VIPLive support

Proces – handboek zorgverleners HAP

VIPLive
VIPLive
  • Bijgewerkt

Handleiding Spreekuur.nl voor zorgverlener HAP.

Inloggen bij de start van de dienst

Zodra de dienst begint is het van belang dat je zowel op VIPLive inlogt met gebruikersnaam, wachtwoord (https://platform.viplive.nl) en op het VIPLive Spoed EPD met je UZI pas.


Inloggen in VIPLive voor Spreekuur.nl

  1. Ga naar Viplive.nl
  2. Klik op ‘Inloggen’ rechtsboven in je venster
  3. Voer je gebruikersnaam en wachtwoord in

1.png

Eerste keer inloggen

Log je voor het eerst in? Voer je verkregen gebruikersnaam en wachtwoord in.

 

Beveilig uw account­

Beveilig hier uw account met een twee-factor authenticatie methode. Selecteer de methode via sms-code.

blobid2.pngVoer in stap 2 vervolgens je mobiele telefoonnummer in en klik op ‘Stuur verificatiecode’. Vul de code in die je hebt ontvangen en klik op ‘Opslaan’. Het Wachtwoord wijzigen venster verschijnt. Voer je oude wachtwoord en nieuwe wachtwoord in om je wachtwoord te wijzigen. Let op! Het wachtwoord moet minstens 12 tekens zijn en bestaat uit zowel kleine letters als minstens 1 hoofdletter, 1 cijfer en 1 speciaal teken.


Je zelfgekozen wachtwoord is meer dan alleen een toegangssleutel. Het wachtwoord is tevens de sleutel tot het koppelen van identificerende patiëntgegevens en de toegang tot uw e-consulten. Raak je je wachtwoord kwijt, dan zijn de eerdere e-consulten niet meer zichtbaar.

 

Goede wachtwoorden onthouden is lastig! Daarom raden wij een wachtwoordmanager aan, bijvoorbeeld Lastpass, KeePass of Keyhub.

blobid3.png

 

Openen van de e-consulten pagina

Een Spreekuur-consult van een patiënt komt in VIPLive in het e-consult overzicht. Nadat je bent ingelogd in VIPLive en je huisartsenpraktijk gekozen hebt, kom je op de algemene landingspagina van VIPLive.

 

Klik op de knop ‘Berichten’ óf ‘E-consulten’ om naar het berichtenoverzicht te gaan.

blobid4.png

 

Je zit nu in het algemene berichtenoverzicht van VIPLive. Klik op het icoon van Spreekuur.nl om de Spreekuur-consulten te zien.

blobid5.png

Je zit nu in de inboxpagina waar de e-consulten binnenkomen.

 

Tip: stel de pagina https://platform.viplive.nl/#/e-consulten in als favoriet in uw browser. Via deze link kom je direct op de e-consultenpagina in VIPLive.

 

Inzien en oppakken van Spreekuur-consulten

Je ziet de drie e-consult mappen: ‘Nieuw’, ‘Opgepakt’ en ‘Gearchiveerd’. Een nieuw e-consult komt binnen in de map ‘Nieuw’.

Voordat je het e-consult oppakt, kun je de hulpvraag, foto en ingevulde vragenlijst zien. We adviseren om eerst alle meegestuurde informatie te bekijken en vervolgens pas het consult op te pakken. Er wordt veel informatie uitgevraagd! Klik op vragenlijst inzien om de antwoorden op de vragen in te zien. Hier zijn ook de patiëntgegevens te zien.

Nadat je alle informatie hebt bekeken, klik je onderin je venster op de blauwe knop ‘Patiëntgegevens controleren’. Je dient vervolgens de door de patiënt ingevulde gegevens te controleren met de gemeentelijke basisadministratie vanuit SBV-Z. Kloppen de patiëntgegevens niet? Indien de gegevens afwijken worden ze duidelijk per bron (ingevulde gegevens & SBV-Z gegevens) getoond. Omdat het vaak kleine verschillen zijn (denk aan doopnamen), kun je hier al een keuze maken welke gegevens juist zijn.  Kloppen de patiëntgegevens? Klik dan op ‘patiëntgegevens zijn correct’. Kloppen de patiëntgegevens helemaal niet? Klik dan op ‘patiëntgegevens zijn niet correct’ en vraag in de chat om uitleg waarom de gegevens afwijken. Pas dit later aan via ‘Patiëntgegevens inzien’. Vertrouw je het niet? Geef dan aan dat je de patiënt niet verder kan helpen.

