Consultatie ontvangen
Een consultatie in VIPLive wordt gestuurd door de huisarts en gericht aan een vakgroep. Het hoofd van de vakgroep ontvangt vervolgens een mail notificatie. Door in te loggen op www.viplive.nl is de consultatie in te zien.
Indien u een mail notificatie hebt ingesteld ontvangt u een mail.
Nadat u bent ingelogd op www.viplive.nl komt u afhankelijk van de instellingen op zorggroep niveau direct in het consultatie overzicht. Als dit niet het geval is klikt u rechtsbovenin op 'berichten'. Selecteer het 'postvakje' in de linkerbalk voor de consultaties.
U ziet nu het consultatie overzicht met de nieuwe consultatie.
Klik op de knop ‘Oppakken’ onderin om de consultatie op te pakken.
Toevoegen deelnemer door secretariaat (niet bij iedereen van toepassing)
Rechts bovenin een geselecteerde consultaties ziet u de acties mogelijk in een consultatie. Klik op het 'poppetje'.
In het vlak voor deelnemers toevoegen zoekt u de juiste specialist. Klik op 'voeg toe' om de specialist toe te voegen aan de consultatie. Bij elke deelnemer in de consultatie is tevens te zien voor welke praktijk ze werken en wie de consultatie heeft opgepakt of heeft aangevraagd.
Als u verder niet inhoudelijk betrokken bent bij de consultatie kunt u deze verlaten, zie: Afsluiten/declareren, archiveren en verwijderen van de consultatie
Let op de knop 'doorsturen' gebruikt u alleen voor doorconsulteren en niet voor toevoegen van specialist in de eigen vakgroep. Zie Doorconsulteren voor specialisten (kaderartsen)
Inzien van medische informatie en consultatie gegevens
Wanneer er medische gegevens zijn gedeeld ziet u in het rechtermenu een vlak met patiënten informatie. Klik op het rechts wijzende pijltje om naar het bijbehorende patiënten overzicht te navigeren.
Voor een snelle weergave van de medische informatie klik op ‘Medische gegevens’. Indien beschikbaar, kunt u meetwaarden, medicatie, episoden en journalen selecteren. Wanneer u hierop klikt opent er een pop-up met de geselecteerde meetwaarde. Het is afhankelijk van de HIS extractie hoeveel gegevens u in kunt zien. Meer hierover in de handleiding Consultatie starten vanuit de huisartspraktijk
Via ‘Consultatie details’ ziet u alle algemene informatie over de consultatie van deze patiënt. In deze kolom vindt u ook de optie om de consultatie van onderwerp te veranderen. Klik op het potloodje in de tekstregel ‘Onderwerp’ om de consultatie een andere naam te geven.
Beantwoorden van de consultatie
U kunt de consultatie beantwoorden door in de onderste balk uw antwoord te typen. Klik op verzenden om het antwoord te versturen.
Om media en andere bijlagen toe te voegen klinkt u links onderin op het paperclip icoon.
Er opent een pop-up scherm van uw bureaublad. Kies een bestand naar keuze en klik op ‘open’.
Er verschijnt nu een miniatuur van het gekozen bestand in het open tekst veld. U kunt gelijk op ‘verzenden’ klikken of er nog wat tekst aan toevoegen. Eenmaal op verzenden geklikt is het bestand toegevoegd aan de consultatie chat.
Beeldbellen en andere functies
Wanneer u een consultatie heeft geopend ziet u rechts van uw scherm een beknopter overzicht waarbij er door middel van een doorklik functie verschillende acties kunnen worden ondernomen. Aan de rechterkant van het consultatie onderwerp ziet u een paar knoppen naast elkaar. De meeste knoppen betekenen voor de verschillende zorgverleners hetzelfde.
1. Beeldbellen. Druk op deze knop om een beeldbelgesprek te starten. Wanneer u op dit icoontje heeft geklikt wordt er een linkje verzonden in het chatgesprek. De deelnemers van het gesprek, inclusief u zelf, kunnen op deze link klikken om het beeldbellen te starten.
2. Aantal deelnemers inzien en beheren. Door op het poppetje te klikken kunt u inzien wie er deelneemt aan de consultatie. Bij elke deelnemer is te zien voor welke praktijk ze werken en wie de consultatie heeft opgepakt of heeft aangevraagd.
In het tekst vak onder ‘Deelnemers toevoegen’ kunt u meerdere zorgverleners toevoegen aan de consultatie. Van de deelnemers is een aanwezigheid status te zien. Klik voor notities over de status met uw muis op het symbool.
Geen icoon achter een deelnemer betekent dat zij aanwezig zijn en dus sneller kunnen reageren op een vraag.
Dit is een status die verschijnt wanneer iemand voor lange tijd afwezig is, bijvoorbeeld bij een vakantie.
Dit is een status die verschijnt wanneer iemand bezet is, bijvoorbeeld bij een vrije dag.
Achter de naam van een deelnemer staat ook een prullenbak icoon. Klik hierop om iemand uit de consultatie te verwijderen. Iedereen in de consultatie is bevoegd om iemand uit de chat te verwijderen.
