaratieproces aangeven of deze patiënten gedeclareerd moeten worden of niet. Het aanleveren van de patiëntenlijst is pas mogelijk nadat u de hoofdbehandelaar heeft bepaald.

9. De hoofdbehandelaar bepaalt u door achter de regel ‘Er zijn <

aantal> bepalingen hoofdbehandelaar vereist’ op de knop ‘Bewerken’ te klikken.

10. Het volgende overzicht verschijnt. Bovenaan ziet u de patiënten waarvan geen Hoofdbehandelaar en/of Deelname ketenzorg registratie bekend is.

11. Loopt een patiënt bij de huisarts, includeer deze dan door onder de kolom ‘Status’ de optie

'Inclusie' aan te vinken. Loopt de patiënt bij de specialist, selecteer dan de optie 'Exclusie'. Onder de te bepalen patiënten ziet u de patiënten die al op exclusie staan, met daarachter de reden.

12. Onder de 'te bepalen' patiënten zijn de geëxcludeerde patiënten inzichtelijk en kunt u zo nodig de status aanpassen.

13. Zodra de lijst doorlopen en correct is klikt u op de knop 'Opslaan en terugkeren'.

14. Er is daarna nog een derde tabel. Deze tabel is een overzicht van de patiënten die vorig kwartaal zijn gedeclareerd binnen de ketenzorg, maar dit kwartaal worden geëxcludeerd. Mochten er patiënten zijn die ten onrechte worden geëxcludeerd, dan kunt u deze alsnog includeren. Ook hier geldt: alles wat u voor deze patiënten in VIPLive aanpast, dient u ook correct te registreren binnen uw HIS.

15. Na het opslaan en terugkeren komt u terug bij het bundeloverzicht. U ziet nu hoeveel patiënten de aan te leveren patiëntenlijst bevat.

16. Deze patiëntenlijst kunt u aanleveren door op de knop 'Aanleveren' te klikken. Eenmaal aangeleverde lijsten kunt u niet meer bewerken.

17. De controle en het aanleveren van de lijsten dient u voor de verschillende zorgstraten apart uit te voeren. Zodra u voor alle zorgstraten (alle tabbladen) heeft aangeleverd gaan wij de declaraties verder verzamelen en bundelen voor de zorggroep.

U kunt in het Bundeloverzicht altijd de status van de kwartaaldeclaraties inzien.

Aangeleverd               Betekent het aantal patiënten wat u bij ons heeft aangeleverd.

Zonder contract         Is het aantal patiënten waarbij wij nog met de zorgverzekeraar bezig zijn het contract in te regelen.

Gedeclareerd             Dit betekent dat wij de declaraties gebundeld en ingediend hebben bij de zorgverzekeraar.

Goedgekeurd             Betekent het aantal patiënten wat hiervan tot op heden is toegezegd.

Natuurlijk kan Calculus altijd even met u meekijken ter ondersteuning

Zij kunnen u sneller helpen wanneer u alvast het programma TeamViewer klaar heeft staan met het bijbehorende ID en wachtwoord, deze kunt u rechts bovenin op uw VIPLive pagina downloaden: