VIPLive Support

Gezamenlijke inboxen in VIPLive

Dian Lenderink
Dian Lenderink
  • Bijgewerkt

Deze handleiding biedt een beschrijving van de gezamenlijke inbox, waarin de functionaliteiten van de gespreksmodule worden uitgelegd. De gezamenlijk inbox is beschikbaar in combinatie met de nieuwe berichten inbox (deze wordt in maart uitgerold voor alle gebruikers).

De gezamenlijke inbox

De gezamenlijke inbox in VIPLive is bedoeld voor het voeren van gesprekken. Het is opgezet om in te zetten op een grote schaal zodat ketenpartners en praktijken gemakkelijk met elkaar kunnen communiceren.

Hoe maak ik een gezamenlijke inbox aan?

  1. Klik op uw profielicoon aan de rechterkant van het scherm en ga naar praktijkinstellingen.
  2. Om voor de éérste keer een groep aan te maken, klikt u op 'Groepsinbox'.
  3. Er opent een venster waar u deze inbox een naam kunt geven. Voeg deelnemers toe door te klikken op 'Deelnemers toevoegen'.
    Let op! Als u wilt deelnemen aan de gezamenlijke inbox, moet u het vinkje bij "u" inschakelen. Klik vervolgens op 'Volgende'.
  4. Er volgt een samenvatting die u kunt controleren op de ingevulde gegevens. Klik op 'Annuleren' als u de gezamenlijke inbox niet wilt aanmaken. Klik op 'Vorige' om één pagina terug te gaan. Klik op 'Bewerken' om de gegevens te bewerken. Klik op 'Bevestigen' zodra alle gegevens juist zijn ingevuld.
  5. De gezamenlijke inbox is nu aangemaakt. Door erop te klikken, kunt u deelnemers toevoegen/verwijderen of de gezamenlijke inbox wissen. Om deelnemers toe te voegen, klikt u op 'Voeg toe' en selecteert u de juiste naam. Voor het verwijderen van deelnemers, klikt u op het prullenbakje naast de naam die u wilt verwijderen uit de gezamenlijke inbox. Om de gezamenlijke inbox te wissen, klikt u op 'Verwijderen'. Klik op 'Sluiten' om het venster te sluiten.
  6. Als u een extra gezamenlijke inbox wilt aanmaken, klikt u op 'Voeg toe'. Volg hier de eerder beschreven stappen.

Hoe gebruik ik de gezamenlijke inbox?

Aanmaken van een gesprek met een gezamenlijke inbox

  1. Start een gesprek via de patiëntactiepagina of via het potloodicoontje in uw gesprekinbox.
  2. In stap 1 kunt u bepalen of u het gesprek wilt voeren zonder, over of met een patiënt.
  3. In stap 2 kunt u naast individuele gebruikers ook een gezamenlijke inbox toevoegen. U kunt hierbij zoeken op de praktijknaam waarbinnen de inbox is aangemaakt of op de naam van de gezamenlijke inbox zelf. Het aantal deelnemers van de inbox ziet u aan de rechterkant.
  4. In stap 3 dient u een onderwerp in te vullen en de afzender te selecteren. Als u binnen uw praktijk (nog) geen onderdeel uitmaakt van een gezamenlijke inbox, kunt u het gesprek alleen vanuit uzelf starten. Wanneer u al wel onderdeel uitmaakt van een gezamenlijke inbox, kunt u er alsnog voor kiezen om het gesprek alleen vanuit uzelf aan te maken. In dat geval moet u bij afzender uw eigen naam selecteren.
  5. Klik op ‘start dit gesprek’. U heeft nu een gesprek aangemaakt met een gezamenlijke inbox ! Het gesprek is zichtbaar voor uzelf en voor alle deelnemers binnen de gezamenlijke inbox.

Aanmaken van een gesprek vanuit een gezamenlijke inbox

  1. Start een gesprek via de patiëntactiepagina of via het potloodicoontje in uw gesprekinbox
  2. In stap 1 kunt u bepalen of u het gesprek wilt voeren zonder, over of met een patiënt
  3. In stap 2 kunt u naast individuele gebruikers ook een gezamenlijke inbox toevoegen. U kunt hierbij zoeken op de praktijknaam waarbinnen de inbox is aangemaakt of op de naam van de gezamenlijke inbox zelf. Het aantal deelnemers van de inbox ziet u aan de rechterkant.
  4. In stap 3 dient u een onderwerp in te vullen en de afzender te selecteren. Als u binnen uw praktijk onderdeel uitmaakt van een gezamenlijke inbox, kunt u het gesprek zowel vanuit uzelf starten als vanuit een gezamenlijke inbox.
  5. Klik op ‘start dit gesprek’. U heeft nu een gesprek aangemaakt met een gezamenlijke inbox ! Het gesprek is zichtbaar voor alle deelnemers binnen de toegevoegde gezamenlijke inboxen.

Gesprekken filteren op gezamenlijke inbox

In uw gespreksinbox worden standaard alle gesprekken waar u onderdeel van uitmaakt getoond. U kunt gesprekken waar een gezamenlijke inbox onderdeel van uitmaakt wegfilteren door de optie  ‘toon alle individuele gesprekken’ aan te vinken. Let op! Als u onderdeel bent van een gesprek met een gezamenlijke inbox maar zelf geen onderdeel bent van de gezamenlijke inbox, dan wordt dat gesprek ook weggefilterd.

 

Gezamenlijke inbox inzien in gesprek

  1. Na het aanmaken van een gesprek vanuit of met een gezamenlijke inbox, wordt de naam van de inbox op de gesprekstegel weergegeven. Alle deelnemers die onderdeel zijn van een gezamenlijke inbox worden hier als één weergegeven.
  2. Via deelnemerbeheer kunt u de deelnemers van het gesprek bekijken.
  3. Hierbij kunt u de individuele deelnemers (die geen onderdeel uitmaken van een gezamenlijke inbox) bekijken en de gezamenlijke inboxen.
  4. Door op de gezamenlijke inbox te klikken kunt u zien welke deelnemers onderdeel zijn van de gezamenlijke inbox.
  5. In deelnemerbeheer kunt u via het prullenbakje alleen gehele gezamenlijke inboxen verwijderen en dus geen individuele deelnemers binnen de inbox.

Gesprek verwijderen of archiveren voor gezamenlijke inbox 

Binnen een gesprek gelden de acties verwijderen en archiveren voor alle deelnemers binnen de gezamenlijke inbox waar u onderdeel van uitmaakt. Wanneer u het gesprek voor uw gezamenlijke inbox archiveerd, kunnen alle deelnemers binnen deze inbox het gesprek in het archief terugvinden. Wanneer u het gesprek voor uw gezamenlijke inbox verwijderd, is het gesprek voor alle deelnemers binnen deze inbox niet meer zichtbaar.

Notificaties gesprekken gezamenlijke inboxen

    1. Standaard ontvangt u geen notificatie emails wanneer u nieuwe berichten ontvangt binnen een gezamenlijke inbox waar u onderdeel van bent.
    2. Via het kopje ‘notificaties’ in uw profielinstellingen kunt u de optie ‘Ik ontvang een notificatie per e-mail als ik een nieuw bericht ontvang binnen een gezamenlijke inbox waar ik onderdeel van ben.’ Aanvinken.
    3. U ontvangt nu wel notificatiemails als u nieuwe berichten ontvangt binnen een gezamenlijke inbox waar u onderdeel van uitmaakt.

image (6).png