PM304 bestand aanmaken voor VIPLive Calculus

Je kan in Evry een zogenaamd PM304 declaratie bestand aanmaken. Dit bestand bevat de client gegevens en kan door VIPLive worden ingelezen en verwerkt.

Stap 1: Evry instellen

Voordat je kunt declareren naar VIPLive dien je Evry in te stellen.

Ga hiervoor naar het onderdeel “stamgegevens”, “verzameldebiteuren”.

In dit scherm kan je één of meerdere verzameldebiteuren/ketenzorgpartijen aanmaken.

Sommige organisaties willen dat je aparte verzameldebiteuren per soort dient aan te maken, zodat je deze apart kan declareren bij VIPLive, denk bijvoorbeeld aan “COPD”, “CVRM” en “DM” (zie plaatje). Andere organisaties geven aan dat alles onder één verzameldebiteur mag worden ingediend. Vraag na hoe jou ketenzorgpartij dit wil.

• Druk op “nieuw” om een nieuwe verzameldebiteur aan te maken.

• Bij “naam” dien je de naam van de verzameldebiteur in te vullen.
• Bij “AGB code” vul je de AGB code van de ketenzorgpartij in (en niet je eigen AGB code).
• Kies bij “Door debiteur gebruikte software voor “VIPLive (Calculus/Topicus)”.
• Klik op de knop “Meer software instellingen”.

Er opent zich nu een apart scherm. In dit scherm kan je een “bestaat in ketenzorg” API token code zetten. Deze code is op te vragen bij VIPLive. Met deze code kan je controleren of een cliënt juist is aangemeld voor de ketenzorg. Dit voorkomt dat declaraties bij de ketenzorgpartij worden afgekeurd, doordat een cliënt nog niet juist is aangemeld voor de ketenzorg. Verderop in deze handleiding wordt dit verder uitgelegd.

• Klik linksonderaan bij “tarieven” op “nieuw” om de tarieven van de ketenzorgpartij in te voeren. Er opent zicht nu het volgende scherm:

• Bij de “Startdatum” vul je de startdatum in van de ingevoerde prestatiecode.
• Bij de “Einddatum” vul je de einddatum in van de ingevoerde prestatiecode.
• Bij “Prestatiecode” vul je de prestatiecode in. De prestatiecode is op te vragen bij de ketenzorgpartij.
• Bij “tarief” vul je het tarief in dat je mag hanteren. Het tarief is op te vragen bij de ketenzorgpartij.
• Het vinkje “vast bedrag” vink je aan indien het tarief een vast bedrag is en geen uurtarief (denk bijvoorbeeld aan een huisbezoek/uittoeslag).
• Indien je meerdere prestatiecodes hebt dien je voor elke prestatiecode apart het tarief in te voeren. Druk 2x op “OK” om het scherm te sluiten en het scherm van verzameldebiteur af te sluiten.

Consultonderwerpen aanmaken

Voordat je bij de client consulten erin kan zetten die je wilt declareren aan een verzameldebiteur/ketenzorg, dien je ervoor te zorgen dat er in Evry consultonderwerpen bestaan met dezelfde prestatiecodes als dat je bij stap 1 hebt aangemaakt.

• Ga naar “stamgegevens”, “consultonderwerpen”.
• Klik op “nieuw”.
• Vul bij “naam” de naam van het consultonderwerp in.
• Vul bij “prestatiecode” de prestatiecode in.
• Vul bij “prestatiecodelijst” de prestatiecodelijst in (meestal is dit 012).
• Kies vervolgens bij “grootboekrekening omzet” het gewenste grootboek.
• Druk hierna op “Ok” om op te slaan
• Maak voor elke van stap 1 een consultonderwerp aan.

Consulten invoeren.

• Bij de client kan je nu onder het tabblad “consulten” een consulten invoeren/wijzigen.
• Druk op “nieuw” om een consult toe te voegen.
• Kies het gewenste “consultonderwerp” (let e
• Bij “declareren naar”, “kies je nu voor “verzameldebiteur”.
• Bij “verzameldebiteur kies je de gewenste verzameldebiteur. Druk op “OK” om het consulten toevoegen scherm te sluiten.

Verwijzing invoeren

• Ga bij de client naar het tabblad “verwijzingen” en druk op “nieuw” om een verwijzing in te voeren.
• Vul bij het veld “datum verwijzing” de datum in die op de verwijsbrief staat.
• Kies bij “Arts” de verwijzend arts.

Indien de verwijzend arts er niet bij staat kan deze worden toegevoegd via “Stamgegevens”, “Artsen/Relaties”. Druk op “Nieuw” om een nieuwe arts toe te voegen. Vul vervolgens minimaal het veld “Achternaam” en “AGB code” in en druk op “OK” om op te slaan. Vervolgens kan de arts bij de verwijzing gekozen worden.

• Vul de “Eigen diagnose 1” en indien van toepassing “Eigen diagnose 2” en “Eigen diagnose 3”.
• Druk op “OK” om op te slaan.

Declaraties door de declaratiewizard halen

Nadat je alle consulten hebt ingevoerd bij de client(en) dien je met de declaratiewizard de declaratiebestanden voor Evry aan te maken.

• Ga naar het onderdeel “Financieel”, “declaraties”, “declaratiewizard starten”.
• Klik op “Filter opties tonen” (indien je niet alles wilt declareren), maar bijvoorbeeld alleen een bepaalde verzameldebiteur. Je kan nu filteren op datum en op verzameldebiteur. Druk vervolgens op “Filters toepassen” om te filteren.
• Klik op “doorgaan” om verder te gaan in de declaratiewizard.
• Je krijgt nu een overzicht wat Evry allemaal gaat declareren. Klik op “Doorgaan” om door te gaan”.
• Klik op “declaraties aanmaken” om de declaraties in Evry aan te maken en druk op “doorgaan”.
• Druk op “Ok” om de declaratiewizard af te sluiten

Declaratiebestanden aanmaken voor VIPLive

De declaraties zijn nu aangemaakt in Evry, maar moeten nu nog worden omgezet in bestanden die VIPLive kan inlezen.

• Ga naar het onderdeel “Financieel”, “declaraties”, en druk op het groen omcirkelde woord “Verzameldebiteuren. Evry opent nu het onderdeel “verzameldebiteuren”.
• Klik op de gewenste declaratie en klik onderaan op de knop “Maak declaratiebestand(en) aan”.

• Evry toont nu het onderstaande scherm.

• Voor VIPLive is alleen de optie “Een PM304 bestand” aanmaken nodig.
• Vink de optie “Een factuurbestand aanmaken” uit.
• Vink de optie “Een bijlage aanmaken” uit.
• Vink de optie ”Een PM304 bestand aanmaken” aan.
• Druk op OK om het PM304 bestand aan te maken.
• Het PM304 bestand wordt nu gemaakt.

Evry opent nu automatisch de map waarin het PM304 bestand voor VIPLive staat. Dit bestand dien je op de website van VIPLive te aan te leveren.

Voor informatie hoe je dit bestand bij VIPLive dient aan te leveren kan je contact opnemen met de helpdesk van VIPLive.

Mocht je de map van het PM304 bestand in Evry “kwijt” zijn, ga dan naar het onderdeel “Financieel”, “declaraties”. Klik op het groen omcirkelde “verzameldebiteuren” en klik onderaan op de knop “Toon map met declaratiebestand(en)” om deze map te openen.