Let op! Het maken van een extractie uit Zorgdossier kan lang duren, afhankelijk van de grootte van de praktijk.

1. Laat de huisarts inloggen in Zorgdossier. (Een praktijkassistente of een POH heeft niet voldoende rechten om een extractie te kunnen maken. De optie "Export dossiers in XML formaat" in het menu onder "Patiënten" is dan uit gegrijsd.)

2. Maak een nieuwe folder aan waarin de extractie opgeslagen kan worden. Kies hiervoor bij voorkeur een folder op de eigen computer (bijvoorbeeld op de C: schijf), in plaats van op een netwerkschijf. Het comprimeren van de extractie (stap 8) zal dan een stuk sneller gaan.

3. Klik op de knop "Zoeken" in de menubalk van Zorgdossier.

4. Het venster "Zoek patiënt" verschijnt. Op het eerste tabblad ("Persoon") selecteert u onder "Huisarts" de huisarts waarvoor u de extractie wilt maken.

Let op! Het kan zijn dat er voor meerdere huisartsen een extractie gemaakt moet worden, indien er meerdere huisartsen werkzaam zijn binnen uw praktijk. Dit kunt u controleren door naar het tweede tabblad "Waarnemen" te gaan. Hier ziet u een overzicht van de praktijk zelf en de praktijken die mogen waarnemen. Door uw eigen praktijk open te klappen, ziet u welke huisarts(en) werkzaam zijn binnen uw praktijk. Voor deze huisarts(en) dient u apart een extractie te maken, indien zij ieder hun eigen patiënten hebben. Dus als er twee huisartsen met eigen patiënten werkzaam zijn binnen de praktijk, dient u 2x na elkaar een extractie te maken, aangezien er slechts voor één huisarts tegelijkertijd uit Zorgdossier een extractie gemaakt kan worden. Onderstaande stappen dient u dan ook 2x uit te voeren. Beide extracties kunt u hierbij in dezelfde map opslaan, om de losse bestanden vervolgens tot één zip bestand samen te voegen.

5. Nadat u de huisarts heeft geselecteerd, kunt u op het tabblad "Soort" het type patiënt selecteren dat meegenomen moet worden in de extractie. Noteer eerste de huidige instellingen, om deze na de extractie weer terug te kunnen zetten. Zet vervolgens alleen een vinkje voor "vaste patiënt", "overleden" en "overgeschreven (andere huisarts)". (NB Bij het aanvinken van de laatste categorie krijgt u een melding te zien, klik dan op "ja".)

6. Ga tot slot weer terug naar het eerste tabblad "Persoon" en klik op de knop "Zoeken" onder in het venster.

7. Er verschijnt nu een lijst met alle relevante patiënten in de betreffende praktijk. Selecteer de naam van een willekeurige patiënt, zodat de betreffende regel blauw/groen wordt. Ga vervolgens in het menu van Zorgdossier naar "Patiënten" en kies "Export dossiers in XML formaat" (afbeelding links). Er verschijnt een melding, klik daarbij op "Ja" (afbeelding rechts).

8. Selecteer tot slot de folder die u bij stap 2 hebt aangemaakt om de extractie in op te slaan. Klik op "OK".

9. Nu begint het aanmaken van de extractie. Voor iedere patiënt wordt een XML-file aangemaakt. De voortgang is te zien aan de blauwe balk die midden in het scherm loopt (in onderstaande afbeelding zijn de patiëntengegevens verborgen middels de oranje omlijnde kaders). Het duurt circa 30-45 minuten totdat een extractie is voltooid (mede afhankelijk van het aantal patiënten).

Let op! Tijdens de extractie kunt u beter niet verder in Zorgdossier gaan werken, omdat u daarna niet meer in het scherm met de weergave van de extractie voortgang kunt terugkeren. Wilt u toch graag tijdens de extractie nog verder werken in Zorgdossier, dan kunt u het beste via een andere computer inloggen op hetzelfde Zorgdossier.

10. Wanneer de extractie is voltooid, verschijnt de volgende melding, klik op "OK".
Indien gewenst kunt u nu de instelling voor het zoeken van patiënten (stap 3, op tabblad "Soort") weer terugzetten naar de oorspronkelijke waardes.

11. Open de folder waar de XML files zijn opgeslagen. Selecteer alle XML-files (CTRL+A) en klik met de rechtermuisknop op de geselecteerde bestanden. Kies de optie "Kopiëren naar" en vervolgens "Gecomprimeerde (gezipte) map" (zie screenshot volgende pagina).
De bestanden worden gekopieerd naar een zip file in dezelfde folder (let op: het kan soms enige minuten duren tot het kopiëren en comprimeren begint). Het comprimeren (het aanmaken van de zip file) kan tussen de 10 en 30 minuten duren, afhankelijk van het aantal XML files en de snelheid en belasting van uw computer. Nadat de zip file is aangemaakt, kunt u de file nog een duidelijke naam geven (bijv. "export_praktijknaam_datum").

12. Als bovenstaande niet werkt kunt u het zip bestand maken door gebruik te maken van het (gratis) programma 7Zip. Download deze hier: https://www.7-zip.org/download.html.

13. Selecteer alle bestanden, klik op de rechtermuisknop en kies bij ''7-Zip'' en dan voor de optie ''Toevoegen aan Extractie Data.zip'' (zie screenshot). 

14. De bestanden worden gekopieerd naar een zip file in dezelfde folder (let op: het kan soms enige minuten duren tot het kopiëren en comprimeren begint). Het comprimeren (het aanmaken van de zip file) kan tussen de 10 en 30 minuten duren, afhankelijk van het aantal XML files en de snelheid en belasting van uw computer. Nadat de zip file is aangemaakt, kunt u de file nog een duidelijke naam geven (bijv. "export_praktijknaam_datum").

15. Indien u niet de keuze heeft om voor 7-ZIP te kiezen met de rechtermuisknop en u heeft het programma wel geïnstalleerd, dan kunt u het alsnog ZIP-pen door het 7-ZIP programma te openen, naar de map te gaan waar de bestanden staan. Selecteer vervolgens alle bestanden (m.b.v. CTRL + A) en klik op Toevoegen. 

16. Er verschijnt een scherm, waarbij de instellingen als volgt behoren te zijn:

17. U kunt de bestandsnaam aanpassen in het veld Archief (bijv. "export_praktijknaam_datum").

Klik op OK om het inpakken te starten. 

18.De losse XML files kunnen vervolgens worden verwijderd.

19.  Om de export uit Zorgdossier te uploaden in VIPLive, dient u eerst in te loggen in VIPLive. Ga hiervoor naar www.viplive.nl

• Klik op de knop 'Extracties uploaden', rechts boven in het menu.

20. U komt vervolgens in onderstaand scherm terecht. Klik op navigeer op uw computer en zoek de HIS extractie die u zojuist gemaakt hebt op, op uw pc. Dubbelklik op de ZIP file. U keert vervolgens terug naar onderstaand scherm.  

21. Klik op de knop 'Upload Extractie'

22. Wanneer de upload voltooid is (100% is bereikt), dan kunt u het scherm afsluiten. De eerste stap van het uploaden is nu afgerond. De upload zal nu worden verwerkt. Wanneer de upload verwerkt is, kunt u rapporten aanvragen. 

23. Aan de status van de grijze knop in onderstaande afbeelding, kunt u zien of de upload volledig verwerkt is of nog bezig is. Ga met de muis op de knop staan om de status te zien. Wanneer deze grijze knop weer veranderd is naar de oranje knop 'Extracties uploaden', dan is de upload volledig verwerkt en kunt u rapporten aanvragen en downloaden.