NB: Degene die verwijderd wordt krijgt hierover een mailnotificatie.
Afsluiten/declareren, archiveren en verwijderen van de consultatie
Na het beantwoorden van de consultatie, kunt u de consulatie afsluiten door het gesprek te verlaten. Afhankelijk van de instellingen op zorggroep niveau heeft u optie om te declareren en afsluiten of om het gesprek te verwijderen. De rode knop aan de rechterkant van uw scherm geeft u de mogelijkheid de consultatie te declareren en te verlaten, te verwijderen of te archiveren
Let op: bij het gebruik van de knoppen voor afsluiten van consultaties krijgt u bij eerste klik nog een uitklap menu met uitleg en heeft u dus nog niet de afsluitende actie geselecteerd.
Declareren en afsluiten
Als u de mogelijkheid heeft om te declareren krijgt u deze optie als hoofdoptie te zien.
Nadat u heeft gekozen om de consultatie te declareren verschijnt er een scherm met declaratie gegevens. Vul aan waar nodig en klik op de blauwe knop 'Declareren en afsluiten'.
Zodra de consultatie is gedeclareerd kunt u geen berichten meer versturen. De verstuurde berichten kunt u nog wel blijven inzien door links in het menu 'archief' te kiezen.
Verwijderen
Als u geen optie hebt om te declareren krijgt u de optie 'verwijderen' als hoofdoptie te zien. Daarnaast veranderd de rode knop in ‘Verwijderen’ als u gedeclareerd heeft. Verwijderen betekent in alle gevallen dat het niet mogelijk meer is om de consultatie te beantwoorden en terug te vinden in VIP, deze actie geldt op persoonlijk niveau.
Archiveren
Als u geen optie hebt om te declareren krijgt u de optie 'verwijderen' als hoofdoptie te zien. Daarnaast veranderd de rode knop in ‘Verwijderen’ als u gedeclareerd heeft. Door klikken op de verwijderen knop krijgt u een uitklap menu, zie hierboven. Archiveren betekent dat het niet mogelijk meer is om de berichten te versturen en ontvangen en dat deze terug te vinden is in het archief, deze actie geldt op persoonlijk niveau.
Terugkoppeling naar de verzender
Heeft de huisarts ingesteld dat consultaties worden teruggekoppeld naar het HIS, dan ontvangt deze een MEDVRY op het ingestelde e-mailadres na klikken op declareren en afsluiten.
Een overzicht van de door u organisatie opgevoerde consultatie is te vinden onder het menu-item declaraties; Declareren consultaties ketenpartner
Extra's voor de ontvanger
Weergave
De specialist kan kiezen hoe de consultaties in het startscherm worden weergegeven.
Door middel van het tandwieltje rechts bovenin kunt u het startscherm in weergave veranderen. Om de lopende consultatie chats te zien kiest u voor de (zijbalk) inbox weergave:
Om te zien welke consultaties nog niet zijn opgepakt kiest u voor de (werk)lijstweergave:
Daarnaast kunt u ook gemakkelijk via de (werk) lijstweergave de consultaties filteren. Navigeer hiervoor naar het linker menu en klik hiervoor op het pijltje helemaal onderaan de pagina of op het filtericoon.
U kunt zoeken op geboortedatum van de patiënt, uw laatst ontvangen bericht en op zorgstraat. De filterfunctie kunt u weer inklappen.
De verzendende kant werkt als volgt: Consultatie starten vanuit de huisartspraktijk
Schakelen tussen de nieuwe en oude inbox
Op dit moment kunnen ketenpartners gebruik maken van het consultatieoverzicht. Hiervoor moeten zij een vinkje aan hebben staan in hun profiel.
1. Navigeer naar uw profiel door rechts bovenin uw scherm op het rondje met uw initialen te klikken. Klik vervolgens op 'Mijn profiel'.
2. Bij het vak 'Gesprekken' kunt u het tonen van het consultatieoverzicht aan of uit te zetten. Zet een vinkje voor 'Toon consultatieoverzicht' indien u het aan wilt zetten. Klik vervolgens op 'Gespreksinstellingen opslaan'.
3. Voor de oude inbox gelden hiermee nog de volgende scenario's:
Vinkje 'Toon consultatieoverzicht' AAN
Als de gebruiker de nieuwe inbox actief heeft en naar de oude inbox navigeert is het oude consultatieoverzicht hier zichtbaar. Hier staan ALLEEN de consultaties in. Wanneer de gebruiker ook gebruik maakt van gesprekken, kunnen de oude gesprekken nog steeds bekeken worden. Navigeer hiervoor naar het consultatieoverzicht naar 'Gearchiveerd' en klik vervolgens op 'Ga naar archief'.
U komt nu in de oude inbox terecht waar de gesprekken en consultatie door elkaar te zien zijn.
Vinkje 'Toon consultatieoverzicht' UIT
Als de gebruiker de nieuwe inbox actief heeft en naar de oude inbox navigeert is de oude gesprekken/consultatie inbox hier zichtbaar. Hier zijn de gesprekken en consultatie door elkaar te zien.