Deze handleiding gaat over het ontvangen van een consultatie die door de huisartsenpraktijk is verstuurd. In de onderstaande stappen wordt uitgelegd hoe de consultatie kan worden opgepakt, beantwoord en afgesloten. 

Consultatie ontvangen

Afhankelijk van de inrichting ontvangt het secretariaat, de specialist of het hoofd van de vakgroep een mailnotificatie van de door de huisarts verstuurde consultatie. Door in te loggen op www.viplive.nl is de consultatie in te zien.

Indien je een mail notificatie hebt ingesteld ontvang je een mail.

Nadat je bent ingelogd op www.viplive.nl navigeer je naar het consultatie overzicht. Klik hiervoor rechts bovenin op 'berichten'. Klik op de 'C' in de linker balk voor de consultaties.

Je ziet nu het consultatie overzicht met de nieuwe consultatie.

Klik op de knop  ‘Oppakken’ onderin om de consultatie op te pakken.

Toevoegen deelnemer door secretariaat (niet bij iedereen van toepassing)

In de consultatie zie je rechts bovenin een menu met acties. Klik op het 'poppetje'.

In het vlak voor deelnemers toevoegen zoek je de juiste specialist. Klik op 'voeg toe' om de specialist toe te voegen aan de consultatie. Bij elke deelnemer in de consultatie is tevens te zien voor welke praktijk ze werken en wie de consultatie heeft opgepakt of heeft aangevraagd.

Als je verder niet inhoudelijk betrokken wil zijn bij de consultatie kan je deze verlaten, zie:  Afsluiten/declareren, archiveren en verwijderen van de consultatie

Let op de knop 'doorsturen' gebruik je alleen voor doorconsulteren en niet voor toevoegen van een specialist aan de consultatie. Zie Doorconsulteren voor specialisten (kaderartsen)

Inzien van medische informatie en consultatie gegevens

Wanneer er medische gegevens zijn gedeeld zie je in het rechtermenu een vlak met patiënten informatie. 

Voor een snelle weergave van de medische informatie klik op ‘Medische gegevens’. Indien beschikbaar, kun je meetwaarden, medicatie, episoden en journalen selecteren. Wanneer je hierop klikt opent er een pop-up met de geselecteerde meetwaarde. Het is afhankelijk van de HIS extractie hoeveel gegevens je in kunt zien. Meer hierover in de handleiding Consulteren voor de verzender (huisartsenpraktijk)  

Klik op het rechts wijzende pijltje om naar het bijbehorende patiënten overzicht te navigeren. Ook daar kan je de medische gegevens inzien.

Via ‘Consultatie details’ zie je alle algemene informatie over de consultatie van deze patiënt. In deze kolom vindt je ook de optie om de consultatie van onderwerp te veranderen. Klik op het potloodje in de tekstregel ‘Onderwerp’ om de consultatie een andere naam te geven.

Beantwoorden van de consultatie

Beantwoord de consultatie door in de onderste balk het antwoord te typen. Klik op verzenden om het antwoord te versturen. 

Klik op het paperclip icoon om bijlages of media toe te voegen.

Er opent een pop-up scherm van jouw bureaublad. Kies een bestand naar keuze en klik op ‘open’.

Er verschijnt nu een miniatuur van het gekozen bestand in het open tekst veld. Je kunt gelijk op ‘verzenden’ klikken of er nog wat tekst aan toevoegen. Eenmaal op verzenden geklikt is het bestand toegevoegd aan de consultatie chat.

Beeldbellen en andere functies

In de consultatie zie je rechts bovenin een menu met acties. De meeste knoppen betekenen voor verschillende zorgverleners hetzelfde. 

1. Beeldbellen. Druk op deze knop om een beeldbelgesprek te starten. Wanneer je op dit icoontje heeft geklikt wordt er een linkje verzonden in het chatgesprek. De deelnemers van het gesprek, inclusief jezelf, kunnen op deze link klikken om het beeldbellen te starten.

2. Aantal deelnemers inzien en beheren. Door op het poppetje te klikken kan je inzien wie er deelneemt aan de consultatie. Bij elke deelnemer is te zien voor welke praktijk ze werken en wie de consultatie heeft opgepakt of heeft aangevraagd.