Zodra de patiëntgegevens correct zijn, komt er een groen vinkje voor de patiëntnaam te staan. Zijn de patiëntgegevens incorrect? Dan verschijnt er een rood kruisje. Dit kun je later nog aanpassen via ‘Patiëntgegevens inzien’.

 

Contact wordt automatisch aangemaakt/bijgewerkt in VIPLive Spoed EPD

Een contact wordt automatisch aangemaakt of bijgewerkt in VIPLive Spoed EPD zodra er geklikt wordt op ‘Patiëntgegevens zijn correct’.

Zodra de koppeling tussen Spreekuur.nl en VIPLive Spoed EPD wordt gemaakt, verschijnt in de werklijst (in dit geval DigiHAP) het contact van de patiënt. De urgentie en de persoonsgegevens zijn overgenomen uit Spreekuur.nl en de samenvatting wordt meegenomen op de plek van de S HA regel. Daarnaast wordt er getoond wie de patiënt heeft vergewist.


 

Chat met de patiënt

Nadat je het e-consult hebt opgepakt, kun je chatten met de patiënt. Het e-consult is verplaatst naar de map ‘Opgepakt’. Dit is het moment waarop de patiënt een sms gekregen heeft dat het e-consult opgepakt is. Voor de interactie adviseren we om als zorgverlener zoveel mogelijk gebruik te maken van templates. Deze templates zijn professioneel en gebruiksvriendelijk geschreven. Om gebruik te maken van templates klik je op het template icoon onder in je venster. 

 

Selecteer het template waar je gebruik van wilt maken, bijvoorbeeld het welkom template. Je ziet dat de namen van de patiënt en zorgverlener direct zijn ingevuld. Let op! Lees de templates goed door voordat je deze selecteert. Het kan zijn dat er nog tekstuele aanpassingen gemaakt wensen te worden. Klik op ‘Selecteer template’ om de tekst te versturen naar de patiënt. Naast het gebruik van de templates, kun je ook zelf een bericht schrijven in de chat. Gebruik hiervoor de berichtenbalk en klik op ‘Verzenden’.

Tot slot is het mogelijk om de patiënt een herinnerings-sms te sturen indien deze niet reageert. Gebruik hiervoor de knop ‘Stuur herinnerings-sms’.

 

 

Videobellen met de patiënt

Het is mogelijk om met de patiënt te videobellen. Hiervoor maakt VIPLive gebruik van Whereby. Let op! Selecteer eerst het template met uitleg over videobellen en verstuur de informatie via de chat aan de patiënt. Klik vervolgens op het videobel-icoon onder in de chat om het verzoek tot videobellen te sturen. Er wordt een bericht met een link gegenereerd. Zodra je beide op deze link klikt, kom je in dezelfde digitale videobelkamer.


Middels het paperclip icoon is het mogelijk bijlagen te sturen naar de patiënt.

 

Afsluiten e-consult

Om het e-consult af te sluiten, voer je de volgende stappen uit.

  1. Als je tot een afronding van het e-consult komt, voer je de benodigde acties uit in het VIPLive Spoed EPD.
  2. Tot slot rond je het consult af met de patiënt (middels een template) en sluit je vervolgens het e-consult. Klik hiervoor op ‘e-consult’ afsluiten. Het e-consult is vervolgens zichtbaar in de map ‘Gearchiveerd’. Patiënten kunnen geen berichten meer sturen.

 

Overdragen e-consult

Het is mogelijk om een Spreekuur-consult over te dragen. Ga hiervoor naar ‘Gespreksinstellingen’ aan de rechterkant van het venster.

Klik op het plusteken aan de rechterkant van je venster en selecteer de zorgverlener die je wilt toevoegen. Bij de toegevoegde zorgverlener verschijnt het e-consult vervolgens ook in de map opgepakt in zijn eigen account. Via ‘Gesprek verlaten’ bij ‘Gespreksinstellingen’ kan je vervolgens zelf het gesprek verlaten.

 

Notificaties

Als zorgverlener kun je notificaties instellen bij een nieuw Spreekuur-consult- of bericht. Klik rechtsboven in het venster op je naam en vervolgens op ‘Mijn profiel’.

Klik vervolgens op ‘Notificaties’ aan de linkerkant van je venster en activeer de meldingen die je wilt ontvangen. Dit kan per e-mail of per bureaubladmelding.

 

 

Hulp nodig?

In de handleiding wordt stap voor stap het Spreekuurproces uitgelegd. Voor hulp of vragen kunt u contact opnemen met Calculus via 088 528 10 20 of via info@spreekuur.nl