In het tekst vak onder ‘Deelnemers toevoegen’ kan je meerdere zorgverleners toevoegen aan de consultatie. Van de deelnemers is een aanwezigheid status te zien. Klik voor notities over de status met de muis op het symbool.

Geen icoon achter een deelnemer betekent dat zij aanwezig zijn en dus sneller kunnen reageren op een vraag.

Dit is een status die verschijnt wanneer iemand voor lange tijd afwezig is, bijvoorbeeld bij een vakantie.

Dit is een status die verschijnt wanneer iemand bezet is, bijvoorbeeld bij een vrije dag.

Achter de naam van een deelnemer staat ook een prullenbak icoon. Klik hierop om iemand uit de consultatie te verwijderen. Iedereen in de consultatie is bevoegd om iemand uit de chat te verwijderen. 

NB: Degene die verwijderd wordt krijgt hierover een mailnotificatie.

Afsluiten/declareren, archiveren en verwijderen van de consultatie

Na het beantwoorden van de consultatie, kan je de consulatie afsluiten door het gesprek te verlaten. Afhankelijk van de instellingen op zorggroep niveau is er ook de optie om te declareren en afsluiten of om het gesprek te verwijderen. De rode knop aan de rechterkant van het menu geeft men de mogelijkheid de consultatie te declareren en af te sluiten, te verwijderen of te archiveren.

Let op: bij het gebruik van de knoppen voor afsluiten van consultaties krijg je altijd eerst uitleg over deze actie voordat deze wordt uitgevoerd.

Declareren en afsluiten

Als je de mogelijkheid hebt om te declareren krijg je deze optie als hoofdoptie te zien.

Nadat je hebt gekozen om de consultatie te declareren verschijnt er een scherm met declaratie gegevens. Vul aan waar nodig en klik op de blauwe knop 'Declareren en afsluiten'.

Zodra de consultatie is gedeclareerd kan je geen berichten meer versturen. De verstuurde berichten kan je nog wel blijven inzien door links in het menu op 'archief' te klikken.

Verwijderen

Als je geen optie hebt om te declareren krijg je de optie 'verwijderen' als hoofdoptie te zien. Daarnaast veranderd de rode knop in ‘Verwijderen’ als je gedeclareerd hebt. Verwijderen betekent in alle gevallen dat het niet mogelijk meer is om de consultatie terug te vinden in VIPLive. Deze actie geldt alleen op persoonlijk niveau.

Archiveren

Door te klikken op de rode knop krijg je een uitklap menu. Archiveren betekent dat het niet meer mogelijk is om berichten te versturen en te ontvangen. De gehele consultatie is terug te vinden in het archief. Deze actie geldt op persoonlijk niveau.

Terugkoppeling naar de verzender

Heeft de huisarts ingesteld dat consultaties worden teruggekoppeld naar het HIS, dan ontvangt deze een MEDVRY op het ingestelde e-mailadres na klikken op declareren en afsluiten.

Een overzicht van de opgevoerde consultaties/zorgactiviteiten door de bij de organisatie aangesloten zorgverleners is te vinden onder het menu-item declaraties; Declareren consultaties ketenpartner

Extra's voor de ontvanger

Weergave

De specialist kan kiezen hoe de consultaties in het startscherm worden weergegeven. 

Door middel van het tandwieltje rechts bovenin kan je het startscherm in weergave veranderen. Om de lopende consultatie chats te zien kies je voor de (zijbalk) inbox weergave:

Om te zien welke consultaties nog niet zijn opgepakt kies je voor de (werk)lijstweergave:

Daarnaast kunt je ook gemakkelijk via de (werk) lijstweergave de consultaties filteren. Navigeer hiervoor naar het linker menu en klik hiervoor op het pijltje helemaal onderaan de pagina of op het filtericoon. 

Zoeken kan op geboortedatum van de patiënt, het laatst ontvangen bericht en op zorgstraat. De filterfunctie kan je weer inklappen.

Als je nog vragen hebt of verdere ondersteuning nodig hebt, aarzel dan niet om contact op te nemen met VIPLive Support. We staan altijd klaar om je te helpen.